¿Cómo Calcular las Cesantías en Colombia?

La Liquidación de las Cesantías es una tarea muy importante tanto para el empleador como para el empleado. Aprender a hacer el cálculo exacto de esta prestación salarial evitará una serie de inconvenientes legales que es mejor prevenir.

¿Qué son las Cesantías?

Las Cesantías son una prestación social a la cuál tienen derecho los trabajadores y que están a cargo de su empleador. Esta prestación equivale a un salario por cada año trabajado o su proporción si el tiempo es menor.

¿Cuál es el objetivo de las Cesantías?

El objetivo de esta prestación, cuando fue creada, fue la de brindar un soporte económico al trabajador en caso de quedar desempleado. En ese instante la persona puede solicitar al Fondo de Cesantías su desembolso solo con presentar la carta de autorización de su anterior empleador.

Sin embargo, existen otras opciones de retiro estando aún empleado con previa autorización de la empresa y visto bueno del Fondo. Estas son:

• Compra de Vivienda
• Construcción de Vivienda
• Remodelación de Vivienda
• Educación del Empleado, su Cónyuge o sus hijos.

¿Cómo están protegidas las Cesantías?

Las Cesantías por su carácter protegido por la ley tienen las siguientes restricciones:

• No se pueden embargar por ningún tipo de entidad o persona.
• Son de carácter irrenunciable, por lo tanto no te pueden obligar a renunciar a ellas.
• No son endosables, no las puedes ceder, son personales e intransferibles.

Provisión Contable de las Cesantías

Toda empresa o persona contratante debe realizar la provisión mensual de las Cesantías correspondiente a una doceava parte del salario del trabajador, esta provisión se debe liquidar cada que se le realice un pago al empleado ya sea semanal, quincenal o mensual en su proporción equivalente. La provisión mensual debe ser del 8,33% (100% / 12) la cual se ajusta y se causa al hacer la liquidación correspondiente a fin de año o por retiro del trabajador.

¿Qué son Cesantías Retroactivas?

Las Cesantías Retroactivas son aquellas a las que tienen derecho todos aquellos empleados del sector privado contratados antes del primero de enero del año 1991 y que no se cambiaron al nuevo régimen, a los trabajadores del sector público vinculados antes del 30 de diciembre de 1996 y a los del sector salud vinculados antes del año 1993.

Condiciones para el Pago de las Cesantías

Las siguientes son las condiciones que debe cumplir el empleador o la empresa contratante para el pago de las Cesantías.

1. Las Cesantías se causan el 31 de diciembre de cada año.
2. La fecha limite para el depósito de las Cesantías en el Fondo para no incurrir en sanciones es el día 14 de febrero del siguiente año.
3. La sanción por incumplimiento del depósito en la fecha equivale a un día de salario por cada día de retraso.
4. Si el empleado se retira o es retirado antes del 31 de diciembre se le deben pagar directamente a él junto con su liquidación.
5. Si gana el Salario Integral o más, las Cesantías van liquidadas junto con su salario y no van al Fondo de Cesantías.
6. Al pasar de tener un salario normal a un salario integral se le deben liquidar las Cesantías y pagárselas directamente a él.
7. El salario base para la liquidación es el último salario del año siempre y cuando no haya variado en los último tres meses.
8. Si hubo variación del salario en los últimos tres meses, se debe calcular el salario promedio de los últimos doce meses.
9. Forma parte de la base de liquidación los siguientes conceptos:
   • Salario
   • Comisiones
   • Auxilio de Transporte
   • Horas Extras
   • Recargos Nocturnos
   • Recargos Dominicales y Festivos

Cálculo de las Cesantías Retroactivas

La fórmula para el cálculo de las Cesantías Retroactivas es:

Valor Cesantías = Último Salario Base * Tiempo de Servicio

En la hoja de excel que puedes descargar en el link adjunto a este post (al final) puedes colocar la fecha inicial del contrato de trabajo y la fecha final para la liquidación, la cual debe ser el 31 de diciembre o en caso de desvinculación la fecha de esta misma. Así de esta manera obtener el número de días trabajados con base en meses de 30 días y año de 360 días.

Cálculo de Cesantías

Aunque en la hoja de excel descargable puedes realizar fácilmente el cálculo correspondiente del valor de las Cesantías, vale la pena, para un mayor entendimiento del proceso plantear aquí algunos escenarios y explicar su respectivo cálculo.

Para todos estos cálculos aplicaremos la misma fórmula la cual es:

Cesantías = Salario Base / 360 * # días trabajados

Caso 1: Cesantías por un año trabajado

El Salario base de liquidación es el salario mínimo correspondiente a $828.116 más el Auxilio de Transporte por un valor de $97.032 para un total de $ 925.148, por lo tanto aplicamos la fórmula así:

Cesantías = 925.148 / 360 * 360

Cesantías = $925.148

Caso 2: Cesantías por meses completos laborados

Para este caso tomamos el mismo salario base del caso anterior y lo aplicaremos para liquidar las Cesantías para una persona que laboró 8 meses con la compañía, por lo tanto procedemos a calcular así:

Días Trabajados = 8 meses * 30 días

Días Trabajados = 240 días

Cesantías = 925.148 / 360 * 240

Cesantías = $616.765

Caso 3: Cesantías por días trabajados

Tomamos para este caso un salario base de liquidación de $3.500.000 y un periodo a liquidar de 123 días, para lo cual aplicamos la fórmula así:

Cesantías = 3.500.000 / 360 * 123

Cesantías = $1.195.833

Descarga Plantilla en Excel

Bueno amigos, hemos llegado al final de este sustancioso tema y solo me falta invitarlos a darle click al siguiente enlace para que descarguen la plantilla de excel donde pueden calcular las Cesantías.