¿Cómo calculo el GMROI y para qué me sirve?

Si tu inviertes un peso ($1.00) en mercancía para tú negocio tienes la gran posibilidad de saber a través de este indicador (GMROI) cuanto te retorna esta inversión en margen bruto en el lapso de un año. ¿Pero cómo es esto? ¿Se puede aplicar a tú negocio? ¿Para que te sirve y cómo lo puedes implementar? Espero con este post resolver estas inquietudes y todas las que puedan surgir a partir de esta publicación.

Lo primero que hay que decir es el significado de esas cinco (5) letras, las cuales significan en inglés GROSS MARGIN RETURN ON INVESTMENT, y en español MARGEN BRUTO DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN (EN INVENTARIOS), que en lenguaje criollo sería cuanto margen bruto recibes por cada peso que inviertes en inventarios en un lapso de tiempo determinado.

Antes de aprender a calcular el GMROI, es bueno decirte que este dato lo puedes sacar desde un item, una subcategoría, una categoría, una sección completa, un departamento o por todo el negocio, de tal manera que puedes empezar por lo macro y terminar en lo micro para tomar acciones puntuales que te permitan rentabilizar tus resultados.

La formula para calcular el GMROI es entonces:

GMROI = Ventas Año / Inventario Promedio al Costo * % Margen Bruto

Empecemos…

  1. Ventas Año: Es simple, la obtienes de sumar las ventas de los 12 meses que vas a medir.
  2. Inventario Promedio al Costo: Sumas los doce (12) inventarios al costo de cada uno de los meses de la medición más el inventario inicial del año y lo divides por 13
  3. % Margen Bruto: (Ventas – Costo de la Mercancía Vendida) / Ventas

Listo!!! Ya tienes todos los datos necesarios para hacer tu cálculo… ahora hagamos un ejemplo práctico para entender que nos arroja de resultado y como lo debes interpretar.

  1. Ventas Año: $120.000 (Mes1 + Mes2 + Mes3 + Mes4 + Mes5 + Mes6 + Mes7 + Mes8 + Mes9 + Mes10 + Mes11 +Mes12)
  2. Inventario Promedio al Costo: $15.000 (Inventario Inicial + InvMes1 + IM2 + IM3 + IM4 + IM5 + IM6 + IM7 + IM8 + IM9 + IM10 + IM11 + IM12) / 13
  3. % Margen Bruto: 35%

ah!!! pero para obtener este margen tuve que obtener el costo de la mercancía vendida y cómo se calcula este? Pues este resulta de sumarle al inventario inicial las compras realizadas en el periodo a medir y restarle el inventario final, todo valorizado al precio de costo.

Apliquemos entonces la formula para obtener el GMROI…

GMROI = Ventas Año / Inventario Promedio al Costo * % Margen Bruto

GMROI = 120.000 / 15.000 * 35%

GMROI = 2,80

Listo!!!

¿Pero que significa ese 2,80?

Esto quiere decir que por cada peso que mantienes invertido en inventarios obtienes 2,80 pesos de margen bruto en un año, por lo tanto entre más alto sea este indicador más rentable es tu inversión.

¿Cómo optimizo o mejoro el GMROI de mi negocio?

Así que para optimizarlo, tendrás tres opciones o las combinaciones de ellas, así:

  1. Incrementar tus ventas (Aumentar la Rotación de Inventarios)
  2. Disminuir tu inventario (Disminuir la Duración de Inventarios)
  3. Mejorar tu Margen Bruto (Subiendo precios, mejorando las negociaciones con los proveedores, obteniendo mayores descuentos, etc)

¿Te quedaron algunas dudas? Solo pregúntame y si esta en mis manos con gusto resolveré tus inquietudes.

No olvides seguirme para que recibas oportunamente cada nueva publicación que realice, gracias!!!

¿Cuál debe ser mi inventario inicial para un Negocio Nuevo? ¿Cómo lo Calculo?

Si te estás haciendo esta pregunta y te sientes un poco impotente para responderla, te cuento que realmente es un poco difícil el tema si antes no has hecho un análisis o estudio de mercado que más o menos te haya dado indicios de la demanda de los productos que vas a ofrecer y con esto hayas hecho tu proyección de ventas.

Al principio puede que te parezca un poco complicado estimar todas estas cifras sin bases reales, porque si es un negocio nuevo pues no tienes datos históricos que te ayuden, pero luego, con la práctica, a medida que pasan los días y vas observando el comportamiento de la tienda, comienzas a afinar tus cálculos y todo se vuelve muy fácil. Muchas veces tendrás que ir corrigiendo desviaciones en el camino pero poco a poco comenzarán a ser menos.

8 Puntos a Tener en Cuenta para Calcular Tu Inventario Inicial

  • Revisar la capacidad de exhibición de tus estantes y vitrinas de tal manera que logres llenarlos de mercancía suficiente y no ir a dar una sensación de pobreza en esos lineales.
  • Conocer las unidades de empaque de tus proveedores, cada artículo de acuerdo a sus dimensiones tiene establecido una unidad de empaque mínima como por ejemplo caja x 24 unidades, rollo de 36 metros, bulto de 50 libras, etc. Ya que lo más probable es que no te van a vender menos de eso.
  • Tener muy clara la frecuencia de despachos por parte de tus proveedores, hay unos que te atienden a diario, otros dos o tres veces a la semana, semanal, quincenal, mensual, etc.
  • ¿Cuánto demora tu proveedor en despacharte un pedido que le hagas hoy?, porque independiente de la frecuencia de despacho hay que tener en cuenta el tiempo de tránsito, ya que hay mercancía que puede venir de otra ciudad.
  • Hablar con los representantes o vendedores de los proveedores para que ellos te den un estimado basado en la experiencia con tus competidores. A ellos les conviene darte una cifra de pedido sensata para no generarte ni excesos ni agotados.
  • En tu portafolio de productos siempre debes tener sustitutos por si alguno se te agota por una demanda inesperada.
  • Cuando tu negocio es de producción o transformación debes tener alternativas a la mano por si hay insumos que se comienzan a agotar a mitad del día. (Restaurantes, Comidas Rápidas)
  • Si los productos son perecederos fijarse muy bien en el tiempo de vida útil para que un exceso en el pedido no te vaya a causar pérdidas por vencimiento.

Ten siempre presente que entre más frecuencia de entrega obtengas en la negociación con tu proveedor, mejor nivel de inventario tendrás, incrementando así tu rotación. La Rotación de Inventarios es el número de veces que vendes por completo el valor a precio de venta de tu inventario promedio.

Si quieres saber más sobre este tema ve por favor al siguiente enlace:

¿Cómo Calculo la Rotación de Inventarios?

Otro indicador que es bueno tener en cuenta es la Duración del Inventario, el cual se refiere al número de días que tardarías en vender el valor de tu inventario promedio. Si quieres aprender a hacerlo puedes ir al siguiente enlace:

¿Cómo Calculo la Duración  de Inventarios?

¿Ahora cuéntame en que proyecto andas? ¿Cómo te puedo ayudar? Espero tus comentarios para que intercambiemos ideas.

¿Cómo valorizo un Inventario de Mercancía? I

Dentro de las muchas inquietudes que a diario recibo a través de este medio como de las redes sociales mediante las cuales comparto este material, el tema de INVENTARIOS es el que más consultas genera y una de ellas tiene que ver con los métodos de valorización de este.

Pues bien, he decidido compartir contigo en esta oportunidad uno de los principales métodos usados por la gran mayoría de empresas para valuar las existencias de sus productos.

Método FIFO o PEPS

El método de valuación es el denominado FIFO (First In First Out) o PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir), el cual consiste simplemente en contabilizar todos los movimientos de inventarios (Ventas, Transferencias, Devoluciones, etc.) con el valor de costo con el cual fue adquirida dicha mercancía hasta agotar sus existencias antes de tomar el siguiente costo si este ha variado. Este sistema permite entre otras cosas mantener el valor de la mercancía existente con los costos más nuevos, los cuales normalmente son los más altos y poder mostrar así un mejor rendimiento económico.

Para entender mejor esto hagamos un sencillo ejercicio:

La empresa ABC hace una compra de cien (100) bolsas de Arroz x 5 kilos a un precio de costo de COP$15.000 y 30 días después realiza otra compra del mismo ítem por las mismas cien (100) unidades a un precio de costo de COP$16.000, generando los siguientes movimientos contables:

Día 1: Ingresa 100 unidades a un Precio de Costo (PC) de COP$15.000

Día 15: Vende 75 unidades a un Precio de Venta (PVP) de   COP$20.000

Día 30: Ingresa 100 unidades a un PC de COP$16.000

Día 35: Vende 50 unidades a un PVP de COP$21.500

Día 50: Vende 30 unidades a un PVP de COP$21.500

Aplicando el método en referencia (FIFO) la contabilización de este inventario quedaría así:

Las primeras 75 unidades vendidas se contabilizan a un costo de COP$15.000, las siguientes 50 unidades vendidas se contabilizan 25 unidades a COP$15.000 y las otras 25 unidades a COP$16.000 y las ultimas 30 unidades a COP$16.000.

Como podrás darte cuenta de las primeras 100 unidades compradas se hizo una primera venta de 75 unidades, al querer hacer la segunda venta de 50 unidades solo estarán disponibles 25 unidades de la primera compra y 25 unidades de la ultima compra, así que los PC serán diferentes.

Ahora, si deseas saber cuanto cuesta tu Inventario Final al costo, tomamos las sumas de las compras y le restamos las unidades vendidas y las multiplicamos por el PC en el momento de su compra:

IF = Unidades Compradas – Unidades Vendidas (suponiendo que no había un Inventario Inicial) * PC

IF = (200 – 155) * COP$16.000

IF = 45 * COP$16.000

IF = COP$720.000

Si el IF hubiese sido superior a las unidades compradas en la ultima compra, tocaría contabilizar las ultimas 100 unidades a COP$16.000 y el resto a COP$15.000, hagamos el ejemplo para que sea más simple de comprender.

Tomando los mismos ingresos de productos a nuestro inventario enunciado más arriba pero con cantidades de ventas distintas tendríamos lo siguiente:

Día 1: Ingresa 100 unidades a un Precio de Costo (PC) de COP$15.000

Día 15: Vende 25 unidades a un Precio de Venta (PVP) de COP$20.000

Día 30: Ingresa 100 unidades a un PC de COP$16.000

Día 35: Vende 25 unidades a un PVP de COP$21.500

Día 50: Vende 25 unidades a un PVP de COP$21.500

Resumiendo pueden ver que hay entradas de inventario por 200 unidades y salidas (ventas) por 75 unidades. Así que tenemos 25 unidades con PC de COP$15.000 y aun sin tocar las 100 unidades de COP$16.000

El valor total de inventario a precio de costo sería:

IF = 25 Un x COP$15.000 + 100 Un x COP$16.000

IF = COP$375.000 + COP$1.600.000

IF = COP$1.975.000

Y listo, esto es todo, si tienes alguna duda por favor escríbeme, AH! y no se te olvide seguirme!!!

 

 

 

 

 

 

¿Qué es un Descuento en Especie y Cómo lo Calculo?

En este mundo del comercio al detal (Retail) es muy común encontrarse con propuestas de tus proveedores donde te ofrecen sus productos con bonificaciones especiales y te nombran por ejemplo la docena de 14, la decena de 11 y otras alternativas más.

Lo más normal es que estos artículos adicionales están por fuera de la unidad de empaque tradicional que siempre has comprado, vienen separados en unidades sueltas o cajas completas dependiendo de la cantidad que hayas comprado.

Así que un descuento en especie consiste en recibir unos artículos adicionales sin ningún costo, ya que solo pagarás las unidades de la cantidad determinada (La docena, la decena, el ciento)

Pero luego de esto, te enfrentas a tu contabilidad y a tu sistema de inventarios y te asalta la duda de como ingresar esos productos sin costo, de qué manera los valorizo, cómo los costeo.

Pues bien, en unas pocas líneas te explicaré las distintas alternativas que tienes a tu disposición para contabilizar este descuento en especie.

  1. Muchos comerciantes deciden ingresar estos productos con costo cero y sus sistema contable lo promedia con el costo de las existencias de ese mismo artículo, el ejemplo más sencillo es que en tu sistema tienes 10 unidades a un costo de $100 cada una, al ingresar 2 unidades a costo cero, el sistema toma el costo total (10 x $100 =$1.000)y lo divide por las nuevas existencias (10 + 2 = 12) así $1.000 / 12 = $83.33, como este será tu nuevo costo, tu utilidad bruta será mayor a la que venías generando.
  2. Para los casos en que tu sistema no promedie los costos de los productos que vas ingresando, pero que decides ingresarlo con costo cero, al final de un ejercicio contable, los productos ingresados sin costo sumarán su utilidad bruta al 100% y al final arrojará el mismo valor de ganancia que el enunciado anterior.
  3. En el caso en que decidas ingresar estos productos a su costo normal ($100 siguiendo con el mismo ejemplo) al final del ejercicio contable tendrás como resultado una diferencia generada por un costo que no tuviste que pagar.
  4. La cuarta alternativa que se me viene a la mente y que creo que es una de las más usadas, es realizar el cálculo real de en cuanto te salió el producto contemplando todas las unidades recibidas. Siguiendo con el mismo ejemplo, compraste una decena de 12 lo que significa que pagaste 10 productos pero recibiste 12, debes entonces calcular el nuevo precio de costo así:

Precio de costo Anterior = $100 unidad

Valor Pagado = $1.000

Unidades Recibidas = 12

Precio de Costo Nuevo: $1.000 / 12 = $83.33

Valor Recibido: 12 Unidades x $100 = $1.200

% Descuento equivalente: (($1.200 / $1.000) – 1) x 100 = 20%

  1. La última alternativa es tomar la decisión de trasladar este beneficio al cliente regalando los productos bonificados mediante alguna oferta que decidas implementar.

Bueno, espero que te sea de utilidad esta información y si deseas profundizar un poco más sobre este u otros temas por favor escríbeme y no te olvides de seguir este blog para que recibas en tu email las últimas publicaciones. GRACIAS!!!

Los 3 Aspectos más Importantes de un Inventario

Un  inventario bien administrado te permite:

  1. Saber que tienes

Al saber que tienes, puedes determinar si las cantidades de productos son suficientes para el comportamiento de tu demanda, si estás en riesgo de quedarte sin producto, si es necesario reforzar los pedidos para equilibrar tus existencias o si por lo contrario debes establecer alguna estrategia de evacuación de excesos por medio de ofertas, promociones, descuentos o definitivamente hacer una fuerte liquidación para renovación del surtido, cambios de colección, nuevas temporadas, etc.

Otro punto importante y uno de los errores más comunes, es contar con existencias en la bodega que no han sido exhibidas y/o surtidas en el piso de ventas, ese inventario generando todos los costos posibles (tanto financieros como comerciales) es prácticamente un activo muerto, y el peor de los casos es que el tipo de mercancía corresponda a una temporada o evento especifico como por ejemplo:

  • Moda
  • Artículos de Navidad
  • Halloween
  • Regreso al Colegio

Calcula por ejemplo, que si no surtes algo que es para algún tipo de evento anual, deberás rematarlo para evacuarlo fuera de fecha o cargar con ese inventario durante un año.

  1. Saber cuánto tienes

Saber cuánto tienes es fundamental para tus estados financieros y tus obligaciones fiscales, de ahí la importancia que después de un inventario físico se valorice y se determine el valor de la merma (faltantes de mercancía) para realizar los ajustes contables correspondientes y determinar planes de acción para reducirlos.

Tus indicadores relacionados con el costo de tu inventario los mantendrás actualizados, tendrás muy claro cuánto es tu duración y tu rotación y tomar medidas para corregir las desviaciones.

 

  1. Saber que te falta

Este yo creo que es el punto más sensible de todos, porque si no sabes que te hace falta estarás dejando de recibir ingresos, perdiendo ventas, generando momentos de verdad negativos ante tus clientes.

Si no lo sabes, seguirás sin tomar medidas para reaprovisionarte, para hacer los pedidos correspondientes, para saber que decirle a tu cliente cuando pregunte por algo que no tengas.

Eliminar lo más rápido posible estos agotados debe ser una prioridad del área comercial de tu equipo de trabajo.

Igualmente, estar atentos a los lanzamientos de nuevos productos para codificarlos y tenerlos en tu tienda es esencial para aprovechar todo el despliegue publicitario que realizan tus proveedores, ya que normalmente los consumidores llegarán preguntando por lo que acaban de ver u oír en diferentes medios de comunicación.

Igual sucede cuando un proveedor (llámese productor, distribuidor, importador, mayorista, etc.) decide ofertar uno de sus productos o línea el cual irá acompañado de un despliegue en varios medios publicitarios, es necesario validar la oportunidad para decidir si se participa o no.

El grado de sensibilidad de los artículos y de sus marcas es esencial para determinar su presencia o no en tus estantes, no es lo mismo tener o no una crema dental que una tintura para el cabello por ejemplo.

 

¿Cómo puedo llevar un control de mi negocio? Miniguía

Tienes una pequeña tienda, un supermercado de barrio, un negocio de comidas rápidas, un restaurante, un bar u otro negocio parecido y deseas abrir otro similar pero te has puesto a pensar que eso implica que ya no puedas estar al frente de uno de ellos y lo más seguro es que tengas que contratar a alguien quien te lo administre.

Esta situación te obliga a crear un sistema con el cual puedas controlar los resultados de tu negocio sin estar encima y que impida que se aprovechen de este y te roben, quizás también las cuentas de la tienda que administrabas no eran lo suficientemente fiables o tal vez es la primera vez que emprendes un negocio por tu cuenta.

Pues bien entonces esta guía es para ti.

Existen en el mercado infinidad de herramientas que puedes adquirir para facilitar el control que debes ejercer, las hay gratuitas y pagas, a las gratuitas debes adaptarte ya que no es muy factible que permitan hacer grandes modificaciones para ajustarse a tus necesidades, debes encontrar una que más o menos se acople a tu negocio. Las pagas ya son otro cuento, cuentan con soporte permanente y te permiten realizar los cambios que necesites de acuerdo a la información o datos con que las vas a alimentar.

Un buen sistema de registro de las ventas con control de las existencias (los hay muy económicos, incluso gratuitos por la compra del equipo POS) te brindará la información suficiente para ejercer un buen control con la herramienta más sencilla y práctica del mundo, el EXCEL. Es muy común que todos los datos que te brinda el software instalado en tu POS (Point Of Sale) sea exportable a archivos en Excel.

Las hojas de cálculo son adaptables a todas tus necesidades, puedes agregarle los campos que quieras, las formulaciones que necesites y sus posibilidades son muy amplias. Claro que esto depende de cuánto Excel sepas, entre más conocimiento poseas mayores serán tus posibilidades de explotarla al máximo, también para esto, existen muchos cursos en el mercado (Básicos y Avanzados) y de diversas modalidades (Virtuales, presenciales, en CD, en DVD, etc.)

Quisiera en este post, enseñarte como llevar ese control en unas cuantas hojas de Excel, en su expresión más básica, de tal manera que sea muy sencillo para ti, pero sería una tarea muy complicada y de mucho tiempo plasmar aquí las necesidades de tantos tipos de negocios.

Así que en esta oportunidad vamos a escoger un tipo de negocio para hacer el ejercicio, el cual podrá ser adaptable para otros que sean muy similares en su operación. Reitero nuevamente que es necesario estar familiarizado con el manejo de Excel Básico.

Para esta guía que seguiremos a continuación he decidido escoger como negocio a una Cigarrería, para los lectores de otros países que estén un poco perdidos con este término, las cigarrerías  son tiendas pequeñas dedicadas a la venta de Cigarrillos, Licores y Cervezas, pero les mezclan otras categorías para la atención de otras franjas horarias tales como Cafetería, Pasabocas, Bebidas sin alcohol, entre otras.

3 aspectos importantes a tener en cuenta.

  1. El primer aspecto a tener presente y que ya lo hemos mencionado antes, es contar con un sistema de registro que te permita discriminar la venta de tus productos, este sistema te debe permitir alimentarlo con las cantidades de referencias compradas de tal manera que tengas a la mano las existencias disponibles en tu tienda, estas existencias serán actualizadas cada vez que se presente una novedad, llámese venta, rotura, robo, devolución, etc.
  2. Tienes que establecer un cronograma para la realización de los Inventarios Físicos de Mercancía y cumplir con este fielmente.
  3. Debes fijar los Precios de Venta de todas las referencias y esa hoja que crearemos en Excel, te debe permitir registrar allí todas las novedades que impliquen cambios del Precio de Costo y de Venta. Esta hoja te facilitará el cálculo de la Utilidad Bruta que debe generar cada artículo.

Elaboración Hojas de Cálculo

  1. Relación de artículos con Precio de Costo, Precio de Venta y Calculo del Margen Bruto

Esta hoja de cálculo es bien sencilla, solo necesitamos 5 columnas, en la primera colocaremos el código que le corresponde a cada uno de los productos, este código puede ser creado por ti o pueden ser los últimos dígitos del código de barras, esta referencia que escojas debe ser la misma con la que lo identifiques  en el sistema POS o sistema de registro de la venta, a continuación otra columna con la descripción del producto, esta descripción debe ser lo más detallada posible de tal manera que no haya lugar a la confusión en el momento de identificar un articulo, la tercera y cuarta columna corresponden al precio de costo y precio de venta respectivamente, para calcular el precio de venta puedes ir al siguiente post:  ¿Cómo calculo el precio de venta de un artículo para mi tienda? Y por ultimo incluimos la columna de % de Margen cuyas celdas formularemos de acuerdo con  lo explicado en ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto? Y ¿Cómo calculo el Margen Bruto de un producto con IVA?

Ex1

Esta hoja entonces te permite conocer todo el portafolio de tu tienda, actualizar costos y ventas cada vez que sea necesario y evitar pérdidas de margen, siendo disciplinado en la entrada de los datos cada que se realice una novedad como una nueva compra con nuevos costos y/o nuevos productos.  De esta hoja, debes alimentar la hoja que haremos a continuación en el siguiente punto.

  1. Formato Toma Física de Inventario

Esta hoja lo que te permite es tener actualizado todo tu portafolio de productos de tal manera que te sea fácil imprimirlo para hacer el inventario físico de acuerdo con el cronograma que hayas planteado.

Solo debe tener la Referencia, la Descripción y la columna para llenar con las cantidades inventariadas.

Ex2

  1. Valorización Inventario Físico

Esta hoja la puedes hacer basado en la anterior, solo es necesario agregarle las columnas para los Precios de Costo y Venta y otras dos columnas para la valorización al costo y a la venta, colocando una fórmula que multiplique las cantidades inventariadas por los precios respectivos.

Ex3

Al final de la valorización, sumas ambas columnas para obtener el valor total de todo tu inventario al costo y a la venta.

  1. Cálculo de las diferencias de Inventario

Tal como indica este subtitulo, vamos a tener una hoja de cálculo ya sea generada por el software del POS o digitada por ti donde estarán las cantidades existentes teóricamente, dato resultante del ingreso de inventarios al POS y los descuentos generados por la venta de los productos y algunos otros movimientos.

Esta hoja en un principio debe contener 7 columnas ya llenas con REFERENCIA, DESCRIPCION, CANTIDAD TEÓRICA, PRECIO COSTO, PRECIO VENTA, TOTAL COSTO y TOTAL VENTA.

Ex4

Procedemos entonces a  crear otra hoja donde combinaremos los datos de la hoja del punto 3 con la del punto 4 así:

Ex5

Para la columna de “Diferencia Cantidad” tomamos el dato de la toma física y le restamos la cantidad teórica arrojada por el sistema de pago, igualmente para las diferencias de Total Costo y Total Venta tomamos los datos del cuadro del punto 3 y les restamos los del cuadro del punto 4.

El análisis de estos resultados se debe realizar basado en que las existencias teóricas son de máxima confiabilidad, por lo tanto las diferencias negativas representan un faltante de mercancía y las diferencias positivas un sobrante.

Sobre estas diferencias deberá responder el administrador del negocio y dar las explicaciones al respecto.

Las causas de estas diferencias pueden ser variadas, he aquí algunos ejemplos:

  • Diferencias Negativas (Faltantes de Inventario)
    • Robo
    • Daños de mercancía no reportados al sistema
    • Producto vendido con otro código
    • Ingreso al sistema de cantidades más altas que las reales
  • Diferencias Positivas (Sobrantes de Inventario)
    • Bonificaciones en producto no ingresadas al sistema
    • Otros productos vendidos con el código del producto que está sobrando
    • Errores de digitación al sistema
    • Compras de productos no ingresadas al sistema

Bueno, espero que esta información haya sido de mucha utilidad y por favor no dudes en consultarme tus dudas al respecto, puedo ampliarte la información e incluso podemos crear entre ambos algunos formatos u hojas de cálculo que contribuyan con tu gestión.

¿Cómo calculo el porcentaje de agotados?

Cuando tienes un negocio, no estás exento de que en algún momento se te presenten agotados de uno o varios productos por diversos motivos. Los factores que pueden incidir para que esta situación se dé, son tan variados que probablemente explicarlos se tomaría un manuscrito completo.

Este tipo de situaciones genera una perdida en ventas y dependiendo del tipo de producto, un deterioro de la imagen de tu tienda.

La sensibilidad de estos agotados, depende de su grado de importancia ante el consumidor, tener un agotado en los productos más básicos de la canasta familiar es desastroso, imagínate que tu negocio es una tienda de conveniencia y que tu cliente por ser la tienda más cercana a su residencia, resuelve en ella todas las necesidades de consumo diario de su hogar, llega, entra y necesita comprar la leche para el desayuno del día siguiente y resulta que no tienes!!! Sea cual sea el motivo, este es completamente indiferente para tu cliente, no hay excusa que valga ante semejante situación. Si esta situación se repite con alguna frecuencia, el cliente ya no esperará a llegar tan cerca de su casa para la compra diaria, tomará precauciones y comprará en otro lado. Otra cosa es que por ejemplo no tengas Maní Picante, no es tan grave, cierto?

¿Recuerdas mi artículo sobre el peor error que puedes cometer en tu tienda? Si aun no lo has leído te invito a hacerlo en el link resaltado en negrilla.

Como los productos tienen su grado de importancia, es fácil clasificarlos de acuerdo con su Rotación, por su grado de necesidad por parte del consumidor, por su posicionamiento de marca, etc.

Debemos tener presente que si un cliente esta “casado” con una marca específica es muy difícil que pueda comprar un sustituto de esta, así tengas de todas las otras marcas, por ejemplo la Salsa de Tomate Fruco. Así como también hay productos en los cuales la marca es indiferente como por ejemplo una bolsa de lentejas de 500 gramos.

Lo importante de todo esto es conocer muy bien tu negocio, identificar la importancia de cada uno de tus productos y su demanda, hacer pedidos acordes a esta última y contar siempre con un stock de seguridad (colchón de inventario) que cubra cualquier eventualidad, un aumento inesperado de la demanda, incumplimiento parcial o total del proveedor, etc.

Ahora el cálculo de tu porcentaje de agotados es muy simple y sencillo, lo puedes hacer por la totalidad del negocio, por departamento, por sección e incluso por categoría. Para esto, solo necesitas el total de referencias de tu portafolio y el total de productos agotados y realizar una operación matemática, tomando el numero de agotados, dividiéndolo por el total de referencias y multiplicándolo por 100.

% Agotados = (# de Agotados / # total de referencias) x 100

Por esta vez, no te pondré aquí un ejemplo, te invito a contar los agotados de tu portafolio de productos y a hacer la operación, si deseas compartir la información, la espero en los comentarios.

Nota de ayuda: Si no encuentras donde escribir tus comentarios, la opción o icono para hacerlo está ubicado al final de cada post, aquí mismo, un poco más abajo.

Otra cosa importante, agradeciendo a todas las personas que le hacen seguimiento a este blog, les recomiendo confirmar el correo que les llega a su buzón, de tal manera que autoricen el envío de notificaciones cada vez que se publique un post nuevo, gracias.

¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?

El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.

¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad al 100% o muy cercana a este porcentaje?

Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te numeraré a continuación.

  1. ¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
  2. ¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
  3. ¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  4. ¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
  5. ¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
    • Mal ingreso del producto en el momento del recibo
    • Mal registro en el momento del pago
    • Error en la digitación de las novedades del punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.

Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.

La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado  por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.

La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.

Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.

Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100

Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:

% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100

% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100

% Confiabilidad = 0.8154 x 100

% Confiabilidad = 81.54%

Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.

En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:

  • Productos con inventarios negativos
  • Productos que no tienes y figuran existencias
  • Productos con cantidades muy exageradas en existencias
  • Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero

Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.

¿Cómo Calculo la Duración del Inventario?

Corría el mes de noviembre y las tiendas se preparaban para el último mes del año, se revisaban presupuestos, pedidos programados, exhibiciones masivas de productos de temporada, contratación de personal adicional, todos los detalles que implica el manejo de un Hipermercado.

José David estaba atendiendo citas con proveedores de su sección, él era el responsable de Aseo Hogar y Aseo Personal, sección muy representativa del PGC (Productos de Gran Consumo) cuyas ventas eran muy significativas al igual que su volumen de inventario.

Uno de los proveedores, le comunicó que ellos saldrían a vacaciones colectivas en diciembre y solo regresarían a laborar en la segunda semana de enero, además con lista de precios nueva.

Este proveedor despachaba directamente a la tienda, no existía ningún convenio como compras centralizadas en el Centro de Distribución, Cross Docking, ni nada parecido que facilitara el manejo de los inventarios.

Así que le ofreció algunos pedidos programados en dos fechas de diciembre y otro para que llegara en enero inmediatamente ellos ingresaran a laborar nuevamente.

Los despachos programados, era lo mínimo que podían ofrecer ya que la tienda no tenía la capacidad en sus bodegas de almacenar el volumen suficiente para soportar las ventas hasta que ellos regresaran de vacaciones.

José David miro estadísticas de ventas de cada uno de los productos, comportamiento del año anterior y calculó cantidades para los pedidos programados de diciembre, pero se detuvo en el último pedido que debía montar para el mes de enero, era el último despacho sin el alza de precios.

“De cuánto va a ser el alza” le preguntó al proveedor, este le dijo: “Estará entre el 5 y el 7%, depende de las categorías” José David no sabía qué hacer, si mantener las cantidades normales que siempre pedía o aumentar su pedido ya sea para mantener el precio o generar una utilidad adicional si aplicaban el cambio de precio de venta antes de que agotará existencias. “Todo depende de lo que haga la competencia ¿Seremos seguidos o seguidores?” pensó para sus adentros.

Su jefe inmediato, el jefe del departamento de PGC, no estaba ese día laborando, así que decidió hablar con el Director de la Tienda para que le ayudara a tomar una decisión.

Luego de que José David le explicara la situación, el Director le preguntó: “¿Cuál es la Duración de inventarios de esa categoría?” “No tengo el dato aun, el Área de Estadísticas no ha enviado el informe” respondió José David.

Entonces el director le dijo: “Necesitamos tomar una decisión ya y no podemos esperar a que ellos nos envíen esa información, tendremos que calcularla nosotros, consígame los siguientes datos…” José David tomo lápiz y papel y anotó lo siguiente:

A los pocos minutos llegó con los datos solicitados, se los entregó al director y se sentó junto a él, era una oportunidad única de aprender!!!

El director tomó una hoja de papel y escribió:

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Antes de proseguir con el cálculo correspondiente es bueno tener en cuenta algunas premisas de esta operación:

  • Todos los datos suministrados deben ser a Precio de Venta
  • Podría ser a precio de costo, pero no es común tener los presupuestos de VENTAS a precio de costo, no?
  • Cada quien es autónomo de decidir que periodos de ventas tomar para hacer su cálculo, los meses corridos del año, los últimos tres meses, los 12 meses anteriores, etc.
  • El resultado es un parámetro que ayuda a tomar decisiones; en el criterio que se aplique debe considerarse potencial de ventas, comportamiento histórico, etc.

Para proceder con el ejercicio es necesario entonces calcular las ventas promedio, para este ejemplo observamos que el director de la tienda tomó la decisión de promediar las ventas históricas de los últimos 6 meses.

Los datos suministrados por José David fueron:

Inventario Final

  • Octubre 31            $ 13.550.500

Ventas Históricas

  • Mayo                    $ 15.650.200
  • Junio                    $ 13.458.500
  • Julio                     $ 12.658.900
  • Agosto                 $ 10.365.400
  • Septiembre          $ 14.689.100
  • Octubre                $ 12.965.800

Para promediar las ventas, debemos sumar la venta de todos los meses y dividir ese valor por el numero de meses de la muestra.

Venta Promedio = (Vta 1 + Vta 2 +… Vta N) / N

Venta Promedio = $ 79.787.900 / 6

Venta Promedio = $ 13.297.983

Ya con este dato procedemos a calcular la duración del inventario de la categoría en mención.

Duración = Inventario Final / Ventas Promedio

Duración = $ 13.550.500 / $ 13.297.983

Duración = 1.02

Este resultado se expresa en meses, por lo que la duración del inventario es de 1.02 meses, para expresarlo en días lo multiplicamos por 30, lo cual daría 30.6 días.

El inventario actual si las ventas se comportaran como lo han venido haciendo alcanzaría para 30.6 días, prácticamente el inventario de esta categoría rota una vez al mes.

Como es previsible que las ventas en diciembre van a ser superiores, el inventario que tenemos actualmente durará menos días, por ende los pedidos deberán ser reforzados, guiándose por las ventas del mismo mes del año anterior y el presupuesto a cumplir.

El último pedido podrá también ser reforzado a criterio, de tal manera que nos soporte ventas máximo por un mes más, los costos financieros de un inventario también deben ser considerados vs. el porcentaje del alza que tendrá el proveedor.

Espero tu participación en este tema, ¿tienes alguna duda al respecto? Escríbeme y te ayudaré.

¿Cómo calculo la rotación de inventario de un producto?

Patricia madrugó a trabajar más de lo normal, ese día tenían visita del Vicepresidente de Ventas a la tienda donde trabajaba y quería que su sección estuviera impecable, ella tenía a cargo el área de Comidas Preparadas y debía velar por que la producción estuviera a tiempo para las diferentes franjas horarias del día, cada franja tenía unos productos básicos pero había unos que debían mantenerse durante toda la jornada.

Así que organizó muy bien a su personal, revisó la programación de producción para todo el día, apoyó decididamente todos los procesos que su gente debía realizar y se mantuvo pendiente del desarrollo de la visita.

“¿Por dónde vienen?” le preguntó a uno de los vigilantes, quienes al tener radio-teléfono poseían información del recorrido. “Están en el primer piso, en la sección de Aseo Personal” le dijo este. “Todavía demoran” afirmó.

La espera siempre te llena de impaciencia, los clientes entran y salen haciendo que la sección demande mucha más atención, es un alistamiento sin fin para mantener la sección como una tacita de plata. En condiciones normales la presión no es tan alta y el ritmo de trabajo fluye normalmente.

Al rato, uno de los vigilantes le avisa a Patricia que la visita viene subiendo al segundo piso, la zona de producción está que hierve, el agite es gigantesco. Ya va siendo mediodía, la peor hora para una visita, las mesas comienzan a llenarse de clientes, los productos se venden rápidamente, el esfuerzo por mantener bien surtida la sección es grande y a veces insuficiente.

Al fin la visita entra a la sección, pero aún no la recorren, deciden más bien aprovechar y almorzar allí. “Oh my God” dice Patricia. La angustia aún no termina, se extiende en sus propias narices.

Los visitantes se sientan junto con el director de la tienda, Patricia se acerca a atenderlos, ella tomará el pedido aunque es una sección autoservicio, nada que hacer, visita es visita.

Terminan de almorzar y deciden recorrer la sección, entran a la zona de producción y no obstante el movimiento de la hora, sale todo bien, la manipulación es adecuada, todo el personal cumple con su dotación, hay organización y no hay desaseo. Pasan entonces a la sección de autoservicio, la visita tiene muy presente en su cabeza cuáles son los productos claves que no pueden faltar y están muy pendientes de eso. Detectan que falta un producto, la empanada de carne, prácticamente el producto más vendido de la sección, el vicepresidente le pregunta a Patricia: “¿Porqué no tienes empanada de carne?” y ella un poco nerviosa da la peor repuesta de todas: “Es que se vende mucho, su Rotación es muy alta”

He aquí una excusa sin fundamento, a ver, si se vende mucho ¿no es cuando más producto debieras tener?, ¿Cuánto estas dejando de vender por no tener un producto que es líder en tu sección? Si lo valorizas, ¿no te darán las cuentas para colocar personas exclusivamente a esto?

Su margen de contribución debe ser muy bueno y siendo el top 1 en ventas el aporte a la utilidad de la sección debe ser importante.

Y aquí viene la pregunta BOMBA: “¿Cuanto rota?”, “Mucho, se venden 1.000 unidades en promedio diario” dice ella.

La palabra “mucho” pues no te dice mucho y con ella no puedes hacer ningún cálculo ni ninguna proyección, la cantidad de 1.000 empanadas diarias es más diciente, pero no sabes si los agotados se repiten a diario y entonces el potencial de venta sea más alto. Saber cuánto dejas de vender es más difícil aún.

Sin embargo, como un buen líder enseña, acompaña y agrega valor a su gente, le dice a Patricia: “Por favor consígame los siguientes datos y la espero aquí para que calculemos juntos la rotación de ese producto”, así que procede a anotar lo siguiente en una hoja de papel y se lo entrega a Patricia:

  1. Costo de la materia prima al principio del mes anterior(Inventario Inicial II)
  2. Costo de la materia prima al final del mes anterior (Inventario Final IF)
  3. Costeo del producto (PC)
  4. Unidades vendidas durante el mes anterior
  5. Precio de Venta del producto (PVP)

Normalmente, la rotación de inventarios es un indicador para el cual se establece un presupuesto anual, lo cual no resta que igualmente se establezca un presupuesto mensual que muestre su avance, ya que su carácter es acumulativo, lo cual veremos claramente en su formulación.

Otro aspecto a tener en cuenta es la concordancia entre los datos que se usen para hacer el cálculo, si lo hacemos a precio de costo todos los datos deben estar valorizados al costo, igualmente, si lo hacemos a precio de venta todo debe estar valorizado a la venta.

Para este caso y como es un producto que se transforma en la tienda, la materia prima no tiene precio de venta, por lo tanto el ejercicio se realiza a precio de costo.

Luego de unos minutos, llega Patricia muy entusiasmada con sus datos, tendrá la oportunidad de que el propio Vicepresidente de Ventas de la compañía le enseñe algo sobre su negocio.

En la hoja estaban escritos los siguientes datos:

  1. II: $1.300.000
  2. IF: $ 500.000
  3. PC: $ 800
  4. Cantidad: 33.550
  5. PVP: $ 1.300

“Listo con esto ya podemos trabajar” dijo él, así que se sentaron juntos y comenzó a explicarle.

Cogió una hoja de papel y escribió:

Rotación = Ventas Acumuladas (VA) / Inventario Promedio (IP)

“Lo primero que tenemos que hacer es determinar bajo qué precio vamos a trabajar, para este caso vamos a trabajar todo con el costo, por ser una sección que maneja materia prima” explicó. “Si miras la formula, necesitamos determinar cuánto son las ventas acumuladas al costo y cuánto es el inventario promedio, para la primera vamos a multiplicar las cantidades vendidas en el mes por el PC y para el segundo dato vamos a sacar el valor promedio de los inventarios, así”

VA = Cantidad Vendida x PC

VA = 33.550 x 800

VA = $ 26.840.000

IP = (suma de los inventarios) / No. de Inventarios

IP = (1.300.000 + 500.0000) / 2

IP = 900.000

Algunas anotaciones antes de proceder con el cálculo de la rotación.

  • Tal como afirmamos antes, la rotación es acumulativa y su máxima expresión es anual.
  • Por lo tanto, si vamos a calcular varios meses o el año completo debemos tener:
    • Ventas de cada mes
    • Inventario Inicial
    • Inventarios finales de cada mes

“Ahora sí, procedamos a aplicar la formula de la rotación”

Rotación = VA / IP

Rotación = 26.840.000 / 900.000

Rotación = 29.82 veces

“Esto quiere decir que el valor invertido en materia prima para la elaboración de las empanadas de carne se recupera 29.82 veces en un mes” expresó él al final del ejercicio.

Yo aquí observo una costumbre muy arraigada entre los jefes de sección de las áreas de producción de una tienda y es que para mejorar sus indicadores mensuales, reducen el inventario al máximo para los fines de mes corriendo el riesgo de no tener suficiente materia prima para la producción del siguiente día.

Dime por favor que más observas en esta historia, hay algo muy importante con el valor del resultado, ¿lo notas? ¿Tienes algún ejercicio donde necesites mi colaboración?