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Confiabilidad Inventarios

El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio, tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad del Inventario, es un indicador clave de desempeño (KPI) supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda. Así que por dicho motivo he decidido explicarte cómo calculo la confiabilidad del inventario.

¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad de tu inventario al 100% o muy cercana a este porcentaje?

Video Tutorial Confiabilidad del Inventario

Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te enumeraré a continuación.

Los 5 aspectos más importantes para mejorar tu Calidad del Dato

  1. ¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
  2. ¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
  3. ¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  4. ¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
  5. ¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
    • Mal ingreso del producto en el momento del recibo
    • Mal registro en el momento del pago
    • Error en la digitación de las novedades del punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.

En la parte inferior de este artículo podrás encontrar un enlace para descargar COMPLETAMENTE GRATIS una plantilla de Excel para realizar fácilmente este cálculo, pero no por eso debes saltar hasta el final y no leer que factores importantes intervienen en esta operación. 😉

Cómo calculo la Confiabilidad del Inventario

Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática. Para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.

El número total de referencias es la suma no de cantidades sino de items, así que si por ejemplo en la categoría de FRIJOLES tienes los siguientes datos:

Descripción ItemCódigoCantidad
Frijol Cargamanto Rojo x 500 gramos501001350
Frijol Bola Roja x 500 gramos501002243
Frijol Cargamanto Blanco x 500 gramos501003125
Frijol Nima x 500 gramos50100421
Frijol Zaragoza x 500 gramos50100534
Frijol Cabeza Negra x 500 gramos501006154
Frijol Blanco x 500 gramos50100756
Frijol Negro x 500 gramos50100897
Total1.080

El total de referencias es ocho (8) y no 1.080, entendido?

La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado  por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.

La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.

Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.

Ejemplo #1

Descripción ItemCódigoExistencia TeóricaExistencia RealDiferencia
Frijol Cargamanto Rojo x 500 gramos5010013493501
Frijol Bola Roja x 500 gramos5010022402433
Frijol Cargamanto Blanco x 500 gramos50100310012525
Frijol Nima x 500 gramos5010044521– 24
Frijol Zaragoza x 500 gramos50100534340
Frijol Cabeza Negra x 500 gramos501006155154-1
Frijol Blanco x 500 gramos50100756560
Frijol Negro x 500 gramos50100897970
Total1.0761.0804

Consideremos que tu nivel de tolerancia en número (puede ser en porcentaje también) es de 5 unidades, así que puedes estar por encima o por debajo en 5 unidades y no presentar diferencia para el cálculo de la confiabilidad.

De acuerdo con esto, en el cuadro anterior, presentamos diferencias en solo dos items.

Fórmula para saber cómo Calculo la Confiabilidad del Inventario

Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100

% Confiabilidad = (1 – (2 / 8)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0,25) x 100

% Confiabilidad = 0,75 x 100

% Confiabilidad = 75%

Ejemplo #2

Hagamos entonces otro ejemplo, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encontramos que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:

% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100

% Confiabilidad = 0.8154 x 100

% Confiabilidad = 81.54%

Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar. Así que hasta aquí llega la lección de cómo calculo la confiabilidad del inventario.

En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:

  • Productos con inventarios negativos
  • Productos que no tienes y figuran existencias
  • Productos con cantidades muy exageradas en existencias
  • Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero

Hoja de Excel para Descargar

En el siguiente enlace podrás descargar una plantilla de Excel que te permite hacer el cálculo de la confiabilidad de inventarios con solo ingresar los dos valores necesarios para ello.

Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.

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57 comentarios en «¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?»

  1. hola buenos días
    He leído algunos de sus Blog y quisiera ver si me pueden ayudar, a como sacar la confiabilidad de un articulo cuando mi diferencia es a Mas.
    Ejemplo:

    ARTICULO EXIST. TEÓRICA EXIST. FÍSICA DIFERENCIA CONFIABILIDAD
    WL-835 5 19 14 ????

    Ya que al realizar mi operación %CONFIABILIDAD = +(100%) + (14/5)= 380% Meda como resultado a Mas del 100% y si la realizo a menos. %CONFIABILIDAD = +(100%) – (14/5)= -180%
    Me da como resultado a Menos del 0%, yo lo manejo como Cero de Confiabilidad ya que entiendo que no existe mas del 100% y menos del 0% Pero en mi empresa me están cuestionando ya que no puede ser posible que sea de 0% por que si me están presentando mercancía y que debo de tener un valor de Confiabilidad. Mi Pregunta es:
    1.- ¿Es correcto que tenga un valor de confiabilidad ?
    2.- ¿Cual seria la formula ?
    3.- ¿Cuales son las Bases en dado caso que no sea posible tener un resultado ?.

    De antemano agrade seria el apoyo Brindado.
    Saludos

    1. Hola Airon, respondo tus preguntas:
      1. Si debe existir un valor de confiabilidad y debe ser mayor que cero y menor o igual que 100
      2. La fórmula es la que explico en este mismo post
      3. Lo que pasa es que tus datos los debes estar tomando mal, en el ejemplo que mes das,no alcanzo a entenderlos.
      Dime por favor:
      1. ¿Cuál es el número total de referencias de tu inventario?
      2. ¿Cuantas referencias inventariadas no coinciden sus existencias con el número que arroja el sistema que debieran haber?
      Si solo estas tomando una referencia, el resultado es 0% o 100%, si el numero de unidades inventariadas es igual al numero que arroja el sistema tu confiabilidad es del 100%, sino es igual, tu confiabilidad es del 0%

  2. Cual se considera un porcentaje aceptable de confiabilidad y cual no. A partir de cuanto es aceptable y a partir de cuanto no lo es?

    1. Hola Luis Alberto eso es muy relativo y depende de la directriz de cada empresa, en casos particulares donde he trabajado, lo ideal es estar por encima del 95%, pero si uno realmente quiere tener muy claro sus niveles de inventario sugiero hacer todo el esfuerzo para mantenerlo por encima del 98%

  3. Buen día,
    Honestamente tanto este blog, sus otros me parecen magníficos, estoy muy agradecido.
    Ahora una pregunta, cuando divido la diferencia de inventario entre la venta que hice (que es por servicios prestados) me da un resultado, como se llama ese porcentaje?
    Cuando la divido entre mi inventario inicial, ese porcentaje recibe un nombre que no recuerdo, me ayuda?
    Me serviría de mucha utilidad que escribieras un blog dedicado a los negocios que prestan servicios como Consultorios Odontológicos, Peluquerías, y otros de similar rama.
    Saludos,

    1. Hola Enrique… en el sector de servicios qué consideras inventario para tu caso? La diferencia del inventario en dinero, se considera MERMA que puede ser positiva o negativa generando un faltante o un sobrante de mercancía, pero si es del sector servicios no se a que te refieres. Si esa diferencia la divides por el inventario inicial solo te daría el porcentaje que perdiste de tu inventario, no creo que reciba ningún nombre porque no se de qué pueda serte útil conocer ese dato. Disculpa lo tarde, no había visto este comentario ya que había llegado a una carpeta de spam.

  4. BUENOS DÍA NECESITO SABER COMO SE SACA EL PORCENTAJE DE MERMA
    DEL INVENTARIO.

    TENGO UN TOTAL DE VENTA DE $ 72039674.00 EL MARGEN DE UTILIDAD QUE MANEJAMOS ES EL 10%
    LA DIFERENCIA DE INVENTARIO ES DE $126,000.00 EN UN PERIODO DE 6 MESES
    CUAL SERIA EL PORCENTAJE DE PERDIDAS QUE TENGO??

    1. Hola Marisol, es una operación simple, si tu venta en ese periodo de seis meses es de $ 72.039.674 y te hace falta $126.000 de tu inventario, el porcentaje es de 0,17%, el cual es un excelente indicador.(126.000 / 72.039.674 x 100)

      1. pero este se obtiene sobre la ganancia verdad ??
        que vendría siendo
        venta neta =72,039,674.00
        sacar el total de utilidad
        =72,039,674.00 x 10 /100
        =720,396,740/100
        =7,203,967.40

        seria el porcentaje de perdida es?
        =126,000/7,203,967.40×100
        =0.01749 x 100
        =1.74%
        así esta bien o tengo algún error y ?cual es el margen de merma permitida es el mercado de perdida?

        1. No, el porcentaje de merma o faltante se mide sobre la venta, es un porcentaje de la venta lo que pierdes… el porcentaje entre comillas «permitido» depende de la categoría o tipo de producto, ya que hay unos más sensibles que otros. Por ejemplo, un merma del 10% en una tienda de Frutas y verduras es un buen indicador, pero en cambio un 10% para una tienda de tecnología es muy grave.

    1. Hola Juan, tal como lo explico detalladamente en el post, cuando la cantidad de un articulo que te arroja tu sistema, control de inventarios o contabilidad (existencias teóricas) no coincide con la cantidad contada en un inventario (existencias físicas) se contabiliza una diferencia. Así que cuentas cuantas diferencias tienes (no el numero de unidades sino cuantas referencias no coinciden y así obtienes el total de diferencias.

  5. Se puede calcular est eindicador de manera semasnal con Inventarios rotativos o ciclicos, en lugar de contar los mas de 2000 prodcutos, contar unos 200 cada vez por semana? a partir de ahi de puede calcular de manera parcial este indicador? para calcularlo de manera semanal y acumularlo

  6. Buenas tardes , una pregunta , tengo 110 Cod inventariados y 39 Cod de los 110 estan con diferencia como puedo sacarle el porcentaje de ERI , y como sacar la formula de confiabilidad ?

    A la espera de tus comentarios .

    Saludos

  7. Hola Carlos para la formula de confiabilidad solo debes aplicar la formula que explico aquí…
    % CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100
    Qué por lo que veo es el mismo ERI

    1. nelson que son las siglas ERI
      y cual es el margen de error para un inventario general
      y cual es el % correcto para un inventario ???

  8. Buenas tardes. Porfavor me podrian ayudar cuando el resultado es negativo o en mas por ejemplo tengo 3000 dolares costeado el inventario en mi sistema y de esto en la toma de inv fisico valorizo el inventario cuyo resultado es 3500 dolares como deberia interpretar

    1. Hola Maricela, si tu inventario en libros es de USD$3.000 y el inventario real es de USD$3.500 tienes un sobrante de inventario de USD$500, aquí lo que debes hacer es revisar a que se debe esta inconsistencia, las alternativas pueden ser muchas, entre ellas que haya llegado mercancía y no la hayan ingresado al sistema, que hayan vendido mercancía y no la hayan descargado del sistema, etc.
      Pero si lo que quieres es conocer tu confiabilidad esta no se puede calcular con el valor sino con el numero de referencias que no coinciden (sistema vs real)

  9. Buenas tardes, quisiera su ayuda de manera urgente, estoy realizando mi tesis tengo como indicador el porcentaje de confiabilidad en el almacen, en donde tengo el inventario teorico y real pero no entiendo como sacar esa confiabilidad, no entiendo a que se refiere con el numero de referencias. Por lo menos en un mes tengo de inventario teorico 25000 kg y en el real tengo 75000 kg, como saco mi porcentaje de confiabilidad?

    1. Hola Carolina esos kilogramos son de un mismo producto? Por ejemplo 25.000 kilos de arroz? Porque si es un solo tipo de producto o una sola referencia y esta presenta esa diferencia, tu confiabilidad es cero. Lo cual significa que no puedes confiar en tu inventario teórico.

        1. Hola Carolina, si tienes 8 productos, debes tener el inventario físico de cada uno y compararlo con el inventario teórico, si el pesaje de los 8 microingredientes coincide entonces tienes un 100% de confiabilidad pero si algunos no coinciden, aplica la formula de este articulo y hallarás dicho porcentaje.

            1. Tengo el inventario fisico y teorico de cada uno de ellos, para saber la diferencia resto el inventario teorico al real, pero lo que no se cual seria mi numero de referencia

              1. No Carolina, si el inventario físico de un micro ingrediente no coincide con el teórico ya tienes una diferencia, no importa por cuanto es, a menos que sea muy mínima, depende del nivel de tolerancia que le apliques.

    1. Cada microingrediente sería una referencia, una referencia es el tipo de producto sin importar la cantidad identificado por su marca, su tamaño y su empaque.

    1. ¿No es un parámetro que la empresa determina? El nivel de tolerancia a los desvíos que se puedan presentar, sean negativos o positivos. Ese rango o porcentaje lo determina la empresa.

  10. Consulta… y como se hace con los ítems que están en positivo; es decir: si al momento de realizar mis inventarios me doy cuenta que hay sku´s demás?

    A la espera de sus comentarios.

  11. Hola.
    He leído el post.
    Tengo una pregunta sobre la validez de los datos de un inventario.Cuando se toman al azár un muestro de 546 articulos y un 25% de ellos están mal contados…..se puede decir que es fiable el inventario….habría que repetirlo.
    Cúal es el % error en conteo de inventario admitible para dar como ok los datos de un inventario??
    Gracias

    1. Hola Javier, todo depende del grado de tolerancia en las diferencias del inventario, no es lo mismo una diferencia de una o dos unidades en una referencia de televisores que en una libra de arroz.
      Ahora, ese 25% es de diferencias muy grandes o toma en cuenta cualquier diferencia?
      De todas maneras una confiabilidad del 75% refleja una muy baja confiabilidad, los niveles óptimos deben estar por encima del 95%, pero lo adecuado es estar mínimo en el 98% para evitar inconsistencias en los sugeridos de compras o generación de agotados.

  12. hola buenas tardes y si en sistema tengo 0 existencias y físicamente tengo 0 existencias mi asertividad también es del 100 o como aplico la formula

  13. Buenas tardes , una consulta , tengo 199 Cod de sku en el inventario teórico y al realizar el conteo físico determiné que 91 Cod de sku de los 199 presentan diferencias, pero adicional también hallé 37 sku que no tienen Cod en el teórico y presentan unidades, que en este caso serían sobrantes, para un total de 128 Cod de sku con debilidad. Mi pregunta es cómo debo sacar la fórmula de confiabilidad tomando en cuenta lo que está fuera del inventario?

    A la espera de tus comentarios .

    Saludos y gracias!

  14. Buenas tardes, una consulta si mi inventario fisico y teorico no cuadran en ninguno como generaria la formula por cada uno y en conjunto tengo 350 items todos tienes diferencias tanto negativas como positivas.

    1. Hola Franco, si no te cuadra ninguno pues tu confiabilidad es cero, mi recomendación es que realices todos los ajustes que requieras para que el inventario teórico quedé igual físico, y detectes los motivos por los cuales el inventario se desfasa para que ejerzas mejor control y esta situación no se te vuelva a presentar.

  15. Hola, cual seria un rango aceptable en diferencias de inventario(sobrantes o faltantes), en porcentaje me refiero. Para una empresa que ronda los $3MM de stock.
    Alguna teoría en la que me pueda apoyar?

    1. Hola Cristian, un 95% de confiabilidad es aceptable, pero recuerda que entre más alta sea la confiabilidad menos riesgo existe de quedarse sin producto y si este producto participa muy alto en la ventas, su efecto será muy importante.
      Qué tal que ese 5% correspondan a productos que se venden o aportan mucho al margen de la empresa? Grave cierto!!!

  16. Cordial saludo, he visto que algunas empresas tienen un porcentaje de tolerancia en la medición de este indicador. Cómo llegan este porcentaje de tolerancia y por qué unas empresas lo manejan y otras no ?

    1. Hola Jhon, todo depende de políticas internas, de niveles de exigencia de la gerencia general, de metas, etc. Hagamos un ejemplo: Una empresa solo vende un producto, solo una referencia, cuánta tolerancia se pudiera permitir? CERO!!! Otra empresa maneja cientos de miles de referencias, tantas que es mejor categorizarlas de acuerdo a su importancia en ventas (ABC), cada categoría tendrá su nivel de confiabilidad de acuerdo a su sensibilidad en las ventas. Cuánto aporta en volumen de ventas, cuánto aporta en margen, etc. Mientras más aporte en ventas o en margen mayor será su exigencia en tener inventarios confiables.

  17. buenas disculpe la pregunta pero eh visto que utliza una formula para el % de confianza ,existe evidencia de esta formula en algun libro ? la verdad que en esta pagina eh encontrado justo lo que buscaba pero por motivos de formalidades necesito citar al autor de la formula de ante mano muchas gracias y muy buena explicacion

    1. Hola Frank, específicamente no tengo referencia de en qué libro podrías encontrar este tema, probablemente en aquellos que hablen sobre «calidad del dato». Lo único que te puedo asegurar y garantizar, es que esta es la formulación que usábamos en una de las empresas en las que trabajé, Almacenes Éxito, en Colombia, del Grupo Éxito. y en «Grandes Superficies de Colombia» en Carrefour. (cuándo aún existían en Colombia, antes de venderla a Cencosud).

  18. Hola Nelson, me gustan muchos sus post son de gran ayuda. Trabajo en un supermercado en el área de contraloría. Tenemos un centro de distribución y cada 4 meses se le realiza un inventario físico, no se cuenta con un indicador con respecto al tope de las desviaciones que salga y me gustaría que tuviera. Si del resultado del inventario, resulta una desviación neta de $396,000 contra que puedo comparar ese importe para saber si es grave o no dicha desviación? ¿ Contra el valor en libros del inventario que tiene el CEDI? o contra las ventas de las sucursales que tenemos?
    Otra pregunta, la confiabilidad en los inventario de la formula que expuso, en palabras llanas para que me sirve?
    Muchas gracias!

    1. Hola Liliana.
      Esa desviación yo la compararía contra el valor de los despachos a las sucursales e ir haciendo un histórico que te permita medir si hay mejoría o deterioro del indicador. Contra los inventarios del CEDI no tiene sentido porque el día que tengan demasiado inventario el indicador saldrá favorecido o viceversa.
      La confiabilidad del inventario te da garantías que entre más confiable sea (más cercano al 100%) mejores decisiones se pueden tomar para el proceso de resurtido, las órdenes de pedido podrán ser automatizadas (sin necesidad de que nadie intervenga a confirmar si esta bien o no las cantidades pedidas) y al final lo que más importa para una empresa: DISMINUIR SUS AGOTADOS e incluso sus excesos de mercancía.
      Un saludo.

      1. Hola Liliana, seguí pensando en tu inquietud y realmente no se puede precisar si esa desviación corresponde solamente a errores al despachar mercancía hacia las sucursales, también se puede deber a errores en el recibo. Tienen alguna medición donde puedan calificar la operación de recibo de mercancía? Calidad del dato, errores administrativos, faltantes o sobrantes de mercancía por parte del proveedor?

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