¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado

Uno de los principales generadores de atrasos en los reportes diarios de ventas son los cuadres de caja o arqueos, además de que un descuadre de caja, sea sobrante o faltante, conlleva un proceso administrativo contra los empleados que muchas veces termina con el despido de este, habiendo pasado por múltiples llamados de atención y suspensiones.

Es tan frecuente que esto se presenta, que las cadenas de almacenes ya tienen contemplado un presupuesto contra el cual ir causando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante que también hay sobrantes, la operación de suma y resta de estos, siempre o la mayor parte de las veces, será negativa.

¿Qué Causa un Descuadre de Caja?

Un cajero recién contratado, que está en etapa de entrenamiento, rara vez resulta descuadrado, su cuadre de caja es exacto.

Solo cuando coge práctica y esta le va generando confianza, es cuando se comienzan a generar las diferencias.

Es como aprender a conducir un vehículo, cuando eres novato, andas un poco lento, eres muy precavido, manejas a la defensiva, por lo tanto es muy difícil que te accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tránsito, pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de tránsito se vuelve más alto. Incluso llega las veces en que tu subconsciente es el que maneja mientras tú vas pensando en otras cosas.

Así mismo sucede con el manejo de las cajas registradoras, comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades y es ahí donde en cualquier descuido te descuadras, como también te vuelves más vulnerable para aquellos que quieren aprovecharse y estafarte.

Las 6 causas más comunes de descuadre en caja

  1. Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
  2. Cambio Errado: Esta es la causa más común, el despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que debía haberle dado.
  3. Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
  4. Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques): Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta del dinero.
  5. Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.
  6. Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe contar para verificar que este completo, muchas veces otras personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.

Ante casos de duda ante un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.

La mejor manera de prevenir estos descuadres sean voluntarios o no, es realizar arqueos sorpresivos todos los días y a distintas horas, de tal manera que el personal se sienta controlado y supervisado de manera constante.

¿Has escuchado de alguna otra causa de descuadre? Por favor compártela con nosotros, gracias.

¿Cómo hago un Cuadre de Caja o Arqueo?

El arqueo o cuadre de caja es quizás uno de los puntos más importantes a tener en cuenta cuando quieres llevar un buen control de tu negocio, así que lo principal aquí es definir el tipo de sistema con el cual vas a llevar el registro de tus ventas, dependiendo de este, podrás determinar el nivel de detalle de datos de tu operación.

Empecemos entonces por lo básico, una tienda pequeña con un solo punto o puesto de pago, donde normalmente lo que tenemos es una caja registradora con funciones muy limitadas de detalles de los registros realizados y que sus reportes son las famosas tirillas de la X y la Z. La tirilla de la X es una lectura parcial del registro de ventas la cual puedes sacar en cualquier momento del día y la tirilla de la Z es una lectura total que además permite preparar la caja registradora para un nuevo día de ventas, dejando todos los datos almacenados nuevamente en ceros.

Normalmente en este tipo de tiendas al propietario solo le puede interesar el valor parcial de ventas y el total al finalizar el día, muy pocos clasifican sus ventas por departamentos y mucho menos por forma de pago.

Ya en otro nivel, los POS o Point Of Sale, te ofrecen sistemas de registro más avanzados y te proveen de mucha información importante del funcionamiento de tu negocio, pero bueno, esto es tema para otra publicación, aquí lo importante es que al igual que en las cajas registradoras básicas, cada punto de pago te genera el valor vendido hasta ese momento pero adicionalmente te arroja datos como Ventas con Tarjeta Crédito, Ventas con Tarjeta Débito, Ventas con Cheques, Ventas en Efectivo, Ventas con Bonos, etc.

Al empezar el día, cada punto de pago cuenta con un dinero de baja denominación al cual llaman BASE, esta base es la que te permite contar con efectivo para dar el cambio a los clientes, este valor se establece de acuerdo con lo que se estime conveniente para soportar el movimiento sin generar contratiempos en la operación.

Para hacer el Cuadre de Caja es importante conocer el valor de la base ya que esta deberá ser descontada de los valores recaudados ya que de lo contrario la podrías confundir con un sobrante de dinero.

Dos de las premisas principales para el éxito en el control son:

  1. Los arqueos deben realizarse de manera sorpresiva, en cualquier momento del día.
  2. Estos deben realizarse a diario.

Debes también diseñar un formato para la realización del respectivo cuadre de caja, de tal manera que cumpla con algunos parámetros específicos que te permitan llevar un buen registro de las situaciones presentadas.

He creado rápidamente un formato en Excel con las ideas básicas a tener en cuenta para darte un indicio de lo que puedes diseñar tú…

Arqueo

Ahora bien, como podrás darte cuenta, el mismo formato ya es lo suficientemente explícito para decirte que calculo realizar para establecer el resultado de tu arqueo, este formato lo puedes enriquecer tanto como quieras de acuerdo a tus necesidades.

Si eres lo suficientemente organizado, llevarás un registro y archivo de estos arqueos, que te permita tomar acciones disciplinarias con tus empleados cuando el nivel de inconsistencias sea muy representativo.

Muchas veces cuando lo que se tiene son negocios pequeños, los gastos normalmente son autorizados  a cubrirlos con el dinero de la caja, usando esta como caja menor y guardando el respectivo soporte, así que si este es tu caso, debes agregar a tu formato de cuadre de caja un espacio para discriminar estos gastos y su respectivo valor.

Bueno espero que esta publicación haya sido de utilidad y espero tus comentarios y/o sugerencias para mis próximas publicaciones. Gracias!!!