¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado

por | 25 Julio, 2016

Uno de los principales generadores de atrasos en los reportes diarios de ventas son los cuadres de caja o arqueos, además de que un descuadre de caja, sea sobrante o faltante, conlleva un proceso administrativo contra los empleados que muchas veces termina con el despido de este, habiendo pasado por múltiples llamados de atención y suspensiones.

Es tan frecuente que esto se presenta, que las cadenas de almacenes ya tienen contemplado un presupuesto contra el cual ir causando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante que también hay sobrantes, la operación de suma y resta de estos, siempre o la mayor parte de las veces, será negativa.

¿Qué Causa un Descuadre de Caja?

Un cajero recién contratado, que está en etapa de entrenamiento, rara vez resulta descuadrado, su cuadre de caja es exacto.

Solo cuando coge práctica y esta le va generando confianza, es cuando se comienzan a generar las diferencias.

Es como aprender a conducir un vehículo, cuando eres novato, andas un poco lento, eres muy precavido, manejas a la defensiva, por lo tanto es muy difícil que te accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tránsito, pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de tránsito se vuelve más alto. Incluso llega las veces en que tu subconsciente es el que maneja mientras tú vas pensando en otras cosas.

Así mismo sucede con el manejo de las cajas registradoras, comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades y es ahí donde en cualquier descuido te descuadras, como también te vuelves más vulnerable para aquellos que quieren aprovecharse y estafarte.

Las 6 causas más comunes de descuadre en caja

  1. Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
  2. Cambio Errado: Esta es la causa más común, el despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que debía haberle dado.
  3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
  4. Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta del dinero.
  5. Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.
  6. Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe contar para verificar que este completo, muchas veces otras personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.

Ante casos de duda ante un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.

La mejor manera de prevenir estos descuadres sean voluntarios o no, es realizar arqueos sorpresivos todos los días y a distintas horas, de tal manera que el personal se sienta controlado y supervisado de manera constante.

¿Has escuchado de alguna otra causa de descuadre? Por favor compártela con nosotros, gracias.

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16 pensamientos en “¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado

  1. Domingo Martinez

    Buenas mi nombre es Domingo Martines. Le escribí hace algún tiempo atrás ,tengo un negocio de comida rápida el cual estaba siendo objeto de robo por parte de los empleados , ya que no contaba con ningún sistema de control, usted me sugirió instalar un sistema de vigilancia por cámara como primer paso, y luego un sistema controlado de inventario. Gracias a Dios y a usted pude minimizar la perdidas en mi negocio; ahorita tengo pequeños problemas en los cuadre de caja pero allí voy mejorando, en fin le escribo para agradecerle y para pedirle que debo seguir para continuar mejorando en cuanto al crecimiento de mi negocio… Gracias

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    1. Nelson Chacon

      Hola Domingo, me encanta que las cosas marchen mejor. Todos o casi todos los artículos de los 98 que he publicado hasta la fecha en este blog pueden serte de utilidad. Un abrazo.

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  2. Jair Carrion

    hola trabajo como cajero y tengo fallas constantes de cajas ultimamente quisera que me ayudara con unos tips para mejorar ya que hago bien mi trabajo y este es uno de mis mayores defectos quiesiera mejorar

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Jair, no especificas que tipo de fallas tienes, sin embargo en mi experiencia he visto que las principales causas de descuadre en cajas se debe a factores como exceso de confianza, desconcentración, actividades mecánicas repetitivas las cuales haces en piloto automático (debes evitar eso) y alternar con otras personas lo que hace que te distraigas. Un abrazo.

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  3. maria

    Hola buenos días soy María trabajo como cajera y últimamente suelo descuadrarme mucho quisiera q dieras unos tíos para mejorar eso Gracias

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola María, en mi experiencia he visto que las principales causas de descuadre en cajas se debe a factores como exceso de confianza, desconcentración, actividades mecánicas repetitivas las cuales haces en piloto automático (debes evitar eso) y alternar con otras personas lo que hace que te distraigas. Muy seguramente te habrás dado cuenta que cuando estabas aprendiendo a manejar la caja, tus descuadres eran muy pocos o ninguno, es como cuando estás aprendiendo a manejar un coche, estás muy concentrada, pendiente de todo, hasta que ya coges confianza y empiezan los problemas.

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  4. Pingback: ¿Cómo hago un Cuadre de Caja o Arqueo? – Gerencia Retail

  5. German Chaparro

    Buenas noches mi nombre es Germán y trabajo como cajero la razón por la cual le escribo es que no soy el único que maneja la caja, somos 3 personas que manejamos la caja y existen descuadres ya que no son constantemente quisiera saber unos tips para que esto no siga ocurriendo.

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  6. Cedeño

    Buenas tardes, si me llegara a faltar $1.00 DO a la hora de mi cuadre, y se cual fue la empresa que me dejo de dar ese peso, debo llamar para que me lo regresen ?

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  7. Fernando

    Desde que empecé he batallado con las diferencias, soy de un banco y los faltantes son grandes, necesito un consejo definitivo 🙁

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Fernando, al final todo se trata de un 100% de concentración en todas las transacciones que se realicen, en cualquier tipo de operación, te cuento algo en todos los años en que tuve la oportunidad de manejar cajas. nunca, absolutamente nunca, tuve un descuadre. Cuando alguien se pone a revisar las causas de las diferencias se encuentran con casos que siempre están ligados a la falta de concentración, a la distracción, al olvido y cosas parecidas.

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  8. carlos arrieta

    buenas noches, soy cajero de un hipermercado, en la ultima semana me han dado durante tres dias seguidos sobrantes exactos de 100 US exactos en cada uno de los dias, es posible que desde central manipulen miis ingresos y egresos de caja para que ocurra esto?? el sistema que uso es de cobro e imputación de pago a caja. tengo motivos para pensar en una manipulación, pero esta es posible¡??? gracias por su tiempo y respuesta.

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Carlos desconozco si el sistema implantado en tu empresa lo permita, pero más que eso, la pregunta sería porqué razón lo harían? Cuál es su propósito? Y si hubiese alguna mala intención, porqué sobrantes y no faltantes que es mucho peor?

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  9. Miriam

    Hola soy trabajadora de un negocio de hosteleria somos 4 trabajadores y cada dia sobra dinero en la caja y aveces falta pero no falta tanto que como sobra .(pej:aveces faltan 3 euris pero hay dias que sobran 10 o 26 o 15 …puede ser que alguien se lleve dinero de ella?

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    1. Nelson Chacón Autor

      Hola Miriam, los sobrantes de dinero normalmente son producto de que en algún descuido, se recibe el importe de la factura o compra y no lo registran. La principal causa de los descuadres es falta de concentración en lo que se está haciendo, cualquier descuido, cualquier distracción, puede generar un faltante o un sobrante. El robo es otro actor importante, pero normalmente la persona que quiere hacerlo, cuadra la caja para que no se note el faltante.

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