¿Cuál debe ser mi inventario inicial para un Negocio Nuevo? ¿Cómo lo Calculo?

Si te estás haciendo esta pregunta y te sientes un poco impotente para responderla, te cuento que realmente es un poco difícil el tema si antes no has hecho un análisis o estudio de mercado que más o menos te haya dado indicios de la demanda de los productos que vas a ofrecer y con esto hayas hecho tu proyección de ventas.

Al principio puede que te parezca un poco complicado estimar todas estas cifras sin bases reales, porque si es un negocio nuevo pues no tienes datos históricos que te ayuden, pero luego, con la práctica, a medida que pasan los días y vas observando el comportamiento de la tienda, comienzas a afinar tus cálculos y todo se vuelve muy fácil. Muchas veces tendrás que ir corrigiendo desviaciones en el camino pero poco a poco comenzarán a ser menos.

8 Puntos a Tener en Cuenta para Calcular Tu Inventario Inicial

  • Revisar la capacidad de exhibición de tus estantes y vitrinas de tal manera que logres llenarlos de mercancía suficiente y no ir a dar una sensación de pobreza en esos lineales.
  • Conocer las unidades de empaque de tus proveedores, cada artículo de acuerdo a sus dimensiones tiene establecido una unidad de empaque mínima como por ejemplo caja x 24 unidades, rollo de 36 metros, bulto de 50 libras, etc. Ya que lo más probable es que no te van a vender menos de eso.
  • Tener muy clara la frecuencia de despachos por parte de tus proveedores, hay unos que te atienden a diario, otros dos o tres veces a la semana, semanal, quincenal, mensual, etc.
  • ¿Cuánto demora tu proveedor en despacharte un pedido que le hagas hoy?, porque independiente de la frecuencia de despacho hay que tener en cuenta el tiempo de tránsito, ya que hay mercancía que puede venir de otra ciudad.
  • Hablar con los representantes o vendedores de los proveedores para que ellos te den un estimado basado en la experiencia con tus competidores. A ellos les conviene darte una cifra de pedido sensata para no generarte ni excesos ni agotados.
  • En tu portafolio de productos siempre debes tener sustitutos por si alguno se te agota por una demanda inesperada.
  • Cuando tu negocio es de producción o transformación debes tener alternativas a la mano por si hay insumos que se comienzan a agotar a mitad del día. (Restaurantes, Comidas Rápidas)
  • Si los productos son perecederos fijarse muy bien en el tiempo de vida útil para que un exceso en el pedido no te vaya a causar pérdidas por vencimiento.

Ten siempre presente que entre más frecuencia de entrega obtengas en la negociación con tu proveedor, mejor nivel de inventario tendrás, incrementando así tu rotación. La Rotación de Inventarios es el número de veces que vendes por completo el valor a precio de venta de tu inventario promedio.

Si quieres saber más sobre este tema ve por favor al siguiente enlace:

¿Cómo Calculo la Rotación de Inventarios?

Otro indicador que es bueno tener en cuenta es la Duración del Inventario, el cual se refiere al número de días que tardarías en vender el valor de tu inventario promedio. Si quieres aprender a hacerlo puedes ir al siguiente enlace:

¿Cómo Calculo la Duración  de Inventarios?

¿Ahora cuéntame en que proyecto andas? ¿Cómo te puedo ayudar? Espero tus comentarios para que intercambiemos ideas.

Los 3 Aspectos más Importantes de un Inventario

Un  inventario bien administrado te permite:

  1. Saber que tienes

Al saber que tienes, puedes determinar si las cantidades de productos son suficientes para el comportamiento de tu demanda, si estás en riesgo de quedarte sin producto, si es necesario reforzar los pedidos para equilibrar tus existencias o si por lo contrario debes establecer alguna estrategia de evacuación de excesos por medio de ofertas, promociones, descuentos o definitivamente hacer una fuerte liquidación para renovación del surtido, cambios de colección, nuevas temporadas, etc.

Otro punto importante y uno de los errores más comunes, es contar con existencias en la bodega que no han sido exhibidas y/o surtidas en el piso de ventas, ese inventario generando todos los costos posibles (tanto financieros como comerciales) es prácticamente un activo muerto, y el peor de los casos es que el tipo de mercancía corresponda a una temporada o evento especifico como por ejemplo:

  • Moda
  • Artículos de Navidad
  • Halloween
  • Regreso al Colegio

Calcula por ejemplo, que si no surtes algo que es para algún tipo de evento anual, deberás rematarlo para evacuarlo fuera de fecha o cargar con ese inventario durante un año.

  1. Saber cuánto tienes

Saber cuánto tienes es fundamental para tus estados financieros y tus obligaciones fiscales, de ahí la importancia que después de un inventario físico se valorice y se determine el valor de la merma (faltantes de mercancía) para realizar los ajustes contables correspondientes y determinar planes de acción para reducirlos.

Tus indicadores relacionados con el costo de tu inventario los mantendrás actualizados, tendrás muy claro cuánto es tu duración y tu rotación y tomar medidas para corregir las desviaciones.

 

  1. Saber que te falta

Este yo creo que es el punto más sensible de todos, porque si no sabes que te hace falta estarás dejando de recibir ingresos, perdiendo ventas, generando momentos de verdad negativos ante tus clientes.

Si no lo sabes, seguirás sin tomar medidas para reaprovisionarte, para hacer los pedidos correspondientes, para saber que decirle a tu cliente cuando pregunte por algo que no tengas.

Eliminar lo más rápido posible estos agotados debe ser una prioridad del área comercial de tu equipo de trabajo.

Igualmente, estar atentos a los lanzamientos de nuevos productos para codificarlos y tenerlos en tu tienda es esencial para aprovechar todo el despliegue publicitario que realizan tus proveedores, ya que normalmente los consumidores llegarán preguntando por lo que acaban de ver u oír en diferentes medios de comunicación.

Igual sucede cuando un proveedor (llámese productor, distribuidor, importador, mayorista, etc.) decide ofertar uno de sus productos o línea el cual irá acompañado de un despliegue en varios medios publicitarios, es necesario validar la oportunidad para decidir si se participa o no.

El grado de sensibilidad de los artículos y de sus marcas es esencial para determinar su presencia o no en tus estantes, no es lo mismo tener o no una crema dental que una tintura para el cabello por ejemplo.

 

¿Cómo calculo el Inventario Inicial y Final?

En el ejercicio de “¿Cómo calculo una Utilidad Neta?” tocamos el tema de Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF) y probablemente desconozcas como calcular estos valores, en esta entrada te voy a explicar cómo calcularlos.

El inventario es uno de los activos más costosos que pueda tener un negocio si no es manejado con sumo cuidado y ajustado al comportamiento de las ventas, de ahí, que sea supremamente importante hacerse a un buen criterio para determinar el surtido a tener, su amplitud y profundidad, la negociación con los proveedores o productores, etc.

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En una breve descripción asociada directamente al tipo de negocio para el cual está orientado este blog, el inventario de mercancías está conformado por los productos que posees para la venta (aptos o no) del cual debemos conocer las cantidades y sus precios de costo y venta en su manera más simple.

En aras de una buena organización, todos tus productos debes codificarlos, asignarles un código que permita su fácil identificación en cualquier tipo de sistematización que llegues a tener, puedes apoyarte en el código EAN o código de barras que colocan los proveedores en el empaque y/o crear tu propia codificación.

Para determinar el valor de los inventarios debemos también tener presente que hay que hacerlo bajo su precio de costo como de su precio de venta, es decir que debemos saber cuánto vale el total de la mercancía al costo y a la venta, ya que dependiendo de lo que en un futuro necesitemos calcular, usaremos uno u otro valor.

Un inventario inicial (ya sea al costo o a la venta) corresponde al valor de tu inventario al principio de un periodo y por ende, el inventario final es el valor de tu mercancía al final de ese periodo. Así que por lo tanto, un inventario final siempre será el inventario inicial de otro periodo diferente a no ser que el negocio se termine.

Empecemos entonces; para calcular el inventario inicial o final, lo que debemos hacer es una toma física o conteo de todos los productos que tienes tanto en tu piso de ventas como en tus bodegas donde la mejor manera es disponer de un listado con todos los productos con su código, descripción, precio de costo y precio de venta, de tal manera que solo debamos colocar la cantidad inventariada en el renglón correspondiente.

Luego, al terminar de hacerlo, pasas a liquidarlo, es decir, tomas las cantidades y las multiplicas por su costo y escribes este total en una casilla que se llame “Inventario al Costo” y luego nuevamente cantidades por el precio de venta en otra casilla que se llame “Inventario a la Venta” al sumar cada una de las casillas obtendremos el Inventario Total al Costo y a la Venta.

He aquí un pequeño ejemplo para visualizarlo mejor.

Cuadro

Concluyamos entonces, si necesitas el II y el IF de un mes especifico, debiste hacer una toma física de tu inventario el primer día de ese mes antes de empezar tus ventas y otra toma física el último día de dicho mes, luego de cerrar tus ventas. Lo más sano (si tu negocio no es demasiado grande) es realizar tomas físicas de inventario cada mes, de tal manera que tengas un buen  control de este y detectar a tiempo desviaciones que afecten la calidad de tu dato. De este ejercicio podemos concluir que el Total del Inventario al Costo es de $10.000 y a la Venta es de $15.900

En otra de mis entradas, veremos cómo aplicar estos valores para calcular indicadores como el CMV (Costo de la Mercancía Vendida), como saber si tengo faltantes o sobrantes de mercancía y definir los conceptos como Amplitud y Profundidad de Surtido que nombramos al principio de este post.

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