¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

por | 23 Junio, 2015

 

El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.

¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad de tu inventario al 100% o muy cercana a este porcentaje?

Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te enumeraré a continuación.

  1. ¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
  2. ¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
  3. ¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  4. ¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
  5. ¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
    • Mal ingreso del producto en el momento del recibo
    • Mal registro en el momento del pago
    • Error en la digitación de las novedades del punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.

Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.

La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado  por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.

La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.

Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.

Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100

Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:

% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100

% Confiabilidad = 0.8154 x 100

% Confiabilidad = 81.54%

Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.

En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:

  • Productos con inventarios negativos
  • Productos que no tienes y figuran existencias
  • Productos con cantidades muy exageradas en existencias
  • Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero

Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.

36 pensamientos en “¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

  1. Pingback: ¿Cómo Calculo…? Recopilación | Gerencia Retail

  2. Airon R.

    hola buenos días
    He leído algunos de sus Blog y quisiera ver si me pueden ayudar, a como sacar la confiabilidad de un articulo cuando mi diferencia es a Mas.
    Ejemplo:

    ARTICULO EXIST. TEÓRICA EXIST. FÍSICA DIFERENCIA CONFIABILIDAD
    WL-835 5 19 14 ????

    Ya que al realizar mi operación %CONFIABILIDAD = +(100%) + (14/5)= 380% Meda como resultado a Mas del 100% y si la realizo a menos. %CONFIABILIDAD = +(100%) – (14/5)= -180%
    Me da como resultado a Menos del 0%, yo lo manejo como Cero de Confiabilidad ya que entiendo que no existe mas del 100% y menos del 0% Pero en mi empresa me están cuestionando ya que no puede ser posible que sea de 0% por que si me están presentando mercancía y que debo de tener un valor de Confiabilidad. Mi Pregunta es:
    1.- ¿Es correcto que tenga un valor de confiabilidad ?
    2.- ¿Cual seria la formula ?
    3.- ¿Cuales son las Bases en dado caso que no sea posible tener un resultado ?.

    De antemano agrade seria el apoyo Brindado.
    Saludos

    Responder
    1. Nelson Chacon

      Hola Airon, respondo tus preguntas:
      1. Si debe existir un valor de confiabilidad y debe estar ser mayor que cero y menor o igual que 100
      2. La formula es la que explico en este mismo post
      3. Lo que pasa es que tus datos los debes estar tomando mal, en ejemplo que mes das,no alcanzo a entenderlos.
      Dime por favor:
      1. ¿Cuál es el numero total de referencias de tu inventario?
      2. ¿Cuantas referencias inventariadas no coinciden sus existencias con el numero que arroja el sistema que debieran haber?
      Si solo estas tomando una referencia, el resultado es 0% o 100%, si el numero de unidades inventariadas es igual al numero que arroja el sistema tu confiabilidad es del 100%, sino es igual, tu confiabilidad es del 0%

      Responder
  3. Luis Alberto

    Cual se considera un porcentaje aceptable de confiabilidad y cual no. A partir de cuanto es aceptable y a partir de cuanto no lo es?

    Responder
    1. Nelson Chacon

      Hola Luis Alberto eso es muy relativo y depende de la directriz de cada empresa, en casos particulares donde he trabajado, lo ideal es estar por encima del 95%, pero si uno realmente quiere tener muy claro sus niveles de inventario sugiero hacer todo el esfuerzo para mantenerlo por encima del 98%

      Responder
  4. Enrique Aponte

    Buen día,
    Honestamente tanto este blog, sus otros me parecen magníficos, estoy muy agradecido.
    Ahora una pregunta, cuando divido la diferencia de inventario entre la venta que hice (que es por servicios prestados) me da un resultado, como se llama ese porcentaje?
    Cuando la divido entre mi inventario inicial, ese porcentaje recibe un nombre que no recuerdo, me ayuda?
    Me serviría de mucha utilidad que escribieras un blog dedicado a los negocios que prestan servicios como Consultorios Odontológicos, Peluquerías, y otros de similar rama.
    Saludos,

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Enrique… en el sector de servicios qué consideras inventario para tu caso? La diferencia del inventario en dinero, se considera MERMA que puede ser positiva o negativa generando un faltante o un sobrante de mercancía, pero si es del sector servicios no se a que te refieres. Si esa diferencia la divides por el inventario inicial solo te daría el porcentaje que perdiste de tu inventario, no creo que reciba ningún nombre porque no se de qué pueda serte útil conocer ese dato. Disculpa lo tarde, no había visto este comentario ya que había llegado a una carpeta de spam.

      Responder
  5. MARISOL

    BUENOS DÍA NECESITO SABER COMO SE SACA EL PORCENTAJE DE MERMA
    DEL INVENTARIO.

    TENGO UN TOTAL DE VENTA DE $ 72039674.00 EL MARGEN DE UTILIDAD QUE MANEJAMOS ES EL 10%
    LA DIFERENCIA DE INVENTARIO ES DE $126,000.00 EN UN PERIODO DE 6 MESES
    CUAL SERIA EL PORCENTAJE DE PERDIDAS QUE TENGO??

    Responder
    1. Nelson Chacon

      Hola Marisol, es una operación simple, si tu venta en ese periodo de seis meses es de $ 72.039.674 y te hace falta $126.000 de tu inventario, el porcentaje es de 0,17%, el cual es un excelente indicador.(126.000 / 72.039.674 x 100)

      Responder
      1. marisol

        pero este se obtiene sobre la ganancia verdad ??
        que vendría siendo
        venta neta =72,039,674.00
        sacar el total de utilidad
        =72,039,674.00 x 10 /100
        =720,396,740/100
        =7,203,967.40

        seria el porcentaje de perdida es?
        =126,000/7,203,967.40×100
        =0.01749 x 100
        =1.74%
        así esta bien o tengo algún error y ?cual es el margen de merma permitida es el mercado de perdida?

        Responder
        1. Nelson Chacón Autor

          No, el porcentaje de merma o faltante se mide sobre la venta, es un porcentaje de la venta lo que pierdes… el porcentaje entre comillas “permitido” depende de la categoría o tipo de producto, ya que hay unos más sensibles que otros. Por ejemplo, un merma del 10% en una tienda de Frutas y verduras es un buen indicador, pero en cambio un 10% para una tienda de tecnología es muy grave.

          Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Juan, tal como lo explico detalladamente en el post, cuando la cantidad de un articulo que te arroja tu sistema, control de inventarios o contabilidad (existencias teóricas) no coincide con la cantidad contada en un inventario (existencias físicas) se contabiliza una diferencia. Así que cuentas cuantas diferencias tienes (no el numero de unidades sino cuantas referencias no coinciden y así obtienes el total de diferencias.

      Responder
  6. Jorge

    Se puede calcular est eindicador de manera semasnal con Inventarios rotativos o ciclicos, en lugar de contar los mas de 2000 prodcutos, contar unos 200 cada vez por semana? a partir de ahi de puede calcular de manera parcial este indicador? para calcularlo de manera semanal y acumularlo

    Responder
  7. Carlos

    Buenas tardes , una pregunta , tengo 110 Cod inventariados y 39 Cod de los 110 estan con diferencia como puedo sacarle el porcentaje de ERI , y como sacar la formula de confiabilidad ?

    A la espera de tus comentarios .

    Saludos

    Responder
  8. Nelson Chacón Autor

    Hola Carlos para la formula de confiabilidad solo debes aplicar la formula que explico aquí…
    % CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100
    Qué por lo que veo es el mismo ERI

    Responder
    1. pedro

      nelson que son las siglas ERI
      y cual es el margen de error para un inventario general
      y cual es el % correcto para un inventario ???

      Responder
  9. Maricela

    Buenas tardes. Porfavor me podrian ayudar cuando el resultado es negativo o en mas por ejemplo tengo 3000 dolares costeado el inventario en mi sistema y de esto en la toma de inv fisico valorizo el inventario cuyo resultado es 3500 dolares como deberia interpretar

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Maricela, si tu inventario en libros es de USD$3.000 y el inventario real es de USD$3.500 tienes un sobrante de inventario de USD$500, aquí lo que debes hacer es revisar a que se debe esta inconsistencia, las alternativas pueden ser muchas, entre ellas que haya llegado mercancía y no la hayan ingresado al sistema, que hayan vendido mercancía y no la hayan descargado del sistema, etc.
      Pero si lo que quieres es conocer tu confiabilidad esta no se puede calcular con el valor sino con el numero de referencias que no coinciden (sistema vs real)

      Responder
  10. Carolina Hernandez

    Buenas tardes, quisiera su ayuda de manera urgente, estoy realizando mi tesis tengo como indicador el porcentaje de confiabilidad en el almacen, en donde tengo el inventario teorico y real pero no entiendo como sacar esa confiabilidad, no entiendo a que se refiere con el numero de referencias. Por lo menos en un mes tengo de inventario teorico 25000 kg y en el real tengo 75000 kg, como saco mi porcentaje de confiabilidad?

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Carolina esos kilogramos son de un mismo producto? Por ejemplo 25.000 kilos de arroz? Porque si es un solo tipo de producto o una sola referencia y esta presenta esa diferencia, tu confiabilidad es cero. Lo cual significa que no puedes confiar en tu inventario teórico.

      Responder
        1. Nelson Chacón Autor

          Hola Carolina, si tienes 8 productos, debes tener el inventario físico de cada uno y compararlo con el inventario teórico, si el pesaje de los 8 microingredientes coincide entonces tienes un 100% de confiabilidad pero si algunos no coinciden, aplica la formula de este articulo y hallarás dicho porcentaje.

          Responder
          1. carolina

            si exacto pero como se cual es mi numero de referencia? es el inventario teorico?

            Responder
            1. carolina

              Tengo el inventario fisico y teorico de cada uno de ellos, para saber la diferencia resto el inventario teorico al real, pero lo que no se cual seria mi numero de referencia

              Responder
              1. Nelson Chacón Autor

                No Carolina, si el inventario físico de un micro ingrediente no coincide con el teórico ya tienes una diferencia, no importa por cuanto es, a menos que sea muy mínima, depende del nivel de tolerancia que le apliques.

                Responder
  11. carolina

    si exacto pero como se cual es mi numero de referencia? es en inventario teorico?

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      Cada microingrediente sería una referencia, una referencia es el tipo de producto sin importar la cantidad identificado por su marca, su tamaño y su empaque.

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  13. Levi

    hola buen día, alguien me puede decir como calculo el rango de ajuste de inventario?

    Responder
    1. Nelson Chacón Autor

      ¿No es un parámetro que la empresa determina? El nivel de tolerancia a los desvíos que se puedan presentar, sean negativos o positivos. Ese rango o porcentaje lo determina la empresa.

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  14. Henry León Rivera

    Consulta… y como se hace con los ítems que están en positivo; es decir: si al momento de realizar mis inventarios me doy cuenta que hay sku´s demás?

    A la espera de sus comentarios.

    Responder
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