¿Cómo calculo el Inventario Inicial y Final?

por | 16 Mayo, 2015

En el ejercicio de “¿Cómo cálculo una Utilidad Neta?” tocamos el tema de Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF) y probablemente desconozcas como calcular estos valores, pues en esta entrada te voy a explicar cómo calcularlos.

El inventario es uno de los activos más costosos que pueda tener un negocio si no es manejado con sumo cuidado y ajustado al comportamiento de las ventas, de ahí, que sea supremamente importante hacerse a un buen criterio para determinar el surtido a tener, su amplitud y profundidad, la negociación con los proveedores o productores, etc.

En una breve descripción asociada directamente al tipo de negocio para el cual está orientado este blog, el inventario de mercancías está conformado por los productos que posees para la venta (aptos o no) del cual debemos conocer las cantidades y sus precios de costo y venta en su manera más simple.

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En aras de una buena organización, todos tus productos debes codificarlos, asignarles un código que permita su fácil identificación en cualquier tipo de sistematización que llegues a tener, puedes apoyarte en el código EAN o código de barras que colocan los proveedores en el empaque y/o crear tu propia codificación.

Para determinar el valor de los inventarios debemos también tener presente que hay que hacerlo bajo su precio de costo como de su precio de venta, es decir que debemos saber cuánto vale el total de la mercancía al costo y a la venta, ya que dependiendo de lo que en un futuro necesitemos calcular, usaremos uno u otro valor.

Un inventario inicial (ya sea al costo o a la venta) corresponde al valor de tu inventario al principio de un periodo y por ende, el inventario final es el valor de tu mercancía al final de ese periodo. Así que por lo tanto, un inventario final siempre será el inventario inicial de otro periodo diferente a no ser que el negocio se termine.

Empecemos entonces; para calcular el inventario inicial o final, lo que debemos hacer es una toma física o conteo de todos los productos que tienes tanto en tu piso de ventas como en tus bodegas donde la mejor manera es disponer de un listado con todos los productos con su código, descripción, precio de costo y precio de venta, de tal manera que solo debamos colocar la cantidad inventariada en el renglón correspondiente.

Luego, al terminar de hacerlo, pasas a liquidarlo, es decir, tomas las cantidades y las multiplicas por su costo y escribes este total en una casilla que se llame “Inventario al Costo” y luego nuevamente cantidades por el precio de venta en otra casilla que se llame “Inventario a la Venta” al sumar cada una de las casillas obtendremos el Inventario Total al Costo y a la Venta.

He aquí un pequeño ejemplo para visualizarlo mejor.

Concluyamos entonces, si necesitas el II y el IF de un mes especifico, debiste hacer una toma física de tu inventario el primer día de ese mes antes de empezar tus ventas y otra toma física el último día de dicho mes, luego de cerrar tus ventas. Lo más sano (si tu negocio no es demasiado grande) es realizar tomas físicas de inventario cada mes, de tal manera que tengas un buen  control de este y detectar a tiempo desviaciones que afecten la calidad de tu dato. De este ejercicio podemos concluir que el Total del Inventario al Costo es de $10.000 y a la Venta es de $15.900

En otra de mis entradas, veremos cómo aplicar estos valores para calcular indicadores como el CMV (Costo de la Mercancía Vendida), como saber si tengo faltantes o sobrantes de mercancía y definir los conceptos como Amplitud y Profundidad de Surtido que nombramos al principio de este post.

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78 pensamientos en “¿Cómo calculo el Inventario Inicial y Final?

      1. Edisguz Isaac

        Hola buenas noches. Saludos desde Venezuela. Tengo una inquietud. A ver si puedo contar con su gran ayuda: Soy encargado de una tienda(zapateria) donde el antiguo encargado le falto mucha plata en sus inventarios. Pero recibí la tienda con un SOBRANTE el cual en mi inventario me falto. Mis supervisores dicen que el sobrante del encargado anterion NO tiene que ver con mi faltante. Espero haber sido algo claro en este enredo. Que me recomendaria hacer.? Gracias.. edisguz23@hotmail.com

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        1. Nelson Chacón Autor

          Hola Edisguz, recibiste la tienda con un inventario físico? Ese inventario es el que debes comparar con tu inventario final, restandole la mercancía vendida. Ese resultado es la responsabilidad de tu gestión. Así que no importa si la recibiste con un sobrante el cual debieron de ajustar contablemente, tu recibiste una mercancía (sin sobrante y sin faltante).

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  1. Julio gutierrez

    señor Nelson … cordial saludo mi nombre es julio gutierrez , y trabaje con usted en carrefour americano , estoy en la ultima competencia etapa lectiva en el sena como tecnología en gestión logística. pues le doy este dato para colocarme a sus ordenes y con el fin de poder trabajar con usted nuevamente. Gracias y que Dios lo bendiga.

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  3. Hugo Hernández Gama

    Como realizo un inventario y, bajo que fecha inicial y final a uno de los tantos edificios que administra una oficina de Propiedad Horizontal? Que elementos están sometidos a inventario? maquinaria y equipos,equipos de oficina, ascensores, foso del ascensor y…, recordemos que la ley 675/01 no exige declaración alguna ante la DIAN ni P& G.(por considerar que estas oficinas y conjuntos residenciales son sin ánimo de lucro.) ¡ Gracias!

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    1. Nelson Chacon

      Hola Hugo, gracias por tu pregunta, pero lamento no serte muy útil, este tema de inventarios que planteas se refiere a ACTIVOS, allí entran otros factores muy diferentes a tener en cuenta y que no es el tema de este blog, como la fecha de adquisición, depreciación, amortización, un sistema de entradas y salidas (antiguo Kardex), pero la lógica me lleva a pensar que un buen listado de todos los activos que posee el inmueble en una fecha determinada lo puedes considerar como Inventario Inicial, a partir de hay todas las novedades que encuentres (faltantes o sobrantes) deben permitir actualizar dicho listado para conformar así tu inventario final (no importa la fecha, tu la programas, puede ser mensual, trimestral, anual).
      Todos estos activos deben quedar identificados y codificados con una placa adherida a ellos, deben valorizarse de acuerdo al valor que figure en la contabilidad y ejercer un buen control de movimientos que permita mantener actualizado dicho listado.

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  5. Kelvin Pantaleón Riofrío

    su aporte me ha servido mucho…se lo agradezco inmesamente

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  6. Eglis Tejada

    Muy buen articulo me ayudó mucho ya que estoy empezando un negocio y necesito mucha orientación, gracias

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    1. Nelson Chacon

      Hola Eglis, cómo vas con tu negocio? Ya leíste las entregas que estoy publicando sobre como empezar un negocio? Te las recomiendo… Un abrazo.

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  7. Judith Orantes

    Como calculo el inventario final para un proyecto, únicamente tengo el inventario inicial, las compras y las ventas.

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    1. Nelson Chacon

      Hola Judith, cordial saludo. El Inventario Final es igual al Inventario Inicial más las compras de mercancía menos el costo de la mercancía vendida. Ese dato de la mercancía vendida es igual a tus ventas menos la utilidad bruta.

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  8. Evelyn Milagros

    muy interesante el articulo, gracias por compartir tus conocimientos!!

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  9. mauro

    estoy por emprender un negocio ( tienda de conveniencia ) que es lo primero a analizar para el primer surtido de un negocio como en mi caso ? y teniendo ya mi surtido tomándolo como inventario inicial y al final de mes veo mi inventario final y tendría que resurtir algo mas, eso lo debería incluir a mi IF para tomarlo como II del siguiente mes, saludos ¡

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    1. Nelson Chacon

      Una tienda de conveniencia sólo debe tener los productos más básicos de la canasta familiar, precisamente es para la conveniencia de tus vecinos, así que debes tener lo esencial, lo de la compra diaria. Y para tu segunda pregunta, sólo lo que resurtas antes de realizar inventario final formará parte de este, lo que compres después del inventario final ya será del siguiente ejercicio o periodo.

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  10. Cairo Orlando

    Hola, me ha encantado el post pero me ha quedado una duda. Entiendo que lo normal seria tener como datos de prioridad el precio de costo y PVP para multiplicarlos por las cantidades necesarias.. Pero que pasa cuando se trata de un negocio de transformación (P.e Una cafetería) en el que el producto inicial (Materia Prima) termina por unirse a otros producto del inventario para formar algo muy diferente. En este caso el inconveniente que veo no es en el PC sino en el PVP ya que este viene siendo la unión de varios productos del inventario, como seria en ese caso en particular? Espero haberme expresado bien, saludos, Sr. Nelson.

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    1. Hugo Hernandez Gama

      Srs.: cuando de propaganda y mensajes Faltos de Razón envien; no lo hagan al azar. sean “inteligentes”

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    1. Nelson Chacon

      Claro que si, en una hoja de excel puedes valorizar tu inventario, hay negocios de comida rápida (cadenas especialmente) que realizan el inventario a diario debido a que el consumo de materia prima normalmente no son unidades, si no porciones. En que ciudad estás y de que tipo de comida rápida es tu negocio?

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  11. Carmen Bertha Santana Castillo

    Buen día ustedes serian tan amable de ayudarme a resolver estas preguntas:1.- Calcule la prueba ácida, 2.- Calcule la rotación del inventario al fin al del año.
    Teniendo en cuenta la siguiente información:
    Ventas del año…(toda a crédito)…….15.000.000
    Periodo promedio de cobro………………….30 días
    Efectivo……………………………………………300.000
    Razón circulante…………………….. …………….2.5
    Margen de utilidad………………………………….30%
    Total de activo circulante………………….4.500.000
    Total activo no circulante………………….2.500.000
    Total pasivo circulante……………………..1.200.000

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  12. Daniel Medina

    Nelson, he leído algunos de tus artículos debido a algunas dudas que tenía en cuanto a cómo desarrollar un plan de trabajo y me han sido de gran utilidad, hasta el momento todas esas dudas han sido resueltas, pues la manera en que tocas los temas de una manera aplicada son muy fáciles de entender.
    Sin duda, Gerencai Retail será de hoy en adelante uno de mis referentes principales.
    Saludos cordiales.

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  13. sandy

    buenos días doctor chacon
    quisiera saber si tengo que tener algún programa contable para realizar las opreciones qu dan en sus artículos ya que me interesaron mucho y son de mi interés para llevar las cuentas en un negocio pequeño de mi-celania le agradezco su atención y su pronta respuesta

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  15. susana sanchez isla

    Muy interesante su informacion , me ayudo mucho para la empresa donde trabajo.
    Gracias

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  16. José

    Estimado Nelson, que me recomienda para determinar la EF en un supermercado? necesito determinar el CMV por medio de diferencia de inventario. El problema también está en que dicho supermercado se adquirió como compra de un fundo de comercio y no tengo una EI bien detallada, solamente un precio de compra.
    Gracias.

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola José, se me ocurre que deberían hacer una toma física de inventarios y valorizarla a precio de venta, a estas cifras restarle el valor de las ventas en dicho periodo, con ese dato obtendrías el valor del inventario inicial TEÓRICO a precio de venta y compararla con el dato que tengas en el momento de la compra para ver que desviaciones puedes observar y con eso hacer algunos ajustes para poder llegar a un dato más o menos cercano que te permita luego sacar la diferencia de los inventarios (valorizas el final a precio de costo y el inicial ajustado al costo, ayudado un poco por tus promedios de margen bruto)
      No se me ocurre nada más…

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  17. ruben

    Si un producto cambia constantemente de precio cual seria el precio de costo, ¿se debería promediar?

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Rubén, todo depende del sistema de liquidación de inventarios que decida escoger la empresa para el manejo contable, existen varios metodos entre los cuales se destaca el LIFO (PEPS), LIFO (UEPS), Promedio Simple, Promedio Ponderado, etc.

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  18. Alexandra

    Hola, buenos dias, tengo una duda con el inventario final, debido que tambien se manejan mercancia en consignacion y en el sistema solo aparece el inventario incial

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Alexandra, disculpa mi tardanza en contestar pero tu comentario probablemente se quedó en spam, los inventarios en consignación no se cuentan ya que no son tuyos, solo se considera aquel que ya vendiste, los cuales deben estar previamente facturados por tu proveedor.

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  19. Irene gomez

    En un periodo.de un.año cual.seria el inventario inicial y cual seria el inventario final

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Irene, tu inventario inicial es el inventario final del anterior periodo o año y el final es la toma física que realices al final del año… entonces el inicial es lo que tienes en mercancía el primero de enero y el final lo que te quedó el 31 de diciembre….

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  20. sandra

    Hola, una consulta me queda confuso cuando utilizar peps – lifo y promedio, y cuando utilizar el propuesto arriba ( por cierto muy claro y conciso, gracias)

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Sandra, el propuesto arriba por mi es algo muy sencillo y simple para negocios pequeños que no tengan que reportar a la dirección de impuestos. Los otros métodos si dependen de las necesidades financieras y contables de las empresas por que dependiendo del método pagarán mas o menos impuestos sobre la valorización de sus inventarios.

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  23. angelica avila

    buenas tardes sr. Chacon, tengo una pregunta. Estoy realizando un estado de resultados y me dan el valor de la mercancía inicial, y de las compras, no tengo devoluciones; se supone que el resultado de esta operacion es el total mercancia disponible para la venta, pero en el ejercicio me dan este valor.
    Compras netas $ 2.674.000
    Inventario inicial de mercancías $ 4.000.000
    Mercancía disponible para la venta $ 4.889.480

    hay que debo hacer?
    mil gracias por su atencion, quedo atenta

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Angélica, si todos esos datos están a precio de costo, el resultado que obtendrías es el Costo de la Mercancía Vendida (CMV), que sería algo así: Inventario Inicial + Compras Netas – Mercancía Disponible para la Venta, si tuvieras el Valor de las Ventas podrías también obtener la Utilidad Bruta y el Margen Bruto.

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  24. IsamarChamos

    Saludos, Soy Venezolana actualmente estoy en Ecuador Emprendiendo un Pequeño de negicio de TRiler de Comida, proximamente vamos abrir un nuevo food truck. Estoy tratando de Orientarme para visualizar que tan rentable es el negocio en % de ganancias. Mi pregunta es el Inventario inicial( En este caso yo llamo inventario inicial a las compras que hago cada semana para poder inicial dicho trabajo semanal) yo debo restarlas a los ingresos que tengo semanles? ese dinero que invierto cada semana forma parte de mi ganancia? Como puedo encaminarme para logar lo que quiero . Es decir como saber que tan rentable es mi negicio…le agradezco la ayuda ya que tengo lil preguntas y dudas.

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Isamar… paso a explicarte como hacerlo, primero aclaremos cada concepto así:
      Inventario Inicial es igual a lo que te quedó de la semana pasada.
      Compras es igual a todo lo que compraste durante la semana que vas a medir y que no fue un gasto, solo costos.
      Inventario Final es igual a lo que te quedó al final de la semana.
      Costo de la Mercancía Vendida es igual al Inventario Inicial más las Compras menos el Inventario Final.
      Gastos es igual a lo que incurres en tu operación (Salarios, Servicios,, Arriendo), si tienes el dato mensual divídelo por el numero de días del mes y multiplícalo por siete.
      Ahora pasemos al cálculo de la utilidades, primero la Utilidad Bruta y luego la Operativa.
      Utilidad Bruta = Ventas menos el Costo de la Mercancía Vendida
      Margen Bruto = Utilidad Bruta / Ventas * 100
      Para un negocio de Comidas, este margen debiera estar entre el 50 y el 75% dependiendo que tanta competencia tienes.
      Ahora tu ganancia será igual a:
      Utilidad Operativa = Utilidad Bruta – Gastos
      Margen Operacional = Utilidad Operativa / Ventas *100
      Esta es una muy sencilla forma de calcularlo, sin entrar en más detalles de tipo contable.
      Quedo atento,

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  25. LEONCIO LUIS AGREDA

    Señor Nelson Chacón, he estado durante varios años investigando acerca de una fórmula para determinar el inventario final compatible con las distintas cifras contables. Ya tengo el resultado y acudo a usted para ver donde puedo acudir para presentar esta formula, evaluarla y ver su utilidad . No es en base a estimaciones, es un resultado matemático de aplicacion en cualquier momento en la empresa.

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  26. Luis David Girón Garzón

    1- Un comerciante de mercancía tiene el siguiente reporte de compras:
    Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2017 $ 1.250.000.000

    2- Practico un inventario físico el 31 de diciembre de 2016, el cual fue valorado en $120.000.000

    3- Practico un inventario físico el 31 de diciembre de 2017, el cual fue valorado en $130.000.000
    4- Las ventas de mercancía tiene el siguiente reporte:
    Del 1 de enero a 31 de diciembre de 2017 $ 1.550.000.000

    5- Los gastos generales presentan la siguiente información:
    Del 1 de enero al 30 de junio de 2017 $ 70.000.000
    Del 1 de julio a 31 de diciembre de 2017 $ 60.000.000
    Determine a Diciembre 31 de 2017:
    – Costo de ventas
    – Utilidad bruta
    – Utilidad operacional
    Podrías por favor explicarme y colaborarme con eso gracias

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  27. roberto rennie

    Sr. Chacón,
    Con mi hijo tenemos un negocio de comidas rápidas y delivery de viandas. Hicimos un inventario físico a fines de marzo pasado.
    Las bebidas y materias primas las valorizo a precio de costo pero mi duda es con respecto a productos elaborados como milanesas, hamburguesas, viandas etc
    Se valorizan a precio de costo o de venta ?
    Roberto

    Responder
      1. Roberto Rennie

        O sea solo los costos de materia prima que componen la receta o también la mano de obra y energía involucrada en la elaboración del producto ?

        Responder
        1. Nelson Chacón Autor

          Hola Roberto, como tu negocio no es una fabrica no debes tener en cuenta la mano de obra y la energía como un costo sino como un gasto, porque normalmente en este tipo de negocios los empleados hacen otro tipo de funciones diferentes, no son mano de obra contratada al destajo.

          Responder
  28. Roberto Rennie

    muchas gracias por su respuesta, me ha aclarado las dudas
    Respecto a sus diversos artículos sobre temas como margen bruto, cálculo de costo de mercadería vendia, utilidad neta, etc los he bajado y armado en una carpeta que me ha servido mucho para analizar la marcha de nuestro emprendimiento
    saludos
    Roberto

    Responder
  29. Johanna Paredes

    Disponemos de los siguientes datos de la empresa comercial Distribuidora de frutas tropicales Cia Ltda., al 31 de diceimbre de 2011. Es una empres que acostumbr a levantar su inventario físico de mercaderias al final de cada ejercicio econóimico. En esta vez ppr razones de trabajo no se ha podido formular el inventario final de mercderías, pero el contador debe calcularlo, conociendo que la empresa genera utilidades equivalentes al 33,5% de la ventas netas

    Responder
  30. Johanna Paredes

    Disponemos de los siguientes datos de la empresa comercial Distribuidora de frutas tropicales Cia Ltda., al 31 de diceimbre de 2011. Es una empres que acostumbr a levantar su inventario físico de mercaderias al final de cada ejercicio econóimico. En esta vez ppr razones de trabajo no se ha podido formular el inventario final de mercderías, pero el contador debe calcularlo, conociendo que la empresa genera utilidades equivalentes al 33,5% de la ventas netas. Como calculo el Inventario Final de Mercaderías, cual es la formula para poder sacar este valor, si no cuento con el valor de Costo de Ventas

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  32. alfredo

    Buenas tardes. Primero que nada gracias por su página, esta excelente y maneja información muy importante para todos nosotros, tengo una duda que ojalá pudiera resolverme.
    Tengo una tienda de abarrotes y quisiera saber como calcular mi inversión en mercancía, osea mi inventario para poder obtener “x” ganancias mensuales y así poder definir con mas exactitud cuanto necesito comprar en mercancía para lograr “x” ganancia al mes.
    Sé obviamente que también tengo que considerar mis gastos para ese cálculo pero específicamente me interesa saber cuanto debo invertir en mercancía.
    Soy nuevo en esto, apenas decidí hacerme de un negocito para independizarme y dejar de ser un empleado. Ojalá pudiera ayudarme.

    Saludos y felicidades por su página.

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Alfredo, para lo que me pides debes considerar varias variables, de todas ellas hablo en mi blog, te recomiendo las siguientes:
      https://www.gerenciaretail.com/2015/05/19/que-es-el-punto-de-equilibrio/
      https://www.gerenciaretail.com/2015/05/21/como-calculo-la-duracion-del-inventario/
      https://www.gerenciaretail.com/2015/05/20/como-calculo-la-rotacion-de-inventario-de-un-producto/
      El inventario va dado por las ventas, la definición de tu stock de seguridad,, debes considerar las frecuencias de despacho de tus proveedores, el tiempo de tránsito, etc.
      Aquí puedes encontrar más de 100 artículos relacionados….

      Responder
      1. Alfredo

        Es usted muy amable. Revisaré detenidamente toda esa información. Muchas gracias

        Responder
  33. Jose Luis

    Buenas Señor Nelson Chacón,una pregunta para sacar la utilidad bruta o margen bruto, las cifras del costo de la mercancia para el inventario tanto II como IF y compras, deben ser con I:V:A: o sin I:V:A..
    Como sociedad limitada o por modulos o sea ( recargo de equivalencia ). Spain

    Responder
  34. Jose Luis

    Señor Nelson Chacón me se olvido si las ventas tambien con o sin I:V:A: logicamente, si lo desea tengo un hoja o sea varias hojas de trabajos diferentes de menos a mas complejas hecha por mi sobre esos calculos gracias de antemano un saludo.

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  36. luis Alberto

    hola señor Nelson Chacón calculo mediante formulas, las ventas totales y el inventario inicial en el estado de resutado?

    Responder
    1. luis Alberto

      hola señor Nelson Chacón, como calculo mediante formulas, las ventas totales para poder sacar las ventas netas, y como saco mediante la formula el inventario inicial para poder hacer el estado de resutado?

      Responder
      1. Nelson Chacón Autor

        Hola Luis Alberto tendríamos que saber que son las ventas netas para ti? Porque las ventas totales no requieren fórmula ya que solo es la suma de todas las ventas que realices, si las netas son solo las que le restas el IVA, solo debes discriminarlo mediante la fórmula para calcular el Precio de Venta Interno para lo cual tengo el siguiente articulo: https://www.gerenciaretail.com/2016/02/17/que-es-el-precio-de-venta-interno/
        Para calcular el Inventario Inicial (II) necesitas tener un inventario final (IF) resultado de una toma física o un inventario teórico y el Costo de la Mercancía Vendida(CMV) en ese lapso de tiempo y aplicar así:
        IF – CMV = II
        Esos datos deben estar a valor costo de la mercancía.

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