Manual para Montar tú Negocio – Superguía

por | 15 Febrero, 2018

 

¿Has estado pensando en emprender?

¿En presentar un plan de negocio para que un fondo de emprendimiento te apoye?

¿En independizarte y no tener que trabajar para alguien más sino solo para ti?

¿Te surgen ideas de negocios que podrías desarrollar pero no lo haces por que no te atreves por diferentes motivos?

¿Por dinero, por tiempo, por desconocimiento, por miedo a fracasar?

Pues te cuento que he decidido comenzar a escribir esta SUPERGUÍA, especial para que tú dejes de trabajar por cuenta ajena y empieces paso a paso a darle forma a tus pensamientos e ideas y te lances al ruedo.

La primera parte de este manual lo voy a dedicar al QUÉ; desde el surgimiento de LA IDEA DE NEGOCIO hasta cómo darle forma para llevarla al siguiente paso.

Pero antes del QUÉ hay una serie de deseos en tu cabeza que empiezan con la palabra QUIERO y que reflejan tus ganas de hacer algo distinto:

  • Quiero independizarme
  • Quiero tener un negocio familiar
  • Quiero trabajar solo para mi
  • Quiero disponer de mi tiempo a mi antojo
  • Quiero no tener que rendirle cuentas a nadie
  • Quiero tener libertad financiera
  • Quiero irme de vacaciones cuando yo quiera

Ese deseo o deseos te dan vueltas en tu cabeza y es cuando surgen las preguntas de los QUÉ:

  • ¿Qué hago?
  • ¿Qué será bueno?
  • ¿Qué se hacer?
  • ¿En Qué tengo experiencia?
  • ¿Qué negocio puede suplir en ganancias lo que hoy me gano en salario?
  • ¿Qué no está tan competido y que pueda ser rentable?
  • ¿Qué no hay en el mercado que pueda ser diferenciador?
  • ¿En Qué se puede innovar?

Y dentro de todo ese bombardeo de preguntas en la mente, nace una que ya no puede obviarse y que hace muchos años atrás no teníamos que hacérnosla:

¿Un negocio offline u online? ¿Físico o Virtual? O la mejor: ¿Ambos?

Dale click aquí si quieres saber un poco más sobre esto.

La respuesta a todos esos QUÉ solo la podrás encontrar tú…

Pero espérate!!!

No te desanimes, yo puedo guiarte a través de este Manual para Emprender.

La respuesta al QUÉ es la IDEA!!! Así que podemos empezar por hacer una lluvia de ideas (Brainstorming), ir tomando nota de todo lo que se te ocurra que pueda ser un buen negocio, solo empieza a hacerlo y las ideas irán brotando fruto de todo lo que tú cerebro capta en su diario vivir, de la simple observación.

Puedes comenzar a pensar en QUÉ necesidad es importante cubrir para las personas o empresas, QUÉ necesidades nuevas van surgiendo en el mercado, identificar nichos con buena demanda, analizar de todas esas demandas dónde hay insatisfacción, en QUÉ puedes ser diferente innovando o copiando y mejorando.

Por ejemplo, ¿QUÉ comportamiento ha cambiado en las personas últimamente a raíz del desarrollo de nuevas tecnologías, sistemas, aplicaciones, etc.?

Te voy a regalar una IDEA que por ahora muy pocos negocios están aplicando pero que le veo un gran potencial debido a su gran penetración en la sociedad. Como ya sabrás, la líneas fijas de teléfonos han venido desapareciendo de los hogares y han venido siendo reemplazadas por los celulares y a medida que los precios de las llamadas bajaban y cubrían a todos los operadores más líneas fijas desaparecían y más líneas móviles se contrataban.

¿Pero qué pasó a la par de esta proliferación de Smartphones? Comenzaron a aparecer las aplicaciones para móviles, que buscaban facilitar la vida de los usuarios, cubriendo necesidades que antes se hacían de otra manera.

Y llegó el “whatsapp”!!!

Y comenzaste a ver cómo las llamadas comenzaron a ser rápidamente sustituidas por esta forma de comunicación, por mensajes de texto, por mensajes de voz. Súbete a un medio de transporte masivo, entra a un restaurante, échale un ojo a que hace la gente sentados en un parque, la gran mayoría de ellos están interactuando con su móvil y más del 90% están usando el whatsapp.

Ahora, ¿has visto cuántos negocios han aprovechado esta nueva modalidad?, ¿Muy pocos verdad?

  • ¿Qué tal que ahora puedas pedir a tu droguería favorita un medicamento por whatsapp y te lo lleven a domicilio?
  • Hacer un pedido de materiales para el diseño de tu maqueta para la universidad.
  • El pan, la leche, el queso para el desayuno de mañana.
  • Tú comida favorita a tu restaurante favorito.
  • Ordenar a la lavandería que pasen esta noche a recoger las prendas para lavado y planchado.
  • La reparación de un electrodoméstico
  • Se acabó el hielo en medio de la fiesta.
  • Miles de necesidades más!!!

La facilidad de esta forma de comunicación le debe permitir a tu negocio tener una base de datos donde ya no sea necesario pedir los datos del domicilio para hacer la entrega y luego aprovechar esta información para ofrecer los nuevos productos o servicios a tus clientes, segmentándolos por gustos y haciendo campañas en alianza con tus proveedores.

Imagina que tienes toda ese base de datos digitalizada en tu computador, y le has  agregado a ella todo lo que piden a domicilio, así que puedes filtrar por ejemplo todos los clientes que te piden “Leche Deslactosada La Mejor” y hablar con tu proveedor para ofrecerles una buena oferta con ese producto para incrementar su promedio de compra o hablar con el proveedor de la leche de otra marca para darles un obsequio si compras la de ellos.

Sigue generando los QUÉ a través de esta detección de nuevas tendencias o nuevas necesidades, por ejemplo, ¿has visto cómo a raíz de los problemas de movilidad más y más gente adquiere motos para transportarse? Pregúntate QUÉ necesidades es necesario cubrir para este nuevo grupo de personas: Accesorios, Cascos, Lujos, Seguridad, Mantenimiento, Repuestos, etc.

Y todavía puedes profundizar más para especializarte en ese nicho y ver cómo son cada día más las mujeres que se atreven a motorizarse y ofrecerles algo femenino para ese mercado que antes era solo de hombres.

Te la dejo ahí!!!

Luego de toda esa lluvia de ideas que has anotado en tu libreta de apuntes o en tu ordenador, comienza a buscar una afinidad con ellas, con qué te identificas y te sientes a gusto, en qué tienes experiencia, a quiénes conoces que puedan brindarte apoyo referente al tema y comienza a descartar, al final debes quedarte con una sola, enfocado en solo esa idea de negocio para comenzar a madurarla…

Ha llegado el momento de hablar de la segunda palabra clave después del QUÉ y esa palabra es el CÓMO.

Y es aquí donde te comienzan a asaltar una gran cantidad de dudas e inquietudes:

  • ¿Cómo conviertes esa idea en algo sólido?
  • ¿Cómo debe ser este negocio?
  • ¿Cómo constituyes la empresa?
  • ¿Cómo la vas a financiar?
  • ¿Cómo lo vas a llamar?

Aquí muchos pensarán que lo más conveniente es realizar tu plan de negocios, pero como no pienso complicarte la vida, el plan de negocios es esencial e insustituible si y solo si necesitas un inversor o un patrocinador de tu proyecto.

Así que por el momento olvidémonos de esto (guías para realizar Planes de Negocios encuentras muchas en Internet) y centrémonos en lo esencial y básico para ir dándole forma a tu idea, aquella qué en el ejercicio recomendado anteriormente fue la ganadora.

Esa idea entonces lleva inmersa una serie de variables que debemos comenzar a validar para de una vez determinar la viabilidad de tu negocio, para esto, debes de dar respuesta a estas preguntas:

(Muchas de estas preguntas están enlazadas a un link que te enseñará a resolverlas de una manera práctica y didáctica)

Debes encontrar las respuestas correctas a todos los interrogantes que te surjan para después ir plasmando en el papel los distintos escenarios (pesimista, conservador y optimista) para determinar la viabilidad financiera de la empresa, yo siempre planteo el más ácido posible, ese me da la tranquilidad de que si un escenario pesimista es capaz de lograr mínimo el punto de equilibrio entonces el riesgo a correr no es preocupante y más bien me da tranquilidad.

Tratemos entonces, sin conocer cuál es tu idea de negocio, de resolver algunas de las inquietudes planteadas al principio.

Comencemos a eliminar algunas inquietudes que de manera práctica tú tendrás que definir de acuerdo con tus posibilidades y opciones a la mano, por ejemplo:

  • Constitución de la Empresa: Dependiendo el país donde residas, existe un ente encargado de brindar la información necesaria para que constituyas tu empresa con todas las de la ley, todo lo puedes encontrar en internet, Mr. Google te ayudará. Aquí mismo puedes consultar si es necesario algunos otros tramites como licencias o permisos para el funcionamiento del negocio.
  • Financiamiento: Lo ideal sería contar con tus propios recursos, de lo contrario tendrías que buscar un socio, un préstamo, un patrocinio, un capital semilla, etc.
  • Tipo de Negocio: Partiendo de tu idea deberás definir si lo que vas a comercializar se presta para venderlo en una tienda física, una virtual o ambas. Hoy la gran mayoría de empresas offline están incursionando en el mercado online, pero no todas las tiendas virtuales pueden incursionar en el terreno físico.
  • Mobiliario: Si es Online, pues no necesitas invertir en adecuaciones de un local, pero si es físico, debes analizar tus necesidades de acuerdo al tamaño, orientación del negocio, tipo de productos, etc.
  • Producto: Al tener tu idea clara del negocio que quieres, debes entonces definir exactamente los productos y comenzar contactar a productores o comercializadores para negociar con ellos las condiciones en las cuales los adquirirás.
  • Tecnología: Qué software necesitarás para el manejo de la información, registros, contabilidad y los equipos necesarios para esto como Registradoras (POS), servidor, computador, etc.
  • Personal: Cuantas personas y en que cargos necesitarás (Contador, Cajero, Servicio al Cliente, Vendedor, etc.)

El tema es tan largo o tan corto como ambicioso sea tu proyecto y para poder ser más precisos en la información necesitaríamos trabajar con ideas definidas y no tan genéricas como las que trato de explicar aquí.

Pero no obstante, espero que toda esta información te sea de mucha ayuda y como punto de partida para ir dándole forma a tu emprendimiento.

Ahora, vamos a intentar entender un poco cómo tomar las decisiones que tienen que ver con el DÓNDE.

Este punto es bastante importante y tiene que ver con las respuestas adecuadas a una serie de preguntas como estas:

  1. ¿Dónde ubico mi negocio?
    1. Si es físico, ¿en qué local, en que barrio, en que ciudad, en un centro comercial, en la calle?
    2. Si es virtual, ¿en qué plataforma, que si gratuita, que si paga, donde la alojo?
  2. ¿Dónde están mis competidores?
  3. ¿Dónde están mis clientes?

¿Qué es lo que hace normalmente la mayoría de personas que quieren montar un negocio pequeño?

Muchos consultan por Internet los locales disponibles en arriendo, otros salen por los sectores donde quisieran montarlo a mirar a ver si hay locales disponibles, otros investigan en los nuevos centros comerciales (si tienen mayor capacidad para invertir), etc.

Muy pocos,  muy escasos, se toman el trabajo de hacer un estudio de mercado para determinar si el sitio escogido o el deseado, cumple con las características exigidas para el buen desarrollo de la actividad que va a cumplir el nuevo negocio.

Así que toman decisiones erradas, terminan comprometiéndose con un contrato de arrendamiento por un año, hacen la inversión y a los pocos meses se dan cuenta que el negocio está mal ubicado, terminan disolviendo el contrato y asumiendo la multa por esta cancelación o en el peor de los casos han comprado el local y pueden terminar vendiéndolo aun perdiendo dinero.

Si quieres saber cómo hacer un estudio de mercado incluso por ti mismo para que no tengas que contratar a alguien, lee el siguiente artículo de mi blog:

“ESTUDIO DE MERCADO”

Algunas características que debes analizar y tener presente a la hora de determinar la ubicación y el montaje de tu negocio si tu decisión es que sea offline, serían:

  1. ¿La población de los alrededores es del target de clientes que necesita mi tienda?
  2. ¿Su nivel de ingresos es el adecuado para el tipo de productos que voy a ofrecer?
  3. ¿Mis competidores muestran un buen comportamiento en afluencia de consumidores?
  4. ¿Los precios de la competencia son competitivos? ¿Es rentable manejar precios similares?
  5. ¿El nivel de servicio de mis competidores es bueno?
  6. ¿El surtido es atractivo?
  7. ¿En qué puedo diferenciarme de ellos para que los consumidores me prefieran?
  8. ¿El local tiene las dimensiones adecuadas para lo que quiero montar?
  9. ¿El local es de fácil acceso y de buena visibilidad?
  10. ¿Su precio (arriendo o compra) es aceptable para la inversión presupuestada?
  11. ¿La zona tiene buen tráfico de personas, vehículos, transporte público?
  12. ¿Si el local está en un centro comercial, este tiene buenas anclas? (Supermercados, Salas de Cine, Plazoleta de Comidas, Tienda por Departamentos)

Si el negocio es Online o Virtual, las características básicas a considerar serían:

  1. Definir un nombre y adquirir un dominio que identifique tu tienda
  2. Selecciona una empresa de hosting para alojar tu pagina
  3. Escoge un CMS (Sistema Gestor de Contenidos)
  4. Definir los medios por los cuales los clientes harán sus pagos
  5. Añadir un blog para atraer tráfico y difundir a través de redes sociales
  6. Montar una buena vitrina (catálogo de productos) con muy buenas fotografías
  7. Diseñar un buen sistema de entrega de pedidos
  8. Y crear un canal de comunicación permanente con los clientes.

Pues te cuento que hemos llegado a una de mis partes favoritas y tiene que ver con todos los cálculos que te van a permitir cuantificar tu negocio y determinar si es viable o no, o si necesitas hacer algunos ajustes a tu presupuesto.

Por lo tanto estamos hablando del CUÁNTO y estas son algunas de las preguntas que debemos resolver para tener mayor claridad.

  1. ¿Cuánto quieres vender?
  2. ¿Cuánto serán tus costos?
  3. ¿Cuánto será tu margen bruto?
  4. ¿Cuánto serán tus gastos?
  5. ¿Cuánto será tu ganancia?
  6. ¿Cuánto personal debes tener?
  7. ¿Cuánto debe costar tu inventario?

Aquí voy a enseñarte a construir el escenario donde puedas plantear tus expectativas y tus cálculos, y determinar dicha viabilidad.

Si leíste e hiciste el ejercicio de contestar todas las preguntas de las primeras tres preguntas (Qué, Cómo y Dónde) de esta guía, ya debes tener mucha claridad de lo que quieres hacer, así que arranquemos…

La mejor manera de darme a entender, es hacer un ejercicio o un ejemplo de algún negocio que por sus características nos resulte fácil hacer todos los cálculos.

Ahora, para esto es muy importante manejar bien el Excel (hoja de cálculo), no necesariamente el avanzado pero si lo básico.

El ejercicio consiste entonces en el montaje de una distribuidora de medicamentos, la cual trabajará de la mano de un laboratorio que posee un catálogo de productos muy atractivo para el sector farmacéutico.

Entonces, vuelvo y repito, si hemos hecho los ejercicios propuestos anteriormente en esta guía, podríamos decir que tenemos más o menos claro lo siguiente (basados en nuestro ejemplo):

  • Portafolio de medicamentos a ofrecer, lo debes escoger basado en todo el catalogo propuesto por el laboratorio.
  • Negociación de los precios de costo con el laboratorio, debes conocer todos los descuentos que puedes obtener de tu proveedor.
  • Ya se definieron los precios de venta de los productos, hacer el cálculo basado en la observación y chequeos de precios de tus competidores y sus clientes.
  • Con el punto 2 y 3 debes calcular cuánto es tu margen bruto.
  • Has concretado los clientes potenciales (Farmacias) que se estarán atendiendo.
  • Se ha definido el sitio de las oficinas y bodega de la distribuidora si vas a necesitarlo.
  • Se ha cotizado todo lo necesario para el montaje del negocio. (Equipos, Software, Muebles, Papelería, etc.)
  • Se han definido los puestos y oficios a contratar.

Vamos a resolver entonces las preguntas planteadas al principio de este post:

  1. Presupuesto o Proyección de Ventas: Vas a tomar una hoja de Excel donde vamos a proyectar las ventas del primer mes (luego haremos lo mismo para los siguientes meses), en las columnas colocarás los clientes que piensas atender y en las filas los productos, luego en las intersecciones colocarás el número de unidades a venderles a cada uno de tus clientes. Algo así:

Cuadro 1

Luego agregarás una columna con el precio de venta de los ítems y totalizarás tanto el valor de ventas como el de unidades, así:

Cuadro 2

Repetirás esto para todos los meses del año tal como te dije y totalizarás así las ventas mensuales y la anual esperada.

  1. Cálculo de los Costos de la Mercancía Vendida: Para calcular cuánto te costará la mercancía que has proyectado vender, vas a tomar el mismo cuadro anterior y solo cambiarás la columna de “Precio de Venta” por “Precio de Costo” donde para cada ítem colocarás el valor que te costó cada uno.

Cuadro 3

  1. Cálculo del Margen Bruto: Para esta operación ya tenemos todo hecho, solo debes hacer un cuadro de Excel donde tomes las ventas proyectadas y le restes el costo calculado en el segundo punto, esa diferencia será tu utilidad bruta la cual dividirás por la venta y te dará el margen bruto. 

Cuadro 4

  1. Proyección de tus Gastos: Para este caso vamos a sumar todos los egresos que generes por tu operación, eso quiere decir:
  • Arriendo, Renta, Leasing Local, Valor Administración.
  • Servicios Públicos (Agua, Energía, Gas, Teléfonos, Internet)
  • Gastos de Personal (Salario, Parafiscales)
  • Suministros (Papelería, Cafetería)
  • Mantenimiento
  • Publicidad
  • Otros

Vamos entonces a estimar que la suma de todos tus gastos de operación suman $3.980 en este mes del ejemplo, debes hacer lo mismo para el resto de meses del año, el valor puede ser igual si proyectas que no va a haber ningún gasto diferente en cualquier momento del año.

  1. ¿Cuánto será tu ganancia de acuerdo con las proyecciones de ventas?: Ya tenemos todos los datos para sacar este resultado, es muy sencillo, tu ganancia o Utilidad Operativa es igual a tus ventas menos tus costos menos tus gastos. Cuadro 5
  2. Personal a contratar: Aquí debes revisar que operaciones necesitas realizar y quien las debe ejecutar, así que has una lista de funciones y determina cuantas puede realizar una persona para determinar cargos y cantidad de empleados. Claro que este no es el orden ya que para poder determinar los gastos que vimos en el punto cuatro (4) debiste haber hecho esto primero.

Para el ejemplo de este ejercicio, vamos a necesitar:

  • Un vendedor para visitar todos los clientes
  • Un encargado del almacén (deposito) para que aliste pedidos, despache y reciba mercancía.
  • Una persona encargada de la contabilidad, de la facturación, pagos y toma de pedidos.
  • Un administrador para que coordine todas las tareas y sea el responsable de hacer los pedidos al proveedor, negociar descuentos, ofertas, etc.

Luego de esto, debes asignar el salario para cada cargo de acuerdo con su responsabilidad, el punto  de partida para esto, es el Salario Mínimo Legal de tu país. Para el caso del vendedor debes ponerle un básico y unas comisiones por cumplimiento del presupuesto en ventas.

  1. ¿Qué volumen de inventario debes tener?: El nivel de inventario debe ser acorde a las ventas presupuestadas, ni tan poco que te genere agotados ni tanto que te genere excesos, otra variable para determinar esto, es el tiempo de despacho de tu proveedor para que logres pedir a tiempo, antes de que se agote tu mercancía.

Vamos a hablar ahora de algo que muchas veces no es considerado como una variable importante o determinante a la hora de planear el montaje de una tienda o negocio, vamos a hablar del CUÁNDO.

La gran mayoría de personas, como comentaba antes, sale a buscar un local para montar su negocio y si lo llega a encontrar con las características que cree que son las ideales, hace papeles con el propietario o empresa inmobiliaria y procede a adecuarlo y abrirlo en el menor tiempo posible, ya que su idea es comenzar lo antes posible a generar ingresos, y no digo que esto no sea importante, y más cuando ya los gastos han comenzado a correr, pero existe un momento oportuno para hacerlo, así no le des la importancia adecuada.

¿Te has fijado por ejemplo en las fechas de apertura o inauguración de las tiendas de las grandes cadenas? Siempre tienen una razón de ser, normalmente ligadas a los calendarios comerciales o fechas especiales del año. Y así no hayan fechas transcendentales en un periodo determinado, podrás ver que ninguna abre por primera vez sus puertas un domingo por ejemplo o en plena celebración de los carnavales de Barranquilla a menos que sea un sitio de rumba o algo parecido.

Todas ellas tienen alguna razón especifica del porqué definieron esa fecha para su apertura, semanas antes de la navidad, semanas antes del inicio de las vacaciones, o antes del inicio de unas festividades emblemáticas de la ciudad, todo esto ligado a su objeto social.

Es así como una papelería encontrará su potencial asociado al inicio de la temporada estudiantil o regreso de vacaciones, una tienda de disfraces para las fechas de halloween, pero hay otros negocios que podría ser muy difícil ligarlos a este tipo de fechas y que por lo tanto daría igual cuando abrirlos, mucho ojo con esto.

Si por ejemplo estás en un país que tiene las cuatro estaciones del año, como España por ejemplo, y decides abrir una heladería en pleno invierno o una boutique en pleno verano cuando todos se van de vacaciones y queda la ciudad vacía.

Quiero con esto hacerte caer en cuenta que la fecha de apertura es un factor importante y determinante para el éxito de tu negocio. Hace algunos meses publiqué algo relacionado con el calendario de festividades patrias y fiestas santas de Colombia para que sirviera de guía para la elaboración del calendario comercial de una tienda, quizás también te sirva para determinar una fecha de apertura.

Calendario Comercial

Bueno amigos, después de estos consejos espero que ya sean pocas las dudas que te queden para poner en marcha tu idea de negocio, así que manos a la obra y espero que me invites a la inauguración, quien sabe si requieras de mi ayuda la cual con todo gusto te brindaré.

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