¿Cómo Calculo la Cantidad de Unidades de un Pedido de Mercancía?

El Cálculo de un pedido de mercancía está sujeto a diversos factores, donde cada uno de los cuales juega un papel importante en la determinación de las cantidades a pedir de cada producto.

Este artículo pretende guiarte en ese cálculo para que no vayas a generar excesos de mercancía que afecten tus finanzas o agotados de mercancía, que afecten tu servicio al cliente y por ende a tus ventas.

Indicadores de Gestión

Factores que Determinan las Cantidades de un Pedido de Mercancía

Existen varios parámetros que se deben considerar para el cálculo de un pedido o sugerido de mercancía, ya sea automático (para alimentar el software) o manual para validar por parte de una persona encargada para ello.

Los más importantes son los siguientes:

Existencias Físicas

Este parámetro es la base sobre la cual se debe empezar a calcular la necesidad de mercancía, ya que lógicamente si hay producto que supere la demanda pues para que hacer pedido.

Es el factor determinante para disparar el “testigo” del punto de reorden. Así que es supremamente importante una alta confiabilidad de los inventarios para que el sistema de cálculo sea muy ajustado a la realidad.

Pedidos en Tránsito

Debemos tener presente los pedidos que estén pendientes por llegar o por legalizar su entrada, ya que infieren sobre las existencias, el no tenerlos presentes puede generar un volumen indeseado de mercancía que afecte tu rentabilidad.

Esta situación es común cuando los tiempos de tránsito o de entrega son superiores a la frecuencia de pedido.

Demanda Promedio

La demanda es quizás el factor más importante para determinar la cantidad de mercancía a pedir, ya que esta se trata de las cantidades que en promedio se venden de un producto en un tiempo determinado.

Para aprender más sobre ella puedes acceder al siguiente enlace: ¿Cómo Calculo la Demanda de un Producto?

Stock de Seguridad

Este es otro factor esencial, porqué mantenerlo en los niveles de inventarios definidos permitirá garantizar las existencias si se presentan inconvenientes o incumplimientos con los pedidos del proveedor.

Sobre este tema también tengo un artículo que puede ayudarte a una mayor claridad aquí: ¿Cómo Calculo el Stock de Seguridad?

Unidad de Empaque o Embalaje

La unidad de empaque o embalaje es un factor determinante en las cantidades a montar de pedido ya que si el cálculo arroja una cifra de unidades estas deberán ser aproximadas a la Unidad de Empaque superior.

Por ejemplo: Si el cálculo sugerido nos da 56 unidades y la unidad de empaque es caja por 24 unidades deberemos pedir 3 cajas (72 unidades) ya que si pedimos 2 cajas (48 unidades) corremos el riesgo de generar un agotado de mercancía.

Frecuencia de Pedido

Este es otro factor importante ya que entre más frecuentes sean los pedidos, menores serán las cantidades a pedir, es muy lógico pero vale la pena aclararlo, no es lo mismo hacer un pedido para alguien que te despacha cada semana que para alguien que te despacha todos los días.

Mira el siguiente enlace para ampliar este tema: ¿Qué es la Frecuencia de Pedidos?

Tiempos de Entrega

Empecemos diciendo que tu puedes pedir todos los días, pero si esta mercancía viene de otra ciudad y demora por ejemplo una semana en llegar, lo más seguro es que se te acumulen muchos pedidos pendientes por llegar o pedidos en tránsito como lo vimos unos cuantos párrafos aquí arriba.

Así que es bueno contemplar este parámetro a la hora de ir a calcular el pedido de mercancía.

Tiempos de Tránsito

El tiempo de tránsito forma parte del tiempo de entrega al igual que los tiempos de producción, pero aquí lo separé por algo muy importante y es cuándo este tiempo es superior al tiempo de alistamiento de la mercancía para enviártela, como puede suceder cuándo viene de otra ciudad o incluso de otro país.

Este tiempo de tránsito es susceptible de alguna variación dependiendo el modo de transporte, el cual se podría acortar si por algún motivo se cambia de terrestre a aéreo. Incurriendo en un mayor gasto de transporte pero evitando por ejemplo una ruptura muy sensible de inventarios.

Nivel de Servicio

El nivel de servicio es el porcentaje de confiabilidad que podemos tener de que el proveedor nos despache los pedidos completos y a tiempo, este porcentaje incide en el cálculo de las cantidades a solicitar ya que es un factor determinante en un cálculo más complejo de los stocks de seguridad. (El cual se lo dejamos a los expertos en programación para el software de resurtido de las grandes y medianas superficies del Retail)

Metros Lineales de Exhibición

La capacidad de almacenamiento de los lineales de mercancía es un factor importante ya que es necesario que la mercancía disponible llene los espacios asignados (¿Sabes qué es el Facing?) de acuerdo a la participación en ventas de los productos. ¿Sabes calcular la participación en ventas de un producto?

Puntos Adicionales de Exhibición

Estas asignaciones de espacios adicionales están sujetos a negociaciones con los proveedores por lo cual el negocio puede recibir unos ingresos adicionales por el alquiler de estos (topes de góndolas, mini-góndolas, chimeneas, barrigas, etc.) y para lo cual es necesario pedir productos por encima de la demanda promedio.

Cálculo Básico del Pedido de Mercancía

Pequeños Negocios

Los pequeños negocios como por ejemplo Papelerías, Miscelaneas, Tiendas y Supermercados de barrio, Ferreterías, etc. están habituados a hacer sus pedidos de forma manual y con un cálculo acondicionado por el empaque o subempaque de los productos como por ejemplo, un paquete de 6 unidades, una bandeja de 30 latas, una caja de 24 unidades, etc. versus las cantidades disponibles y la frecuencia de visita por parte del proveedor para tomar el pedido.

Ejemplo: Si el proveedor te visita una vez a la semana, la unidad de empaque de unos de sus productos es caja por 12 unidades, la demanda promedio diaria es de 6 unidades (42 semanales) y tienes 12 unidades en existencia (2 días de ventas) con un tiempo de entrega de un día y un máximo de 3 días, aunque siendo un negocio pequeño normalmente se hace bajo un cálculo mental el pedido lo podrías calcular bajo la siguiente fórmula:

Pedido = (Demanda Promedio Diaria * Frecuencia de Pedido en días) – Existencias + Stock de Seguridad

Recordemos, de uno de mis artículos, que la fórmula para calcular el Stock de Seguridad es:

Stock de Seguridad = (TME – TE) * DPD

Donde TE es igual a Tiempo de Entrega (en días), TME es igual Tiempo Máximo de Entrega (en días) y DPD es Demanda Promedio Diaria (Unidades que se venden en promedio diariamente)

Así que procedamos calculando primero el Stock de Seguridad:

SS = (3 días – 1 día) * 6 unidades

SS = 2 días x 6 unidades

SS = 12 unidades

Ahora si, procedamos con el cálculo del pedido:

Pedido = (Demanda Promedio Diaria * Frecuencia de Pedido en días) – Existencias + Stock de Seguridad

Pedido = (6 unidades * 7 días) – 12 unidades + 12 unidades

Pedido = 42 unidades – 12 unidades + 12 unidades

Pedido = 42 Unidades

Si recordamos, la unidad de empaque es de 12 unidades, así que 42 / 12 = 3,5 cajas lo que debemos aproximar a 4 cajas (48 unidades)

Grandes y Medianas Superficies

Este es un poco más sencillo por lo complejo (¿Cómo así?), al tener un grado más alto de complejidad los pedidos normalmente son manejados por un software alimentado por todos los factores que vimos al principio de este post y que generalmente arrojan un sugerido (teniendo en cuenta muchos más factores que los del ejemplo anterior) el cual automáticamente puede ser transmitido (vía EDI) al proveedor o confirmado por parte de un funcionario de la tienda para que verifique si es necesario aumentarlo o disminuirlo por alguna circunstancia especial no prevista por los parámetros preestablecidos.

Dependiendo de las negociaciones establecidas con el proveedor, los pedidos pueden ser centralizados a un centro de distribución de las tiendas desde donde cada almacén puede solicitar su respectivo despacho sin estar sujeto a las frecuencias de pedidos o tiempos de entrega de los proveedores, solo a lo que su nivel de inventarios (punto de reorden) les exija.

De aquí en adelante podemos encontrar otras modalidades que facilitan la operación logística como por el ejemplo el Cross Docking del cual probablemente pronto estaré escribiendo un artículo.

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