¿Cómo hago un Cuadre de Caja o Arqueo?

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El arqueo o cuadre de caja es quizás uno de los puntos más importantes a tener en cuenta cuando quieres llevar un buen control de tu negocio, así que lo principal aquí es definir el tipo de sistema con el cual vas a llevar el registro de tus ventas, dependiendo de este, podrás determinar el nivel de detalle de datos de tu operación.

Antes de continuar, quería comentarte que he escrito un libro en dos tipos de formatos (eBook y físico) para ayudarte en aquellas dificultades que puedas tener en el manejo de los números de tu negocio, si quieres saber sobre qué temas trata recuerda dar click en el siguiente enlace:

Dificultades con los Cálculos en el Manejo un Negocio

Métodos o Sistemas de Registro de Ventas

Empecemos entonces por lo básico, una tienda pequeña con un solo punto o puesto de pago, donde normalmente lo que tenemos es una caja registradora con funciones muy limitadas de detalles de los registros realizados y que sus reportes son las famosas tirillas de la X y la Z. La tirilla de la X es una lectura parcial del registro de ventas la cual puedes sacar en cualquier momento del día y la tirilla de la Z es una lectura total que además permite preparar la caja registradora para un nuevo día de ventas, dejando todos los datos almacenados nuevamente en ceros.

Normalmente en este tipo de tiendas al propietario solo le puede interesar el valor parcial de ventas y el total al finalizar el día, muy pocos clasifican sus ventas por departamentos y mucho menos por forma de pago.

Ya en otro nivel, los POS o Point Of Sale, te ofrecen sistemas de registro más avanzados y te proveen de mucha información importante del funcionamiento de tu negocio, pero bueno, esto es tema para otra publicación, aquí lo importante es que al igual que en las cajas registradoras básicas, cada punto de pago te genera el valor vendido hasta ese momento pero adicionalmente te arroja datos como Ventas con Tarjeta Crédito, Ventas con Tarjeta Débito, Ventas con Cheques, Ventas en Efectivo, Ventas con Bonos, etc.

Indicadores de Gestión
“Lo que no se mide no se controla; lo que no se controla no se gestiona; lo que no se gestiona no se puede mejorar.”

Al empezar el día, cada punto de pago cuenta con un dinero de baja denominación al cual llaman BASE, esta base es la que te permite contar con efectivo para dar el cambio a los clientes, este valor se establece de acuerdo con lo que se estime conveniente para soportar el movimiento sin generar contratiempos en la operación.

Para hacer el Cuadre de Caja es importante conocer el valor de la base ya que esta deberá ser descontada de los valores recaudados ya que de lo contrario la podrías confundir con un sobrante de dinero.

Dos de las premisas principales para el éxito en el control son:

  1. Los Arqueos deben realizarse de manera sorpresiva, en cualquier momento del día.
  2. Estos deben realizarse a diario.

Debes también diseñar un formato para la realización del respectivo Cuadre de Caja, de tal manera que cumpla con algunos parámetros específicos que te permitan llevar un buen registro de las situaciones presentadas.

Formato para Cuadre de Caja

He creado rápidamente un formato en Excel con las ideas básicas a tener en cuenta para darte un indicio de lo que puedes diseñar tú…

Formato de Cuadre de Caja
Formato de Cuadre de Caja

Cálculo del Cuadre de Caja

Ahora bien, como podrás darte cuenta, el mismo formato ya es lo suficientemente explícito para decirte que cálculo realizar para establecer el resultado de tu Arqueo, este formato de cuadre de caja lo puedes enriquecer tanto como quieras de acuerdo a tus necesidades. Si al restar del GRAN TOTAL el valor arrojado por la LECTURA CAJA te da un valor positivo obtendrás un SOBRANTE DE CAJA y si el valor es negativo estarás teniendo un FALTANTE DE CAJA..

Si eres lo suficientemente organizado, llevarás un registro y archivo de estos arqueos de caja o cuadres de caja, que te permita tomar acciones disciplinarias con tus empleados cuando el nivel de inconsistencias sea muy representativo.

Muchas veces cuando lo que se tiene son negocios pequeños, los gastos normalmente son autorizados  a cubrirlos con el dinero de la caja, usando esta como caja menor y guardando el respectivo soporte, así que si este es tu caso, debes agregar a tu formato de cuadre de caja un espacio para discriminar estos gastos y su respectivo valor.

Ejemplo para un Cuadre de Caja

Vamos a resumir todo esto con un ejemplo de Arqueo de Caja al final de la jornada de la persona encargada del registro de las ventas, así:

  • Lo primero que debemos realizar para empezar con el Cuadre de Caja es aislar la BASE que vamos a determinar que es de $ 200.000, los cuales debemos contar a partir de la moneda de menor denominación y así progresivamente hasta completar el valor de la base.
  • Con esto garantizamos tener una Base con la menor denominación posible para poder dar el cambio o las devueltas a los clientes, teniendo cuidado también de dejar algunos billetes que permitan completar las vueltas para billetes de mayor denominación.
  • Luego de separar la base, se deben contar las monedas y billetes restantes por denominación y registrarlas en el formato que se tenga para esto.
    • 40 Monedas de $100 = $ 4.000
    • 40 Monedas de $200 = $ 8.000
    • 10 Monedas de $500 = $ 5.000
    • 20 Monedas y billetes de $ 1.000 = 20.000
    • 5 Billetes de $ 2.000 = 10.000
    • 20 Billetes de $ 5.000 = 100.000
    • 10 Billetes de $ 10.000 = 100.000
    • 10 Billetes de $ 20.000 = 200.000
    • 20 Billetes de $ 50.000 = 1.000.000
    • TOTAL = $ 1.447.000
  • También debes sumar el valor de todos los demás métodos de pago e igualmente registrarlos en el formato.
    • Tarjetas Crédito = 550.000
    • Tarjetas Débito = 800.000
    • TOTAL = $ 1.350.000
  • Sumas para totalizar todo, tanto el dinero como el resto de valores.
    • GRAN TOTAL = $ 2.797.000
  • Sacas la lectura de caja donde te informa el valor que debe haber de las ventas el cual comparas con lo totalizado en dinero.
    • VENTAS = $ 2.800.000
  • Un Cuadre de Caja perfecto debe obtener como resultado una cifra idéntica para ambos valores, cualquier diferencia generará un faltante o un sobrante de caja.
  • Para este ejemplo observamos que existe una diferencia entre el valor del GRAN TOTAL y el valor de las VENTAS de $ 3.000
  • El cual representa un FALTANTE DE CAJA ya que el GRAN TOTAL es inferior a las VENTAS.
  • Recuerda, como enunciamos unos párrafos arriba que si al GRAN TOTAL le restas las ventas y el valor es negativo será un FALTANTE y si es positivo será un SOBRANTE.

Si quieres saber un poco más sobre este tema y las razones por la cuales una caja no cuadra, lee el siguiente artículo:

👇🏾

“¿Por qué no me cuadra la caja?”

Bueno espero que esta publicación haya sido de utilidad y espero tus comentarios y/o sugerencias para mis próximas publicaciones. Gracias!!!

Nelson Chacón

Soy autor y fundador de este blog, actividad que comencé a hacer para compartir toda mi experiencia en el RETAIL y el emprendimiento de nuevos negocios. Ayudando a emprendedores, profesionales, comerciantes y estudiantes en todo lo relacionado con herramientas e indicadores de gestión para un mejor entendimiento y control de sus empresas.

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20 Respuestas

  1. De gran ayuda, gracias, Dios te Bendiga.

  2. Valery dice:

    Excelente está página (Y)

  3. Fernanda dice:

    Muy claro. Gracias

  4. phoebeee dice:

    me encanto esto muy bien explicado

  5. Excelente recurso, le felicito explicado en términos simples de fácil comprensión y agregando valor a compartir modelo de herramientas que podemos utilizar.

  6. sole dice:

    me encanto estaba muy buena la explicacion recién acabo de entrar a una empresa pero no sabia como organizarme esque boy a estar en caja todo el rato y esto en verdad me sirve par<a ponerlo en practica gracias por esta explicación saludos desde chile

  7. carolina dice:

    muy buenas tarde muy buena su idea como se aria para tener en una maquina registrado el registro x y z en secreto pues que la persona que maneje la caja registradora no sepa el monto que ha vendido y pues no cuadre la caja a su favor pues contamos hoy en dia con personas que no son realmente honestas….

    • Hola Carolina, normalmente todas las cajas registradoras vienen con doble juego de llaves, una de ellas permite sacar X y Z y hacer devoluciones de registros, la otra llave solo permite registrar, esta última es la que deben tener los empleados, la otra guárdala tu.

  8. Greg Gómez dice:

    Excelente publicación!!!! Ahora podré controlar mi negocio y empezar con nuevos puntos de venta

  9. Como se cuadra una caja sin sistema ? ayudeme con esta pregunta 🙂

    • Hola Jhostan, pues te toca llevar todos los datos de manera manual, sumar ventas restarle compras y gastos, restar la base y el efectivo debiera ser igual a ese resultado, eso lo explico en esta publicación, es solo llenar el formato que allí publiqué.

  10. karla Flores dice:

    Hola trabajo en una pequeña empresa pero se me hace dificil cuadrar la caja me podria ayudar.

  11. marisol perez dice:

    Gracias, ahora se como se realiza, es bueno saber y tener esos tips q da.

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