Días de InventarioCómo Calcular la Duración de Inventarios

La duración del inventario también conocida como Días de Inventario es un indicador clave de desempeño (KPI) de demasiada importancia para las empresas que requieren manejar adecuadamente las existencias de productos, el análisis de este dato determinará acciones que les permitirá la optimización de este, tanto para sus resultados financieros como para la satisfacción de sus clientes.

Video Tutorial Cálculo Duración de Inventarios

Para entender un poco el cálculo de la duración de inventarios me permito relatarte una pequeña historia sobre el tema.

Libro Gerencia Retail

Un pequeña historia sobre los Días de Inventario y su cálculo.

Corría el mes de noviembre y las tiendas se preparaban para el último mes del año, se revisaban presupuestos, pedidos programados, exhibiciones masivas de productos de temporada, contratación de personal adicional, todos los detalles que implica el manejo de un Hipermercado.

José David estaba atendiendo citas con proveedores de su sección, él era el responsable de Aseo Hogar y Aseo Personal, sección muy representativa del PGC (Productos de Gran Consumo) cuyas ventas eran muy significativas al igual que su volumen de inventario.

Uno de los proveedores, le comunicó que ellos saldrían a vacaciones colectivas en diciembre y solo regresarían a laborar en la segunda semana de enero, además, con lista de precios nueva.

Este proveedor despachaba directamente a la tienda, no existía ningún convenio como compras centralizadas en el Centro de Distribución, Cross Docking, ni nada parecido que facilitara el manejo de los inventarios.

Así que le ofreció algunos pedidos programados en dos fechas de diciembre y otro para que llegara en enero inmediatamente ellos ingresaran a laborar nuevamente.

Los despachos programados, era lo mínimo que podían ofrecer ya que la tienda no tenía la capacidad en sus bodegas de almacenar el volumen suficiente para soportar las ventas hasta que ellos regresaran de vacaciones.

José David miro estadísticas de ventas de cada uno de los productos, comportamiento del año anterior y calculó cantidades para los pedidos programados de diciembre, pero se detuvo en el último pedido que debía montar para el mes de enero, era el último despacho sin el alza de precios.

“De cuánto va a ser el alza” le preguntó al proveedor, este le dijo: “Estará entre el 5 y el 7%, depende de las categorías” José David no sabía qué hacer, si mantener las cantidades normales que siempre pedía o aumentar su pedido ya sea para mantener el precio o generar una utilidad adicional si aplicaban el cambio de precio de venta antes de que agotará existencias. “Todo depende de lo que haga la competencia ¿Seremos seguidos o seguidores?” pensó para sus adentros.

Su jefe inmediato, el jefe del departamento de PGC, no estaba ese día laborando, así que decidió hablar con el Director de la Tienda para que le ayudara a tomar una decisión.

Luego de que José David le explicara la situación, el Director le preguntó: “¿Cuál es la Duración de inventarios de esa categoría?” “No tengo el dato aún, el Área de Estadísticas no ha enviado el informe” respondió José David.

Entonces el director le dijo: “Necesitamos tomar una decisión ya y no podemos esperar a que ellos nos envíen esa información, tendremos que calcularla nosotros, consígame los siguientes datos…” José David tomó lápiz y papel y anotó lo siguiente:

Datos para el cálculo de los Días de Inventario

  • Ventas de la categoría de los últimos seis meses
  • El Inventario Final del último mes valorizado a Precio de Venta.
  • Presupuesto de ventas para los próximos tres meses.

A los pocos minutos llegó con los datos solicitados, se los entregó al director y se sentó junto a él, era una oportunidad única para aprender!!!

Fórmula para Calcular la Duración de Inventarios

El director tomó una hoja de papel y escribió la siguiente fórmula:

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Premisas para hacer un buen Cálculo de los Días de Inventario

Antes de proseguir con el cálculo correspondiente es bueno tener en cuenta algunas premisas de esta operación:

  • Todos los datos suministrados deben ser a Precio de Venta
  • Podría ser a precio de costo, pero no es común tener los presupuestos de VENTAS a precio de costo, no?
  • Cada quien es autónomo de decidir que periodos de ventas tomar para hacer su cálculo, los meses corridos del año, los últimos tres meses, los 12 meses anteriores e incluso de los presupuestos de ventas esperadas.
  • El resultado es un parámetro que ayuda a tomar decisiones; en el criterio que se aplique debe considerarse potencial de ventas, comportamiento histórico, etc.

Para proceder con el ejercicio es necesario entonces calcular las ventas promedio, para este ejemplo observamos que el director de la tienda tomó la decisión de promediar las ventas históricas de los últimos 6 meses. (Aunque hubiese podido tomar las ventas esperadas para un mejor pronóstico)

Cálculo de los Días de Inventario

Los datos suministrados por José David fueron:

Inventario Final

  • Octubre 31            $ 13.550.500

Ventas Históricas

  • Mayo                    $ 15.650.200
  • Junio                    $ 13.458.500
  • Julio                     $ 12.658.900
  • Agosto                 $ 10.365.400
  • Septiembre          $ 14.689.100
  • Octubre                $ 12.965.800

Para promediar las ventas, debemos sumar la venta de todos los meses y dividir ese valor por el numero de meses de la muestra.

Venta Promedio = (Vta 1 + Vta 2 +… Vta N) / N

Venta Promedio = $ 79.787.900 / 6

Venta Promedio = $ 13.297.983

Ya con este dato procedemos a calcular la duración del inventario de la categoría en mención.

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Duración = $ 13.550.500 / $ 13.297.983

Duración = 1.02

Este resultado se expresa en meses, por lo que la duración del inventario es de 1.02 meses, para expresarlo en días lo multiplicamos por 30, lo cual daría 30.6 días.

El inventario actual si las ventas se comportaran como lo han venido haciendo alcanzaría para 30.6 días, prácticamente el inventario de esta categoría rota una vez al mes.

Como es previsible que las ventas en diciembre van a ser superiores, el inventario que tenemos actualmente durará menos días, por ende los pedidos deberán ser reforzados, guiándose por las ventas del mismo mes del año anterior y el presupuesto a cumplir.

El último pedido podrá también ser reforzado a criterio, de tal manera que nos soporte ventas máximo por un mes más, los costos financieros de un inventario también deben ser considerados vs. el porcentaje del alza que tendrá el proveedor.

Bueno, ya para terminar, te quiero preguntar algo muy importante: ¿Tú crees que calculando y teniendo conocimiento de todos los indicadores de gestión, de los KPI de tu negocio, de los principales datos estadísticos y financieros de tu empresa, puedes tomar mejores decisiones?

Si tu respuesta fue SÍ y deseas aprender a hacerlo te recomiendo la siguiente lectura:

Dificultades con los Cálculos de mi Negocio

Últimas preguntas…

  • ¿Mides los días de inventario de tu negocio?
  • ¿Sabes para cuántos días de venta te alcanza la mercancía que tienes en tu tienda?
  • ¿Sabías que lo excesos de mercancía representan un costo financiero muy alto?

Por Nelson Chacón

Soy autor y fundador de este blog, actividad que comencé a hacer para compartir toda mi experiencia en el RETAIL y el emprendimiento de nuevos negocios. Ayudando a emprendedores, profesionales, comerciantes y estudiantes en todo lo relacionado con herramientas e indicadores de gestión para un mejor entendimiento y control de sus empresas.

21 comentarios en «¿Cómo Calculo la Duración del Inventario?»
  1. Buenas tardes, muchas gracias por esta ayuda, en mi caso estoy empezando y el stock que manejamos es para uso interno y apenas llevamos un par de meses de tener los insumos, cómo puedo calcular los días que me va a durar ese inventario y cuánto tendría que pedir a futuro? Gracias y saludos cordiales,

    1. Hola EveJBJ, necesitas dos datos, uno es el inventario actual o final y el otro las ventas promedio mensuales o las ventas promedio presupuestadas para un determinado periodo de tiempo. Con esos dos datos aplicas la fórmula que aquí explico. Lo que vas a pedir a futuro depende de las ventas que tengan presupuestadas, la frecuencia de despacho de los proveedores, el tiempo que demora el proveedor en despacharte y el inventario existente para no pedir lo que ya tienes suficiente o que no rota. Saludos.

  2. Este es un mensaje para Roberto Velasquez: Hola Roberto, es totalmente diferente, la rotación te dice cuantas veces vendes en un periodo de tiempo determinado (normalmente un año) el inventario promedio de tu empresa, en cambio la duración te dice para cuanto tiempo tardarías en vender el inventario en existencias.

  3. Buena tarde, en el caso que este sumando las ventas de enero junio, pero hay meses que no tienen venta por motivo de que el proveedor no tenia stock, que es lo correcto sumar las ventas y dividirlo por la cantidad de meses que si vendio o siempre por los seis meses?

  4. Buenos dias, muy bueno el articulo quisiera consultarle si tengo los valores pero no en precio venta sino en kilos igual se puede calcular?

  5. Buenos días, estoy realizando un trabajo de investigación de tesis para una empresa de pintura, y quiero medir la duración de su inventario y sera semanal, como lo puedo calcular

    1. Hola Noemi, debes tomar la formulación expuesta en este articulo y el resultado que te lo arrojará en meses lo deberás multiplicar por el numero de semanas promedio que tiene un mes. así obtendrás el dato de para cuantas semanas de ventas en promedio tendrás inventario. ¿Es esa tu inquietud?

  6. Buen dia debo calcular de forma semanal que cantidad se pedirá la siguiente pero solo tengo 04 dias para trabajar en el calculo pues debo entregar este promedio a produccion para la compra y el proceso que se entregara dias despues. Esos dias faltantes como calculo

    1. Hola Renzo, al parecer me hablas de una proyección de ventas semanales y para eso debes basarte en el histórico. Ahora, si el comportamiento diario es muy parejo y no presenta grandes variaciones, podrías simplemente proyectar a 7 días (semana) el promedio de los 4 días. Espero haber resuelto tu inquietud.

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