¿Cómo calculo el GMROI y para qué me sirve?

Si tu inviertes un peso ($1.00) en mercancía para tú negocio tienes la gran posibilidad de saber a través de este indicador (GMROI) cuanto te retorna esta inversión en margen bruto en el lapso de un año. ¿Pero cómo es esto? ¿Se puede aplicar a tú negocio? ¿Para que te sirve y cómo lo puedes implementar? Espero con este post resolver estas inquietudes y todas las que puedan surgir a partir de esta publicación.

Lo primero que hay que decir es el significado de esas cinco (5) letras, las cuales significan en inglés GROSS MARGIN RETURN ON INVESTMENT, y en español MARGEN BRUTO DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN (EN INVENTARIOS), que en lenguaje criollo sería cuanto margen bruto recibes por cada peso que inviertes en inventarios en un lapso de tiempo determinado.

Antes de aprender a calcular el GMROI, es bueno decirte que este dato lo puedes sacar desde un item, una subcategoría, una categoría, una sección completa, un departamento o por todo el negocio, de tal manera que puedes empezar por lo macro y terminar en lo micro para tomar acciones puntuales que te permitan rentabilizar tus resultados.

La formula para calcular el GMROI es entonces:

GMROI = Ventas Año / Inventario Promedio al Costo * % Margen Bruto

Empecemos…

  1. Ventas Año: Es simple, la obtienes de sumar las ventas de los 12 meses que vas a medir.
  2. Inventario Promedio al Costo: Sumas los doce (12) inventarios al costo de cada uno de los meses de la medición más el inventario inicial del año y lo divides por 13
  3. % Margen Bruto: (Ventas – Costo de la Mercancía Vendida) / Ventas

Listo!!! Ya tienes todos los datos necesarios para hacer tu cálculo… ahora hagamos un ejemplo práctico para entender que nos arroja de resultado y como lo debes interpretar.

  1. Ventas Año: $120.000 (Mes1 + Mes2 + Mes3 + Mes4 + Mes5 + Mes6 + Mes7 + Mes8 + Mes9 + Mes10 + Mes11 +Mes12)
  2. Inventario Promedio al Costo: $15.000 (Inventario Inicial + InvMes1 + IM2 + IM3 + IM4 + IM5 + IM6 + IM7 + IM8 + IM9 + IM10 + IM11 + IM12) / 13
  3. % Margen Bruto: 35%

ah!!! pero para obtener este margen tuve que obtener el costo de la mercancía vendida y cómo se calcula este? Pues este resulta de sumarle al inventario inicial las compras realizadas en el periodo a medir y restarle el inventario final, todo valorizado al precio de costo.

Apliquemos entonces la formula para obtener el GMROI…

GMROI = Ventas Año / Inventario Promedio al Costo * % Margen Bruto

GMROI = 120.000 / 15.000 * 35%

GMROI = 2,80

Listo!!!

¿Pero que significa ese 2,80?

Esto quiere decir que por cada peso que mantienes invertido en inventarios obtienes 2,80 pesos de margen bruto en un año, por lo tanto entre más alto sea este indicador más rentable es tu inversión.

¿Cómo optimizo o mejoro el GMROI de mi negocio?

Así que para optimizarlo, tendrás tres opciones o las combinaciones de ellas, así:

  1. Incrementar tus ventas (Aumentar la Rotación de Inventarios)
  2. Disminuir tu inventario (Disminuir la Duración de Inventarios)
  3. Mejorar tu Margen Bruto (Subiendo precios, mejorando las negociaciones con los proveedores, obteniendo mayores descuentos, etc)

¿Te quedaron algunas dudas? Solo pregúntame y si esta en mis manos con gusto resolveré tus inquietudes.

No olvides seguirme para que recibas oportunamente cada nueva publicación que realice, gracias!!!

¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado

Uno de los principales generadores de atrasos en los reportes diarios de ventas son los cuadres de caja o arqueos, además de que un descuadre de caja, sea sobrante o faltante, conlleva un proceso administrativo contra los empleados que muchas veces termina con el despido de este, habiendo pasado por múltiples llamados de atención y suspensiones.

Es tan frecuente que esto se presenta, que las cadenas de almacenes ya tienen contemplado un presupuesto contra el cual ir causando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante que también hay sobrantes, la operación de suma y resta de estos, siempre o la mayor parte de las veces, será negativa.

¿Qué Causa un Descuadre de Caja?

Un cajero recién contratado, que está en etapa de entrenamiento, rara vez resulta descuadrado, su cuadre de caja es exacto.

Solo cuando coge práctica y esta le va generando confianza, es cuando se comienzan a generar las diferencias.

Es como aprender a conducir un vehículo, cuando eres novato, andas un poco lento, eres muy precavido, manejas a la defensiva, por lo tanto es muy difícil que te accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tránsito, pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de tránsito se vuelve más alto. Incluso llega las veces en que tu subconsciente es el que maneja mientras tú vas pensando en otras cosas.

Así mismo sucede con el manejo de las cajas registradoras, comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades y es ahí donde en cualquier descuido te descuadras, como también te vuelves más vulnerable para aquellos que quieren aprovecharse y estafarte.

Las 6 causas más comunes de descuadre en caja

  1. Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
  2. Cambio Errado: Esta es la causa más común, el despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que debía haberle dado.
  3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
  4. Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta del dinero.
  5. Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.
  6. Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe contar para verificar que este completo, muchas veces otras personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.

Ante casos de duda ante un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.

La mejor manera de prevenir estos descuadres sean voluntarios o no, es realizar arqueos sorpresivos todos los días y a distintas horas, de tal manera que el personal se sienta controlado y supervisado de manera constante.

¿Has escuchado de alguna otra causa de descuadre? Por favor compártela con nosotros, gracias.

Cómo Evitar que los Empleados Roben en tu Negocio

Has decidido a través de un proceso de selección contratar a una persona para que te ayude en tu negocio, incluso sucede que ha llegado la hoja de vida (CV) por medio de un amigo, familiar o conocido que te la ha recomendado, te ha gustado el perfil, la actitud e incluso las aptitudes de ese aspirante y terminas vinculándolo a la empresa.

Lo capacitas, lo entrenas, le das sus responsabilidades y de la noche a la mañana lo sorprendes ¡¡¡ROBANDO!!!

¿Qué hacer para que este tipo de situaciones no se presenten? ¿Cómo evitar que los empleados tengan oportunidad de robarte?

Voy a hablarte de dos aspectos importantes para que puedas evitar, reducir, prevenir, que te sigan robando, el primero es la TECNOLOGÍA la cual te brinda un abanico de opciones qué dependiendo de tus recursos económicos puedes adaptar a tus necesidades de acuerdo con el tipo de negocio y tipo de productos que comercializas, la segunda es el CONTROL el cual te permite regular todos los movimientos de mercancía.

¿Cómo te ayuda la Tecnología a evitar que te roben?

Existen en el mercado una serie de elementos diseñados para evitar o prevenir que te roben, con una sorprendente adaptación a cada uno de aquellos productos muy sensibles al hurto. Aunque está en gran parte direccionado a prevenir y evitar el hurto externo, contribuye de manera importante también a obstaculizar el hurto interno.

Es así como encontramos diferentes elementos como:

  • Circuitos Cerrados de Cámaras ubicados en puestos de pago, bodegas, recibos de mercancía, zonas de personal, etc.
  • Sistemas de Alarma con Etiquetado Antihurto
    • Etiquetas Duras
    • Etiquetas Adhesivas (Muchos artículos ya vienen con sistemas de seguridad como este desde origen)
    • Guayas
    • Contenedores de Seguridad
    • Equipos de Radio Frecuencia
    • Y muchos más… un buen ejemplo lo pueden ver aquí en este enlace  de una empresa dedicada a brindar soluciones de este tipo.

¿Cómo ejercer Control para evitar vacíos que permitan el hurto?

Todos los controles que puedas aplicar bienvenidos sean, controles sobre el dinero, sobre el inventario de mercancías y sobre cualquier activo de la empresa.

El principal control que tiene que ver con el dinero se llama ARQUEO DE CAJA, este te permite garantizar que los dineros fruto de la venta están completos y es necesario hacerlos todos los días y a distintas horas sin previo aviso.

 


¿Quieres saber más sobre cómo hacer un arqueo? Entra al siguiente enlace:

¿Cómo hago un cuadre de caja?


 

El otro control que está asociado con dinero, es realizar compras incógnitas (Mistery Shopper) donde le facilites al cajero el poder apropiarse de dinero sin tener que registrar el producto o registrando otro de menor valor, prácticamente es crearle las oportunidades para ver si se aprovecha indebidamente de ellas.

Los controles sobre las mercancías van atados a varias actividades programadas como:

  • Requisas sorpresivas al personal (Maletines, Morrales, Bolsos, etc.)
  • Revisión de Lockers
  • Controles con personal de seguridad en las salidas de personal
  • Inventarios selectivos a mercancía de alto costo o sensibles al hurto por turnos.

Pero como también hay negocios pequeños que sufren de los mismo y no cuentan con recursos económicos suficientes para montar una infraestructura de seguridad electrónica, es muy importante que como dueño lleves registros de todos los movimientos de mercancía, donde puedas llevar un control diario de inventarios debes hacerlo, donde creas que debes marcar algunos productos para evitar que algún empleado lo venda y luego lo reemplace robándose el margen para él, hazlo.

En situaciones más complejas como un negocio de comidas rápidas como el de Domingo Martínez  😉 es muy bueno porcionar todos los insumos y de acuerdo con el registro de ventas diarias calcular cuantas porciones se debieron haber gastado y por ende, con base en tu inventario, cuantas porciones debieron haber quedado, este tipo de negocios debe manejarse con inventarios ¡¡¡DIARIOS!!! Todos los días debes hacerlos, ya sea después del cierre o antes de la apertura.

Para esto voy a plantear un ejercicio muy sencillo, resulta que tú vendes hamburguesas y para hacerlas necesitas:

  • Pan
  • Carne de Hamburguesa
  • Cebolla
  • Tomate
  • Lechuga
  • Queso
  • Salsas

Sobre estos insumos, puedes aplicar control sobre los inventarios de Pan, Carne y Queso, si la lectura de la caja registradora te arroja que vendiste 20 hamburguesas de res, entonces debe haber 20 unidades menos de cada uno de esos ítems a menos que hayas comprado algo de esto durante el día. Es un juego de entradas y salidas de inventario.

Compliquemos un poco más la cosa, resulta que vendes un producto que lleva carne y pollo picados, un patacón relleno por ejemplo, en la ficha técnica del producto está estipulado que para su preparación necesitas un plátano verde, 50 gramos de carne de res y 50 gramos de pechuga de pollo entre otros ingredientes, pero te nombro solo estos porque sobre ellos es que realizaremos el control.

Debes saber que al comprar la pechuga y la carne por un peso determinado, este disminuirá al cocerlos, por lo tanto deberás calcular cuantas porciones de 50 gramos saldrán luego de cocinada la pechuga y la carne de res, así que el inventario que deberás llevar es el de las porciones.

Claro que este ejercicio debiste haberlo hecho cuando costeaste los productos para saber por cuanto te salía y a cómo debías venderlos.


Si quieres saber como hacerlo da por favor click en el siguiente enlace:

¿Cómo defino los precios de venta de un negocio de comida rápida?


 

Recuerda que modalidades de robo existen muchas, cada vez que creas un control, la persona deshonesta intentará encontrar la manera de burlarlo, (hecha la ley, hecha la trampa) a manera de información adicional te expondré aquí algunas de las maneras en que muchos empleados roban a quien le brinda la mano dándoles un trabajo digno:

  • Mala liquidación en artículos que deben pesarse y liquidarse antes de pasar por la caja registradora, especialmente en las secciones de carnes, esto lo hacen con un cómplice externo a quien le empacan tres kilos de carne pero le liquidan solo uno.
  • Registros nulos de algunos artículos al pasar el puesto de pago, también lo hacen con cómplice externo quien pasa un mercado 50 artículos y solo le registran la mitad.
  • Ropa que se ponen debajo de la suya, especialmente prendas interiores.
  • En negocios pequeños sin tantos controles como los de las grandes superficies, venden un producto costoso, no lo registran y reponen el inventario comprándolo a menor costo para robarse el margen, de ahí la importancia de crear un tipo de marca que no sea fácil de copiar y puedas identificar que dicho inventario es tuyo o no.
  • Autoconsumos, se comen lo que se encuentren.
  • Sobreporcionados, les dan porciones más grandes de lo definido a sus amigos y familiares.
  • Auto robos, son cómplices en la planeación de atracos o hurtos al negocio donde trabajan.

Como siempre, espero haberte aclarado algunas dudas con este articulo…. Y no olvides en comentarme tus inquietudes que con todo gusto trataré de ayudarte a resolverlas…

 

¿Cómo puedo llevar un control de mi negocio? Miniguía

Tienes una pequeña tienda, un supermercado de barrio, un negocio de comidas rápidas, un restaurante, un bar u otro negocio parecido y deseas abrir otro similar pero te has puesto a pensar que eso implica que ya no puedas estar al frente de uno de ellos y lo más seguro es que tengas que contratar a alguien quien te lo administre.

Esta situación te obliga a crear un sistema con el cual puedas controlar los resultados de tu negocio sin estar encima y que impida que se aprovechen de este y te roben, quizás también las cuentas de la tienda que administrabas no eran lo suficientemente fiables o tal vez es la primera vez que emprendes un negocio por tu cuenta.

Pues bien entonces esta guía es para ti.

Existen en el mercado infinidad de herramientas que puedes adquirir para facilitar el control que debes ejercer, las hay gratuitas y pagas, a las gratuitas debes adaptarte ya que no es muy factible que permitan hacer grandes modificaciones para ajustarse a tus necesidades, debes encontrar una que más o menos se acople a tu negocio. Las pagas ya son otro cuento, cuentan con soporte permanente y te permiten realizar los cambios que necesites de acuerdo a la información o datos con que las vas a alimentar.

Un buen sistema de registro de las ventas con control de las existencias (los hay muy económicos, incluso gratuitos por la compra del equipo POS) te brindará la información suficiente para ejercer un buen control con la herramienta más sencilla y práctica del mundo, el EXCEL. Es muy común que todos los datos que te brinda el software instalado en tu POS (Point Of Sale) sea exportable a archivos en Excel.

Las hojas de cálculo son adaptables a todas tus necesidades, puedes agregarle los campos que quieras, las formulaciones que necesites y sus posibilidades son muy amplias. Claro que esto depende de cuánto Excel sepas, entre más conocimiento poseas mayores serán tus posibilidades de explotarla al máximo, también para esto, existen muchos cursos en el mercado (Básicos y Avanzados) y de diversas modalidades (Virtuales, presenciales, en CD, en DVD, etc.)

Quisiera en este post, enseñarte como llevar ese control en unas cuantas hojas de Excel, en su expresión más básica, de tal manera que sea muy sencillo para ti, pero sería una tarea muy complicada y de mucho tiempo plasmar aquí las necesidades de tantos tipos de negocios.

Así que en esta oportunidad vamos a escoger un tipo de negocio para hacer el ejercicio, el cual podrá ser adaptable para otros que sean muy similares en su operación. Reitero nuevamente que es necesario estar familiarizado con el manejo de Excel Básico.

Para esta guía que seguiremos a continuación he decidido escoger como negocio a una Cigarrería, para los lectores de otros países que estén un poco perdidos con este término, las cigarrerías  son tiendas pequeñas dedicadas a la venta de Cigarrillos, Licores y Cervezas, pero les mezclan otras categorías para la atención de otras franjas horarias tales como Cafetería, Pasabocas, Bebidas sin alcohol, entre otras.

3 aspectos importantes a tener en cuenta.

  1. El primer aspecto a tener presente y que ya lo hemos mencionado antes, es contar con un sistema de registro que te permita discriminar la venta de tus productos, este sistema te debe permitir alimentarlo con las cantidades de referencias compradas de tal manera que tengas a la mano las existencias disponibles en tu tienda, estas existencias serán actualizadas cada vez que se presente una novedad, llámese venta, rotura, robo, devolución, etc.
  2. Tienes que establecer un cronograma para la realización de los Inventarios Físicos de Mercancía y cumplir con este fielmente.
  3. Debes fijar los Precios de Venta de todas las referencias y esa hoja que crearemos en Excel, te debe permitir registrar allí todas las novedades que impliquen cambios del Precio de Costo y de Venta. Esta hoja te facilitará el cálculo de la Utilidad Bruta que debe generar cada artículo.

Elaboración Hojas de Cálculo

  1. Relación de artículos con Precio de Costo, Precio de Venta y Calculo del Margen Bruto

Esta hoja de cálculo es bien sencilla, solo necesitamos 5 columnas, en la primera colocaremos el código que le corresponde a cada uno de los productos, este código puede ser creado por ti o pueden ser los últimos dígitos del código de barras, esta referencia que escojas debe ser la misma con la que lo identifiques  en el sistema POS o sistema de registro de la venta, a continuación otra columna con la descripción del producto, esta descripción debe ser lo más detallada posible de tal manera que no haya lugar a la confusión en el momento de identificar un articulo, la tercera y cuarta columna corresponden al precio de costo y precio de venta respectivamente, para calcular el precio de venta puedes ir al siguiente post:  ¿Cómo calculo el precio de venta de un artículo para mi tienda? Y por ultimo incluimos la columna de % de Margen cuyas celdas formularemos de acuerdo con  lo explicado en ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto? Y ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto con IVA?

Ex1

Esta hoja entonces te permite conocer todo el portafolio de tu tienda, actualizar costos y ventas cada vez que sea necesario y evitar pérdidas de margen, siendo disciplinado en la entrada de los datos cada que se realice una novedad como una nueva compra con nuevos costos y/o nuevos productos.  De esta hoja, debes alimentar la hoja que haremos a continuación en el siguiente punto.

  1. Formato Toma Física de Inventario

Esta hoja lo que te permite es tener actualizado todo tu portafolio de productos de tal manera que te sea fácil imprimirlo para hacer el inventario físico de acuerdo con el cronograma que hayas planteado.

Solo debe tener la Referencia, la Descripción y la columna para llenar con las cantidades inventariadas.

Ex2

  1. Valorización Inventario Físico

Esta hoja la puedes hacer basado en la anterior, solo es necesario agregarle las columnas para los Precios de Costo y Venta y otras dos columnas para la valorización al costo y a la venta, colocando una fórmula que multiplique las cantidades inventariadas por los precios respectivos.

Ex3

Al final de la valorización, sumas ambas columnas para obtener el valor total de todo tu inventario al costo y a la venta.

  1. Cálculo de las diferencias de Inventario

Tal como indica este subtitulo, vamos a tener una hoja de cálculo ya sea generada por el software del POS o digitada por ti donde estarán las cantidades existentes teóricamente, dato resultante del ingreso de inventarios al POS y los descuentos generados por la venta de los productos y algunos otros movimientos.

Esta hoja en un principio debe contener 7 columnas ya llenas con REFERENCIA, DESCRIPCION, CANTIDAD TEÓRICA, PRECIO COSTO, PRECIO VENTA, TOTAL COSTO y TOTAL VENTA.

Ex4

Procedemos entonces a  crear otra hoja donde combinaremos los datos de la hoja del punto 3 con la del punto 4 así:

Ex5

Para la columna de “Diferencia Cantidad” tomamos el dato de la toma física y le restamos la cantidad teórica arrojada por el sistema de pago, igualmente para las diferencias de Total Costo y Total Venta tomamos los datos del cuadro del punto 3 y les restamos los del cuadro del punto 4.

El análisis de estos resultados se debe realizar basado en que las existencias teóricas son de máxima confiabilidad, por lo tanto las diferencias negativas representan un faltante de mercancía y las diferencias positivas un sobrante.

Sobre estas diferencias deberá responder el administrador del negocio y dar las explicaciones al respecto.

Las causas de estas diferencias pueden ser variadas, he aquí algunos ejemplos:

  • Diferencias Negativas (Faltantes de Inventario)
    • Robo
    • Daños de mercancía no reportados al sistema
    • Producto vendido con otro código
    • Ingreso al sistema de cantidades más altas que las reales
  • Diferencias Positivas (Sobrantes de Inventario)
    • Bonificaciones en producto no ingresadas al sistema
    • Otros productos vendidos con el código del producto que está sobrando
    • Errores de digitación al sistema
    • Compras de productos no ingresadas al sistema

Bueno, espero que esta información haya sido de mucha utilidad y por favor no dudes en consultarme tus dudas al respecto, puedo ampliarte la información e incluso podemos crear entre ambos algunos formatos u hojas de cálculo que contribuyan con tu gestión.