¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad del Inventario, es un indicador clave de desempeño (KPI) supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.

¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad de tu inventario al 100% o muy cercana a este porcentaje?

Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te enumeraré a continuación.

Antes de continuar, quería comentarte que he escrito un libro en dos tipos de formatos (eBook y físico) para ayudarte en aquellas dificultades que puedas tener en el manejo de los números de tu negocio, si quieres saber sobre qué temas trata recuerda dar click en el siguiente enlace:

Dificultades con los Cálculos en el Manejo un Negocio

Los 5 aspectos más importantes para mejorar tu Calidad del Dato

  1. ¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
  2. ¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
  3. ¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  4. ¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
  5. ¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
    • Mal ingreso del producto en el momento del recibo
    • Mal registro en el momento del pago
    • Error en la digitación de las novedades del punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.

Indicadores de Gestión
“Lo que no se mide no se controla; lo que no se controla no se gestiona; lo que no se gestiona no se puede mejorar.”

Cálculo del Porcentaje de Confiabilidad

Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática. Para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.

La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado  por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.

La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.

Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.

Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100

Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:

% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100

% Confiabilidad = 0.8154 x 100

% Confiabilidad = 81.54%

Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.

En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:

  • Productos con inventarios negativos
  • Productos que no tienes y figuran existencias
  • Productos con cantidades muy exageradas en existencias
  • Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero

Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.

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Nelson Chacón

Soy autor y fundador de este blog, actividad que comencé a hacer para compartir toda mi experiencia en el RETAIL y el emprendimiento de nuevos negocios. Ayudando a emprendedores, profesionales, comerciantes y estudiantes en todo lo relacionado con herramientas e indicadores de gestión para un mejor entendimiento y control de sus empresas.

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38 Respuestas

  1. Airon R. dice:

    hola buenos días
    He leído algunos de sus Blog y quisiera ver si me pueden ayudar, a como sacar la confiabilidad de un articulo cuando mi diferencia es a Mas.
    Ejemplo:

    ARTICULO EXIST. TEÓRICA EXIST. FÍSICA DIFERENCIA CONFIABILIDAD
    WL-835 5 19 14 ????

    Ya que al realizar mi operación %CONFIABILIDAD = +(100%) + (14/5)= 380% Meda como resultado a Mas del 100% y si la realizo a menos. %CONFIABILIDAD = +(100%) – (14/5)= -180%
    Me da como resultado a Menos del 0%, yo lo manejo como Cero de Confiabilidad ya que entiendo que no existe mas del 100% y menos del 0% Pero en mi empresa me están cuestionando ya que no puede ser posible que sea de 0% por que si me están presentando mercancía y que debo de tener un valor de Confiabilidad. Mi Pregunta es:
    1.- ¿Es correcto que tenga un valor de confiabilidad ?
    2.- ¿Cual seria la formula ?
    3.- ¿Cuales son las Bases en dado caso que no sea posible tener un resultado ?.

    De antemano agrade seria el apoyo Brindado.
    Saludos

    • Hola Airon, respondo tus preguntas:
      1. Si debe existir un valor de confiabilidad y debe ser mayor que cero y menor o igual que 100
      2. La fórmula es la que explico en este mismo post
      3. Lo que pasa es que tus datos los debes estar tomando mal, en el ejemplo que mes das,no alcanzo a entenderlos.
      Dime por favor:
      1. ¿Cuál es el número total de referencias de tu inventario?
      2. ¿Cuantas referencias inventariadas no coinciden sus existencias con el número que arroja el sistema que debieran haber?
      Si solo estas tomando una referencia, el resultado es 0% o 100%, si el numero de unidades inventariadas es igual al numero que arroja el sistema tu confiabilidad es del 100%, sino es igual, tu confiabilidad es del 0%

  2. Luis Alberto dice:

    Cual se considera un porcentaje aceptable de confiabilidad y cual no. A partir de cuanto es aceptable y a partir de cuanto no lo es?

    • Hola Luis Alberto eso es muy relativo y depende de la directriz de cada empresa, en casos particulares donde he trabajado, lo ideal es estar por encima del 95%, pero si uno realmente quiere tener muy claro sus niveles de inventario sugiero hacer todo el esfuerzo para mantenerlo por encima del 98%

  3. Buen día,
    Honestamente tanto este blog, sus otros me parecen magníficos, estoy muy agradecido.
    Ahora una pregunta, cuando divido la diferencia de inventario entre la venta que hice (que es por servicios prestados) me da un resultado, como se llama ese porcentaje?
    Cuando la divido entre mi inventario inicial, ese porcentaje recibe un nombre que no recuerdo, me ayuda?
    Me serviría de mucha utilidad que escribieras un blog dedicado a los negocios que prestan servicios como Consultorios Odontológicos, Peluquerías, y otros de similar rama.
    Saludos,

    • Hola Enrique… en el sector de servicios qué consideras inventario para tu caso? La diferencia del inventario en dinero, se considera MERMA que puede ser positiva o negativa generando un faltante o un sobrante de mercancía, pero si es del sector servicios no se a que te refieres. Si esa diferencia la divides por el inventario inicial solo te daría el porcentaje que perdiste de tu inventario, no creo que reciba ningún nombre porque no se de qué pueda serte útil conocer ese dato. Disculpa lo tarde, no había visto este comentario ya que había llegado a una carpeta de spam.

  4. MARISOL dice:

    BUENOS DÍA NECESITO SABER COMO SE SACA EL PORCENTAJE DE MERMA
    DEL INVENTARIO.

    TENGO UN TOTAL DE VENTA DE $ 72039674.00 EL MARGEN DE UTILIDAD QUE MANEJAMOS ES EL 10%
    LA DIFERENCIA DE INVENTARIO ES DE $126,000.00 EN UN PERIODO DE 6 MESES
    CUAL SERIA EL PORCENTAJE DE PERDIDAS QUE TENGO??

    • Hola Marisol, es una operación simple, si tu venta en ese periodo de seis meses es de $ 72.039.674 y te hace falta $126.000 de tu inventario, el porcentaje es de 0,17%, el cual es un excelente indicador.(126.000 / 72.039.674 x 100)

      • marisol dice:

        pero este se obtiene sobre la ganancia verdad ??
        que vendría siendo
        venta neta =72,039,674.00
        sacar el total de utilidad
        =72,039,674.00 x 10 /100
        =720,396,740/100
        =7,203,967.40

        seria el porcentaje de perdida es?
        =126,000/7,203,967.40×100
        =0.01749 x 100
        =1.74%
        así esta bien o tengo algún error y ?cual es el margen de merma permitida es el mercado de perdida?

        • No, el porcentaje de merma o faltante se mide sobre la venta, es un porcentaje de la venta lo que pierdes… el porcentaje entre comillas “permitido” depende de la categoría o tipo de producto, ya que hay unos más sensibles que otros. Por ejemplo, un merma del 10% en una tienda de Frutas y verduras es un buen indicador, pero en cambio un 10% para una tienda de tecnología es muy grave.

  5. Juan dice:

    Como se saca la tal “Diferencia” no entiendo..

    • Hola Juan, tal como lo explico detalladamente en el post, cuando la cantidad de un articulo que te arroja tu sistema, control de inventarios o contabilidad (existencias teóricas) no coincide con la cantidad contada en un inventario (existencias físicas) se contabiliza una diferencia. Así que cuentas cuantas diferencias tienes (no el numero de unidades sino cuantas referencias no coinciden y así obtienes el total de diferencias.

  6. Jorge dice:

    Se puede calcular est eindicador de manera semasnal con Inventarios rotativos o ciclicos, en lugar de contar los mas de 2000 prodcutos, contar unos 200 cada vez por semana? a partir de ahi de puede calcular de manera parcial este indicador? para calcularlo de manera semanal y acumularlo

  7. Carlos dice:

    Buenas tardes , una pregunta , tengo 110 Cod inventariados y 39 Cod de los 110 estan con diferencia como puedo sacarle el porcentaje de ERI , y como sacar la formula de confiabilidad ?

    A la espera de tus comentarios .

    Saludos

  8. Hola Carlos para la formula de confiabilidad solo debes aplicar la formula que explico aquí…
    % CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100
    Qué por lo que veo es el mismo ERI

  9. Maricela dice:

    Buenas tardes. Porfavor me podrian ayudar cuando el resultado es negativo o en mas por ejemplo tengo 3000 dolares costeado el inventario en mi sistema y de esto en la toma de inv fisico valorizo el inventario cuyo resultado es 3500 dolares como deberia interpretar

    • Hola Maricela, si tu inventario en libros es de USD$3.000 y el inventario real es de USD$3.500 tienes un sobrante de inventario de USD$500, aquí lo que debes hacer es revisar a que se debe esta inconsistencia, las alternativas pueden ser muchas, entre ellas que haya llegado mercancía y no la hayan ingresado al sistema, que hayan vendido mercancía y no la hayan descargado del sistema, etc.
      Pero si lo que quieres es conocer tu confiabilidad esta no se puede calcular con el valor sino con el numero de referencias que no coinciden (sistema vs real)

  10. Carolina Hernandez dice:

    Buenas tardes, quisiera su ayuda de manera urgente, estoy realizando mi tesis tengo como indicador el porcentaje de confiabilidad en el almacen, en donde tengo el inventario teorico y real pero no entiendo como sacar esa confiabilidad, no entiendo a que se refiere con el numero de referencias. Por lo menos en un mes tengo de inventario teorico 25000 kg y en el real tengo 75000 kg, como saco mi porcentaje de confiabilidad?

  11. carolina dice:

    si exacto pero como se cual es mi numero de referencia? es en inventario teorico?

  12. Levi dice:

    hola buen día, alguien me puede decir como calculo el rango de ajuste de inventario?

  13. Henry León Rivera dice:

    Consulta… y como se hace con los ítems que están en positivo; es decir: si al momento de realizar mis inventarios me doy cuenta que hay sku´s demás?

    A la espera de sus comentarios.

  14. Javier Viu dice:

    Hola.
    He leído el post.
    Tengo una pregunta sobre la validez de los datos de un inventario.Cuando se toman al azár un muestro de 546 articulos y un 25% de ellos están mal contados…..se puede decir que es fiable el inventario….habría que repetirlo.
    Cúal es el % error en conteo de inventario admitible para dar como ok los datos de un inventario??
    Gracias

    • Hola Javier, todo depende del grado de tolerancia en las diferencias del inventario, no es lo mismo una diferencia de una o dos unidades en una referencia de televisores que en una libra de arroz.
      Ahora, ese 25% es de diferencias muy grandes o toma en cuenta cualquier diferencia?
      De todas maneras una confiabilidad del 75% refleja una muy baja confiabilidad, los niveles óptimos deben estar por encima del 95%, pero lo adecuado es estar mínimo en el 98% para evitar inconsistencias en los sugeridos de compras o generación de agotados.

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