¿Qué es el sistema EDI?

Libro Gerencia Retail

Si trabajas con compras o ventas en un comercio minorista especialmente en cadenas de almacenes,  inevitablemente te encontrarás con transacciones EDI. El Intercambio Electrónico de Datos, comúnmente abreviado a EDI por sus iniciales en inglés (Electronic Data Interchange), es un formato estándar para el intercambio de datos comerciales entre comprador y vendedor, tienda y proveedor.

Las transacciones EDI son un tipo de comercio electrónico que las compañías usan para transacciones como cuando una compañía quiere enviar electrónicamente una orden de compra a otra. Las transacciones EDI fueron diseñadas para ser independientes de las comunicaciones utilizadas por las compañías o la tecnología de software que genera los datos EDI.

Formatos EDI

El EDI funciona en base a estándares que determinan cómo debe formatearse cada mensaje.

Existen cuatro estándares EDI: UN / EDIFACT, que es el único estándar reconocido internacionalmente, utilizado principalmente fuera de Norteamérica; ANSI ASC X12, utilizado en América del Norte, TRADACOM, utilizado por empresas minoristas británicas, y ODETTE, que utilizan fabricantes de automóviles europeos.

La implementación de EDI es importante para las empresas, ya que puede reducir significativamente el costo de envío de documentos.

Costos de EDI versus beneficios

Una orden de compra en papel requiere recursos para imprimir el documento, enviarlo por fax o entregarlo al proveedor. El EDI envía automáticamente el documento electrónico al proveedor, lo que reduce el costo de envío de la orden de compra. Se han realizado estudios sobre el ahorro de costos de implementar EDI y arrojó unas cifras cercanas al 30%

No todas las empresas usan EDI, ya que hay un costo significativo para implementar y mantener la tecnología requerida para realizar EDI. Cada socio comercial con el que una empresa quiera usar EDI puede requerir recursos para establecerlo y esto puede ser un costo prohibitivo para compañías más pequeñas o compañías sin recursos técnicos.

Algunas compañías que profesan usar EDI pueden recibir pedidos electrónicamente pero no pueden cargarlos automáticamente en sus sistemas de ventas. Las órdenes EDI se imprimen y se ingresan manualmente en sus sistemas informáticos.

Esta situación es común cuando las empresas tienen sistemas de pedidos antiguos que no tienen la capacidad de aceptar o generar pedidos EDI.

Cómo funciona el EDI

Hay varias formas en que los mensajes se transmiten entre socios comerciales. El método más común fue usar una red de valor agregado o VAN. Esto permitió a las compañías enviar una transmisión que luego fue revisada por el VAN y luego enviada al destinatario correcto.

Más recientemente se viene utilizando un nuevo método para la transmisión EDI. Este se llama AS2, que requiere que todos sus proveedores utilicen este método. Usando AS2, los documentos se transmiten a través de Internet y la seguridad del documento se logra mediante el cifrado y el uso de certificados digitales.

Hay docenas de documentos que pueden ser implementados por una empresa y sus socios comerciales. Según el estándar ANSI ASC X12, los documentos son parte de una serie, por ejemplo, como una serie de pedidos, una serie de almacenamiento o una serie financiera.

Además, series que se relacionan con industrias específicas como el gobierno, seguros, hipotecas y automotriz.

Muchas compañías solo implementarán una pequeña cantidad de documentos con sus socios comerciales, comúnmente en la serie de pedidos, la serie de manejo de materiales y la serie de entrega.

Por ejemplo, una empresa que está implementando EDI entre ellos y una empresa de logística de terceros sólo puede implementar cinco documentos, como un EDI 940 para un pedido de envío de almacén, un 943 para un aviso de envío de transferencia de stock de almacén, un 944 para una transferencia de stock de almacén aviso de recibo, un 945 para un aviso de envío de almacén y un 947 para un aviso de ajuste de inventario de almacén.

Transacciones EDI de uso frecuente en la cadena de suministro

753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento

754 Instrucciones de enrutamiento

816 Relaciones organizacionales

818 Informe de ventas de la comisión

830 Programa de planificación con capacidad de lanzamiento

832 Precio / Catálogo de ventas

840 Solicitud de cotización

841 Especificaciones / Información técnica

842 Informe de no conformidad

843 Respuesta a solicitud de cotización

845 Reconocimiento / estado de autorización de precio

846 Consulta de inventario / asesoramiento

847 Reclamación de material

848 Hoja de datos de seguridad del material

850 Orden de compra

851 Programa de activos

852 Datos de actividad del producto

853 Instrucciones de enrutamiento y transporte

855 Confirmación de orden de compra

856 Aviso de barco / manifiesto

857 Aviso de envío y facturación

860 Solicitud de cambio de orden de compra – Comprador iniciado

861 Recepción de aviso / certificado de aceptación

862 Horario de envío

863 Informe de resultados de la prueba

865 Confirmación / Solicitud de cambio de orden de compra – Vendedor iniciado

866 Secuencia de producción

869 Consulta de estado del pedido

870 Informe de estado del pedido

873 Servicios de movimiento de productos básicos

874 Respuesta de servicios de movimiento de productos básicos

878 Autorización / desautorización del producto

879 Información de precios

882 Información de resumen de entrega directa en tienda

885 Características de la cuenta minorista

888 Mantenimiento de artículos

889 Anuncio de promoción

890 Gestión de contratos y reembolsos

893 Solicitud de información del artículo

895 Confirmación o ajuste de entrega / devolución

940 orden de envío de almacén

943 Asesoramiento de envío de transferencia de stock de almacén

944 Aviso de recibo de transferencia de stock de almacén

945 Aviso de envío del almacén

947 Asesoramiento de ajuste de inventario de almacén

Bueno, este artículo me salió demasiado técnico, mucho diría yo, pero si solo les digo lo que hace el EDI no podría publicar un solo párrafo en este blog. Así que aquellos muy interesados habrán leido todo este listado de series y códigos.

Nelson Chacón

Soy autor y fundador de este blog, actividad que comencé a hacer para compartir toda mi experiencia en el RETAIL y el emprendimiento de nuevos negocios. Ayudando a emprendedores, profesionales, comerciantes y estudiantes en todo lo relacionado con herramientas e indicadores de gestión para un mejor entendimiento y control de sus empresas.

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