Si trabajas con compras o ventas en un comercio minorista especialmente en cadenas de almacenes, inevitablemente te encontrarás con transacciones EDI. El Intercambio Electrónico de Datos, comúnmente abreviado a EDI por sus iniciales en inglés (Electronic Data Interchange), es un formato estándar para el intercambio de datos comerciales entre comprador y vendedor, tienda y proveedor.
Las transacciones EDI son un tipo de comercio electrónico que las compañías usan para transacciones como cuando una compañía quiere enviar electrónicamente una orden de compra a otra. Las transacciones EDI fueron diseñadas para ser independientes de las comunicaciones utilizadas por las compañías o la tecnología de software que genera los datos EDI.
Formatos EDI
El EDI funciona en base a estándares que determinan cómo debe formatearse cada mensaje.
Existen cuatro estándares EDI: UN / EDIFACT, que es el único estándar reconocido internacionalmente, utilizado principalmente fuera de Norteamérica; ANSI ASC X12, utilizado en América del Norte, TRADACOM, utilizado por empresas minoristas británicas, y ODETTE, que utilizan fabricantes de automóviles europeos.
La implementación de EDI es importante para las empresas, ya que puede reducir significativamente el costo de envío de documentos.
Costos de EDI versus beneficios
Una orden de compra en papel requiere recursos para imprimir el documento, enviarlo por fax o entregarlo al proveedor. El EDI envía automáticamente el documento electrónico al proveedor, lo que reduce el costo de envío de la orden de compra. Se han realizado estudios sobre el ahorro de costos de implementar EDI y arrojó unas cifras cercanas al 30%
No todas las empresas usan EDI, ya que hay un costo significativo para implementar y mantener la tecnología requerida para realizar EDI. Cada socio comercial con el que una empresa quiera usar EDI puede requerir recursos para establecerlo y esto puede ser un costo prohibitivo para compañías más pequeñas o compañías sin recursos técnicos.
Algunas compañías que profesan usar EDI pueden recibir pedidos electrónicamente pero no pueden cargarlos automáticamente en sus sistemas de ventas. Las órdenes EDI se imprimen y se ingresan manualmente en sus sistemas informáticos.
Esta situación es común cuando las empresas tienen sistemas de pedidos antiguos que no tienen la capacidad de aceptar o generar pedidos EDI.
Cómo funciona el EDI
Hay varias formas en que los mensajes se transmiten entre socios comerciales. El método más común fue usar una red de valor agregado o VAN. Esto permitió a las compañías enviar una transmisión que luego fue revisada por el VAN y luego enviada al destinatario correcto.
Más recientemente se viene utilizando un nuevo método para la transmisión EDI. Este se llama AS2, que requiere que todos sus proveedores utilicen este método. Usando AS2, los documentos se transmiten a través de Internet y la seguridad del documento se logra mediante el cifrado y el uso de certificados digitales.
Hay docenas de documentos que pueden ser implementados por una empresa y sus socios comerciales. Según el estándar ANSI ASC X12, los documentos son parte de una serie, por ejemplo, como una serie de pedidos, una serie de almacenamiento o una serie financiera.
Además, series que se relacionan con industrias específicas como el gobierno, seguros, hipotecas y automotriz.
Muchas compañías solo implementarán una pequeña cantidad de documentos con sus socios comerciales, comúnmente en la serie de pedidos, la serie de manejo de materiales y la serie de entrega.
Por ejemplo, una empresa que está implementando EDI entre ellos y una empresa de logística de terceros sólo puede implementar cinco documentos, como un EDI 940 para un pedido de envío de almacén, un 943 para un aviso de envío de transferencia de stock de almacén, un 944 para una transferencia de stock de almacén aviso de recibo, un 945 para un aviso de envío de almacén y un 947 para un aviso de ajuste de inventario de almacén.
Transacciones EDI de uso frecuente en la cadena de suministro
753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento
754 Instrucciones de enrutamiento
816 Relaciones organizacionales
818 Informe de ventas de la comisión
830 Programa de planificación con capacidad de lanzamiento
832 Precio / Catálogo de ventas
840 Solicitud de cotización
841 Especificaciones / Información técnica
842 Informe de no conformidad
843 Respuesta a solicitud de cotización
845 Reconocimiento / estado de autorización de precio
846 Consulta de inventario / asesoramiento
847 Reclamación de material
848 Hoja de datos de seguridad del material
850 Orden de compra
851 Programa de activos
852 Datos de actividad del producto
853 Instrucciones de enrutamiento y transporte
855 Confirmación de orden de compra
856 Aviso de barco / manifiesto
857 Aviso de envío y facturación
860 Solicitud de cambio de orden de compra – Comprador iniciado
861 Recepción de aviso / certificado de aceptación
862 Horario de envío
863 Informe de resultados de la prueba
865 Confirmación / Solicitud de cambio de orden de compra – Vendedor iniciado
866 Secuencia de producción
869 Consulta de estado del pedido
870 Informe de estado del pedido
873 Servicios de movimiento de productos básicos
874 Respuesta de servicios de movimiento de productos básicos
878 Autorización / desautorización del producto
879 Información de precios
882 Información de resumen de entrega directa en tienda
885 Características de la cuenta minorista
888 Mantenimiento de artículos
889 Anuncio de promoción
890 Gestión de contratos y reembolsos
893 Solicitud de información del artículo
895 Confirmación o ajuste de entrega / devolución
940 orden de envío de almacén
943 Asesoramiento de envío de transferencia de stock de almacén
944 Aviso de recibo de transferencia de stock de almacén
945 Aviso de envío del almacén
947 Asesoramiento de ajuste de inventario de almacén
Bueno, este artículo me salió demasiado técnico, mucho diría yo, pero si solo les digo lo que hace el EDI no podría publicar un solo párrafo en este blog. Así que aquellos muy interesados habrán leido todo este listado de series y códigos.