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Equipo de Ventas

Crear y gestionar un equipo de ventas abarca una amplio abanico de actividades para construir y administrar con éxito una operación de ventas, desde formar y entrenar un equipo hasta establecer objetivos de ventas e implementar estrategias para alcanzarlos. 

Aprende a cultivar una operación de ventas sólida al dominar estos seis aspectos de la creación y gestión de un equipo de ventas.

Esta GUÍA para la gestión de ventas describe los componentes clave para crear y ejecutar un programa de ventas exitoso:

Paso #1: Construye el Equipo de Ventas

Este proceso incluye reclutar, seleccionar y contratar vendedores con talento para ocupar varios puestos de ventas, como representantes, ejecutivos de cuenta o de servicio al cliente. 

Es esencial ser muy diligente durante esta etapa de desarrollo de la operación de ventas: tener el talento adecuado puede ser la diferencia entre el éxito en alcanzar las metas de ventas de tu empresa o quedarse corto.

Proceso de Reclutamiento

Para construir un equipo de ventas sólido, es necesario un proceso estandarizado para crear descripciones de puestos de ventas, aceptar solicitudes y seleccionar candidatos potenciales con entrevistas o evaluaciones. 

Idealmente, te permitirá seleccionar y elegir entre múltiples solicitantes calificados para cada puesto que planeas tener. Las plataformas de búsqueda de empleo como LinkedIn pueden ayudarte a crear y organizar ofertas de empleo y filtrar las solicitudes.

Para atraer a los candidatos correctos, las descripciones de trabajo deben describir con precisión los deberes y responsabilidades del puesto. Los listados de trabajo también suelen hablar de la compensación, los beneficios, información de la empresa, ubicación del trabajo y horario de trabajo. Asegúrate de describir también brevemente la cultura de la empresa y si las opciones de trabajo remoto están disponibles o no, ya que la capacidad de trabajar de forma remota es un atributo cada vez más deseado en el lugar de trabajo.

Elabora tus descripciones de trabajo para que sean lo suficientemente detalladas para brindarle a un candidato suficiente información para despertar su interés sin proporcionar tantos detalles que se sientan abrumados y no se postulen. 

Evaluación y entrevista de candidatos

Después de reducir las solicitudes recibidas a un grupo de candidatos calificados, programa y realiza entrevistas con ellos para ver cómo encajarían en la cultura de su empresa y aprender más sobre su experiencia previa. Es importante recordar que la entrevista es un proceso de ambos sentidos. Aunque los estás entrevistando para un puesto en tu equipo de ventas, también te están entrevistando para ver si tu empresa es adecuada para ellos.

Las herramientas de evaluación de habilidades son otra forma de examinar a los candidatos para ver si tienen el conocimiento y las habilidades requeridas para ciertos puestos. Esto se puede hacer a través de simulaciones de ventas o una prueba de habilidades con preguntas relacionadas con el proceso de ventas . Independientemente de si utilizas entrevistas, evaluaciones o ambos métodos para evaluar a un candidato, si el proceso se prolonga durante más de unos meses, los candidatos calificados pueden perder interés o llegar a ser contratados por otra empresa.

Hacer la oferta

Una vez que el grupo de solicitantes calificados se haya reducido a aquellos que deseas contratar, puedes optar por enviar una carta de oferta. Esta carta debe describir la fecha de inicio, el salario base más el plan de comisiones y bonificaciones por ventas así como las horas de trabajo, o puedes hacer dicho proceso verbalmente a través de una llamada telefónica. Asegúrate de proporcionar también un contacto al que puedan comunicarse con preguntas y pídeles que respondan antes de una fecha límite específica.

Usa un sistema de clasificación de candidatos donde los mejores candidatos obtengan las primeras ofertas de trabajo o llamadas, luego, en caso de que rechacen la oferta, las cartas de oferta se pueden enviar a los siguientes candidatos en la fila. Esto te permitirá tener siempre candidatos calificados listos para enviarles ofertas. 

Paso #2: Incorpora tu Equipo de Ventas

Debes desarrollar un proceso de incorporación estructurado para familiarizar al nuevo personal de ventas con su función, así como con la cultura y los valores de tu empresa. 

Debe incluir una capacitación inicial en ventas para que los nuevos representantes se familiaricen rápidamente con el proceso y los productos o servicios de tu empresa. 

También conecta a tu nuevo empleado con los recursos de la empresa y presenta las técnicas que necesitan para completar las actividades de ventas, cumplir con las cuotas y alcanzar los objetivos.

Para administrar mejor el proceso de incorporación de empleados, trátalo como un proyecto con una fecha de inicio, una fecha de finalización y tareas por completar. 

Paso #3: Desarrolla tu Plan de Ventas

Los dos pasos discutidos anteriormente involucraron la construcción de una operación de ventas mediante la contratación e incorporación de los empleados. Sin embargo, si eres un emprendedor independiente, la creación de un plan de ventas puede ser la primera actividad que debas completar para administrar tu operación de ventas. Un plan de ventas incluye todos los aspectos del desarrollo e implementación de una estrategia para generar ingresos.

Establecimiento de objetivos de ventas

Establecer objetivos de ventas (Metas, Presupuestos) para tu organización es el primer paso para elaborar un plan de ventas. 

Dicta tu estrategia en términos de tu proceso de ventas, tácticas y cómo se establecen las cuotas de ventas para equipos o individuos. 

Los presupuestos de ventas brindan un objetivo para el número de tratos cerrados o los ingresos generados.

Para establecer tu objetivo de ventas, primero necesitas conocer tu punto de equilibrio el cual debes alcanzar para cubrir todos tus gastos. La cantidad de rentabilidad deseada por encima del punto de equilibrio te indica cuántos ingresos adicionales necesita para ser rentable y alcanzar tus objetivos. Esos ingresos deben traducirse en un objetivo de ventas, segmentarse en actividades específicas y comunicarse a tu equipo de ventas.

Diseño de un proceso de ventas

Ya sea que estés manejando las ventas tu mismo o tengas un equipo de representantes o vendedores que hagan dicha actividad, debes tener un conjunto de pasos repetitivos para la generación , calificación y transición de esos clientes potenciales hasta llegar a los clientes compradores. 

Hay dos elementos principales del proceso de ventas para diseñar, los cuales rastrean su capacidad para mover un cliente potencial a la siguiente etapa utilizando métricas de rendimiento. El primero se conoce como embudo de ventas . El embudo de ventas visualiza las etapas de su proceso de ventas desde el punto de vista del viaje del cliente, desde el conocimiento de tu negocio hasta la compra.

Tu embudo de ventas debe identificar cada etapa del viaje del cliente (conocimiento, interés, consideración, decisión), así como las tasas de conversión para cada una. Esto te permite ver el estado actual de cada cliente potencial, así como tu eficacia para obtener clientes potenciales en cada etapa del embudo. 

El otro componente del proceso de ventas a diseñar es un canal de ventas. Las etapas del embudo de ventas difieren de las del canal de ventas, ya que representan actividades de ventas internas que deben completarse antes de que un cliente potencial o prospecto se convierta en cliente. En otras palabras, las actividades del canal de ventas mueven un cliente potencial a través de las etapas de su embudo de ventas.

Elaboración de tácticas de venta

Las tácticas o técnicas de ventas son la forma en que se realizan actividades de ventas y se cierran tratos de ventas. Un ejemplo de una táctica de ventas que se puede utilizar para generar clientes potenciales, nutrirlos e impulsar las decisiones de compra es la venta emocional . Implica desencadenar emociones como el altruismo, la codicia, la envidia, la vergüenza, el orgullo o el miedo en conversaciones de fomento de liderazgo o contenido de marketing para crear y fomentar el interés o motivar decisiones de compra.

Las ventas adicionales y cruzadas también son ejemplos de tácticas de ventas que generan ingresos adicionales. Las tácticas de venta cruzada persuaden a los clientes a comprar productos o servicios adicionales que son complementarios al artículo que compraron. Alternativamente, las tácticas de venta adicional hacen que los clientes compren una versión más cara del artículo que les interesa o una alternativa más cara.

Independientemente de cuál utilice, si tiene un equipo de ventas, debe asegurarse de que cada miembro comprenda cómo utilizar correctamente la técnica brindándoles la capacitación pertinente .

Configuración de cuotas de ventas

Una vez que identifiques los objetivos de ventas, procesos y tácticas especializadas para obtener clientes potenciales a través del proceso, establece las cuotas de ventas para tu equipo (o para ti mismo). 

Establece una cuota de ventas especificando actividades como la cantidad de llamadas que se realizarán o los correos electrónicos que se enviarán durante un período de tiempo determinado. También pueden basarse en el rendimiento, donde se establecen requisitos mínimos para los ingresos o las transacciones que deben producirse.

Las cuotas de ventas asignan requisitos de producción para incentivar el desempeño individual y permitir responsabilizar a los representantes. Al asignar cuotas, deben dividirse en períodos más cortos, como requisitos diarios, semanales, mensuales o trimestrales, y realizar un seguimiento continuo para asegurarse de que todos estén al día para alcanzar sus números.

Seguimiento de las mejores prácticas operativas

Como parte de garantizar que la operación de ventas diaria sea lo más fluida posible, existen algunos principios rectores que los gerentes en todos los tipos de roles funcionales pueden seguir. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas que deben utilizarse en la gestión de ventas:

  • Reuniones productivas: Las reuniones solo deben realizarse para obtener información crucial o para cualquier cosa que requiera aportes o colaboración entre un equipo. Debes crear un resumen de todo lo que se tratará en la reunión, debes establecer una hora de inicio y una hora de fin, y respetar la agenda y el cronograma.
  • Establece expectativas claras: Especialmente para la comunicación de objetivos y cuotas, asegúrate de que cada miembro del equipo sepa exactamente lo que se espera de ellos junto con las consecuencias e incentivos para su desempeño.
  • Promueve la transparencia: Se debe crear una cultura que haga que los empleados sientan que pueden ser abiertos con sus superiores y que los gerentes compartan información con su equipo. Fomenta una política de puertas abiertas donde los miembros de ventas sepan que pueden hablar libremente con su gerente sobre cualquier problema con el que estén luchando.
  • Enfatiza la comunicación: Explica continuamente la importancia de la comunicación y la colaboración constante, al mismo tiempo que la practiques de arriba hacia abajo y brinda herramientas para facilitar la comunicación.

Paso #4: Proporciona los Recursos de Ventas

Un elemento crucial de la gestión de ventas es proporcionar a tu equipo de ventas los recursos que necesitan para ser eficaces. Estos recursos pueden ser elementos tecnológicos, educación sobre productos o servicios, entrenamiento e información, capacitación continua, bases de datos de clientes potenciales o fuentes para ayudar a generar clientes potenciales.

Software de gestión de relaciones con los clientes

El software de CRM se utiliza para organizar información de clientes potenciales, comunicarse con prospectos y con clientes, y colaborar en tareas de ventas con otros miembros del equipo. Los CRM actúan como un sistema centralizado para administrar todas las actividades de ventas y pueden optimizar muchas tareas con herramientas para la automatización del flujo de trabajo y campañas automatizadas de alimentación de prospectos.

Listas de clientes potenciales

Los representantes de ventas a menudo reciben listas o bases de datos de clientes potenciales. Las listas de clientes potenciales se pueden comprar o adquirir a través de una agencia de marketing o un servicio de concertación de citas, o mediante métodos de generación como formularios web en línea, publicidad, eventos de redes, marketing por correo electrónico o contenido social. Una vez obtenidos, los miembros de tu equipo de ventas presentarán sus productos y servicios a estos clientes potenciales o intentarán calificarlos mediante llamadas en frío o correos electrónicos.

Conocimiento de ventas

Tener el conocimiento adecuado es un recurso subestimado que los gerentes de ventas y los dueños de negocios tienden a olvidar como una forma de preparar completamente un equipo de ventas de alto rendimiento . Aunque las sesiones de coaching individuales son una forma de mejorar lo que un representante ya sabe o no sabe, la capacitación profesional en ventas es otra opción para crear conocimiento de ventas.

Existen numerosos programas de capacitación en ventas que puedes aprovechar, que se especializan en un área particular de ventas (como un curso sobre prospección) u ofrecen un alcance amplio y general que cubre todas las áreas de ventas. 

Recursos adicionales

Otras herramientas y aplicaciones que ayudan a tu equipo de ventas a alcanzar los objetivos pueden integrarse en un sistema CRM o usarse de forma independiente. 

A continuación, encontrarás recursos adicionales que tu empresa puede proporcionar para que tu equipo de ventas sea más productivo:

  • Sistemas telefónicos de protocolo de voz sobre Internet (VoIP) : Los sistemas telefónicos permiten a tus empleados realizar llamadas a través de Internet desde su computadora o dispositivo móvil, y la mayoría se integra perfectamente con el popular software CRM.
  • Herramientas de programación de calendarios: Usa herramientas de configuración de citas para programar reuniones, confirmarlas, notificar a los asistentes y sincronizar eventos con los calendarios.
  • Software de videoconferencia : Plataformas como Zoom te permiten programar y administrar fácilmente eventos de videoconferencia.
  • Software de gestión de proyectos o tareas: Te permiten gestionar, organizar y asignar fácilmente proyectos y sus tareas asociadas a los miembros del equipo.
  • Herramientas de comunicación interna: Te permiten que los miembros de tu equipo se comuniquen entre sí de manera efectiva

Paso #5: Motiva a tu Equipo de Ventas

Además de los recursos necesarios para lograr un alto rendimiento, tu equipo de ventas también debe tener la energía y el deseo de lograr sus objetivos. Motivar a un equipo de ventas requiere que desarrolle una cultura de ventas positiva dentro de tu organización, lo que incluye celebrar las victorias y fomentar una competencia sana.

Utiliza incentivos positivos

Para motivar a tu equipo de ventas celebrando sus victorias, usa incentivos positivos. Estas son recompensas y reconocimientos que se otorgan cuando los representantes alcanzan sus cuotas de ventas o superan sus objetivos de ventas. Estos reconocimientos pueden ser tarjetas de regalo, tarjetas prepagos o donaciones de caridad por un gran rendimiento.

Proporciona reconocimiento

También puedes brindar reconocimiento a los representantes de ventas de alto rendimiento elogiándolos durante las reuniones de equipo.

Utiliza la competencia amistosa

La competencia amistosa generalmente aumenta el deseo de un representante de ventas de alcanzar y superar sus objetivos. Estas competiciones pueden ser uno a uno, equipo contra equipo o entre todo el departamento de ventas. Los concursos de ventas se pueden personalizar para su operación y proceso de ventas, como sistemas de puntos basados ​​en cosas como actividades de cuota de ventas, número de tratos cerrados o ingresos totales generados.

Paso #6: Seguimiento del Rendimiento de un Equipo de Ventas

Para administrar la operación de ventas, es esencial monitorear el desempeño de los representantes individuales, así como también de los equipos de ventas, para garantizar que se completen las actividades y se cumplan los objetivos. Si descubres que un miembro del equipo se está quedando corto, planea brindarle capacitación o asignarle recursos adicionales (como capacitación en ventas) para facilitar las mejoras en el desempeño de ventas .

El rendimiento se puede rastrear utilizando las herramientas de informes de ventas que se encuentran comúnmente en los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), o incluso con aplicaciones de hojas de cálculo como Excel. En términos de lo que debes buscar, si deseas ver que la actividad de ventas se alinee con lo que se requiere en sus cuotas de actividad de ventas y que cada representante produzca suficientes tratos o ingresos para alcanzar los objetivos de la empresa.

Si un representante de ventas está atrasado en sus números o se desempeña a un nivel relativamente más bajo en comparación con sus pares, debes encontrar la causa raíz del bajo rendimiento. Esto podría ser una parte específica del proceso de ventas con el que luchan o simplemente no tener suficientes clientes potenciales calificados para alcanzar sus objetivos.

Conclusiones

La gestión de ventas requiere que asumas una amplia gama de responsabilidades a la vez. No solo debes ser un entrenador de ventas, sino también un motivador de equipo, reclutador, estratega y gerente de operaciones responsable de proporcionar a tu equipo de ventas todo lo que necesitan para tener éxito y convertirse en personas de alto rendimiento. Utiliza un software de ventas adecuado y sigue estas prácticas de gestión de ventas para asegurarte de que tu equipo esté bien equipado para alcanzar los objetivos de ingresos y crecimiento de su empresa.

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